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Rapport annuel au Parlement sur la Loi sur la protection des renseignements personnels 2010–2011

Du 1er avril 2010 au 31 mars 2011

Table des matières

Préface

La Loi sur la protection des renseignements personnels (Lois révisées du Canada, chapitre A-1, 1985) a été promulguée le 1er juillet 1983.

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) accorde aux personnes le droit d'accès aux renseignements les concernant dont dispose le gouvernement, avec certaines exceptions particulières et limitées. Elle protège également la vie privée de chacun en empêchant toute autre personne d'avoir accès à ses renseignements personnels. Elle permet en outre aux personnes d'exercer un contrôle important sur la collecte et l'utilisation de ces renseignements.

L'article 72 de la Loi exige que l'administrateur général de chaque institution fédérale produise, pour présentation au Parlement, un rapport annuel sur l'administration de la Loi. Le présent rapport annuel décrit comment l'École de la fonction publique du Canada (l'École) s'est acquittée de ses responsabilités en vertu de la Loi, au cours de l'exercice 2010-2011.

Mandat de l'École de la fonction publique du Canada

L'École fait partie du portefeuille du Conseil du Trésor. Sa loi habilitante, à savoir la Loi sur l'École de la fonction publique du Canada, établit le mandat de l'École, qui consiste en ce qui suit :

  • inciter à la fierté et à la qualité dans la fonction publique;
  • stimuler le sens commun du résultat, des valeurs et des traditions caractérisant la fonction publique;
  • appuyer les fonctionnaires dans la progression de leur carrière;
  • aider à assurer que les fonctionnaires disposent des connaissances, des aptitudes et des compétences dont ils ont besoin pour accomplir efficacement leur travail;
  • appuyer les administrateurs généraux à répondre aux besoins de formation au sein de leur organisation;
  • viser l'excellence dans la gestion et dans l'administration publique.

L'École souhaite obtenir un seul résultat stratégique, soit que les fonctionnaires acquièrent les connaissances communes et les compétences en leadership et en gestion dont ils ont besoin pour exercer leurs responsabilités envers les Canadiens. Ce résultat stratégique est appuyé par quatre activités de programme : l'apprentissage de base, le perfectionnement du leadership organisationnel, l'innovation dans la gestion du secteur public et les services internes.

Organisation et application

Activités liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Bureau d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Direction des orientations stratégiques, de l'innovation et du développement des programmes, de la Direction générale des orientations stratégiques, du développement des programmes et du marketing. Il est composé d'un directeur, qui agit à l'École en qualité de coordonnateur de l'AIPRP, et d'un conseiller en AIPRP.

Le coordonnateur de l'AIPRP est responsable des activités quotidiennes liées à l'administration de la Loi.

Le Bureau d'AIPRP de l'École est notamment chargé de ce qui suit :

  • traiter les demandes de renseignements présentées en vertu de la Loi, conformément à la législation, à la réglementation ainsi qu'aux politiques et aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT);
  • promouvoir la sensibilisation à la Loi au sein de l'École et élaborer des procédures internes efficaces;
  • répondre aux demandes de consultation soumises par des organisations externes;
  • appliquer toutes les exceptions obligatoires et discrétionnaires prévues par la Loi;
  • fournir des conseils et de l'orientation aux employés, à la direction et aux auteurs de demandes sur l'application de la Loi;
  • répondre aux questions d'accès à l'information relativement au Cadre de responsabilisation de gestion (CRG);
  • aider le Commissariat à l'information du Canada (CIC) à traiter toutes les questions liées àl'accès à l'information, y compris les plaintes;
  • examiner les documents ministériels, comme les rapports de vérification et d'évaluation, avant qu'ils ne soient diffusés sur le site Web de l'École;
  • coordonner la mise à jour annuelle d'Info Source et sa présentation au SCT;
  • préparer le rapport statistique et le rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et les déposer au Parlement;
  • participer aux activités de la collectivité de l'AIPRP, telles que les réunions et les  groupes de travail de l'Association canadienne d'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels et de la collectivité de l'AIPRP du SCT.

Délégation des pouvoirs

Aux fins de l'application de la Loi, le président délègue les pleins pouvoirs au directeur et coordonnateur du Bureau d'AIPRP.

Politique et guide de l'École sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels

Le document intitulé « Politique et guide sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels » a été élaboré dans le but de fournir des réponses aux questions que se posent les gestionnaires et le personnel de l'École au sujet de l'AIPRP. Dans le guide, on présente un aperçu :

  • de la Loi sur l'accès à l'information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de leurs règlements d'application;
  • de la politique de l'École relativement à ces deux lois;
  • du rôle et des responsabilités de l'École en matière d'AIPRP;
  • des processus et procédures en vigueur dans le domaine de l'AIPRP.

En mars 2010, le Bureau d'AIPRP a établi de nouvelles procédures internes. L'École souhaite examiner et mettre à jour le guide qu'elle a adopté en 2008 et le diffuser sur l'intranet, au cours de la prochaine année.

Formation et sensibilisation

En 2010-2011, deux séances de formation obligatoires à l'intention des employés de la Direction des ressources humaines ont eu lieu, auxquelles 45 personnes ont assisté. L'École propose également une série de cours qui fournissent un aperçu de l'AIPRP; 117 employés de l'École ont participé à au moins un de ces cours lors du dernier exercice.

En novembre et décembre 2010, l'École a donné deux présentations sur la sensibilisation à la gestion de l'information (GI), qui faisaient également un survol de l'AIPRP. La première présentation et l'atelier qui s'y rattachait s'adressaient aux gestionnaires des bureaux régionaux et étaient offerts dans le cadre d'une rencontre de perfectionnement professionnel, et la deuxième, qui s'adressait aux adjoints administratifs des bureaux régionaux, était offerte dans le cadre d'une séance de formation plus générale.
 
À l'heure actuelle, l'École offre de façon ponctuelle et sur demande des séances de sensibilisation à la GI aux unités administratives, ou lorsqu'un groupe se prépare à recevoir la formation officielle de l'École sur la structure de classification de l'information pour les dossiers. Durant ces séances, les participants discutent de l'AIPRP en se penchant sur l'importance d'une gestion adéquate des renseignements. Le groupe de la GI offre également à tous les nouveaux employés des séances d'accueil au cours desquelles il est question d'AIPRP. Les communications liées à la GI font souvent référence à l'AIPRP en ce sens qu'on y souligne l'importance de nettoyer la boîte de messagerie et les disques partagés. Les communications planifiées portant sur la mise en œuvre du Système de gestion des documents et des dossiers électroniques de GCDocs feront également état de l'AIPRP, compte tenu de la nécessité de mieux gérer l'information.

Application

Toutes les demandes d'accès officielles que reçoit l'École sont acheminées au Bureau d'AIPRP, qui s'occupe d'en évaluer la clarté et d'en vérifier la conformité avec la législation. Ensuite, chaque demande est confiée au bureau de première responsabilité concerné, qui doit alors chercher et extraire les dossiers contenant les renseignements réclamés. Le Bureau d'AIPRP assure le suivi des demandes à mesure que celles-ci sont acheminées aux bureaux de première responsabilité et qu'elles lui sont ensuite renvoyées. Les données sont ensuite analysées et, si nécessaire, des exceptions sont invoquées.

Gouvernance

Les connaissances et les activités de l'École liées à l'AIPRP découlent d'un engagement sérieux de l'organisation envers la GI. En vertu de cet engagement, le Comité de la GI a vu le jour en 2008-2009 et est devenu entièrement fonctionnel en 2009-2010. En plus de s'assurer que les pratiques et les systèmes organisationnels de gestion de l'information contribuent à l'atteinte des objectifs opérationnels de l'École, le Comité fournit des directives sur la gestion des dossiers liés à l'AIPRP. Le coordonnateur de l'AIPRP agit à titre de coprésident du Comité, ce qui contribue à sensibiliser l'organisation aux questions liées à l'AIPRP et à faire correspondre ces dernières à une stratégie de gestion de l'information.

Le Comité de la GI veille à ce qu'on accorde une attention particulière aux activités de GI, plus précisément en ce qui a trait aux résultats de l'École à l'évaluation de la composante de gestion n° 12 (gestion de l'information) du CRG.

De manière plus générale, conformément au CRG, la gestion de l'information constitue une priorité pour l'ensemble de l'organisation et une responsabilité pour les cadres supérieurs et les gestionnaires. L'École participe également aux approches de portée gouvernementale d'élaboration, d'application et de mise en commun de politiques et de pratiques en matière de gestion de l'information.

Au cours de l'exercice 2010-2011, l'École a continué de se concentrer sur la mise en œuvre de sa stratégie de GI et de veiller à ce que son plan d'exécution demeure à jour.

En mars 2011, conformément à la nouvelle structure de gouvernance de l'École, le comité de la GI et le comité de la technologie de l'information (TI) ont été fusionnés pour former le Groupe de travail sur la GI/TI. Il relève du Comité des services d'information, qui est formé de vice-présidents et de directeurs généraux. Il est coprésidé par le directeur de la Gestion des portefeuilles des clients et des opérations de l'infrastructure, et par le directeur de la GI.

Activités entreprises en réponse aux recommandations du Commissariat à l'information du Canada (CIC)

En février 2009, le CIC a diffusé un rapport spécial intitulé « Problèmes systémiques influant sur l'accès à l'information au Canada ». L'École a instauré plusieurs activités d'apprentissage pangouvernementales en réponse aux recommandations du rapport. De telles initiatives continuent de répondre aux besoins d'apprentissage des gestionnaires et des fonctionnaires fédéraux qui doivent donner suite aux demandes d'accès à l'information.

Cours sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels

L'École offre maintenant un cours de trois jours sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels. Élaboré en collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor en 2009-2010, ce cours donne un aperçu de la fonction d'AIPRP ainsi que des rôles et responsabilités des divers intervenants concernés.

Ce cours a été donné 14 fois durant l'exercice, à 235 participants au total. Il a été offert dans la région de la capitale nationale, en Colombie-Britannique, au Québec et dans la région de l'Atlantique.

Mise à jour du programme de cours

L'École a mis à jour toutes ses références relatives à l'AIPRP dans son programme de cours en GI et ses cours de formation sur la délégation de pouvoirs (FDP) afin de s'assurer de leur exhaustivité, de leur exactitude et de leur pertinence. Une telle initiative assurera la communication de messages cohérents à tous les participants. Par ailleurs, la mise à jour des références aux politiques dans la documentation de la FDP garantira que les superviseurs, les gestionnaires et les cadres dirigeants nouvellement nommés recevront des renseignements à jour. Plus de 8 800 gestionnaires et cadres supérieurs ont participé à cette formation en 2010-2011.

Discussions informelles

Le programme de discussions informelles de l'École vise à permettre aux fonctionnaires de discuter des programmes et des activités d'intérêt. En octobre 2010, la commissaire à la protection de la vie privée, Jennifer Stoddard, a mené une discussion sur les risques actuels liés à la protection de la vie privée ainsi que sur les mesures qui permettent de protéger les renseignements personnels de tous les Canadiens. Cette activité, qui a connu un vif succès, a permis de mieux faire connaître les enjeux relatifs à la protection des renseignements personnels aux fonctionnaires participants.

Stratégie intégrée d'apprentissage

En collaboration avec le Bureau du dirigeant principal de l'information et sous la direction du Comité sur la GI axée sur les affaires, l'École a préparé une stratégie intégrée d'apprentissage destinée tant aux spécialistes de l'AIPRP et de la GI qu'aux généralistes.

Cette stratégie intégrée d'apprentissage comprend une série de recommandations qui orienteront les efforts en vue de perfectionner, d'entretenir et d'améliorer les compétences et les connaissances des membres des collectivités de la GI et de l'AIPRP dans l'ensemble de la fonction publique fédérale au cours des trois prochaines années.

Plaintes reçues

L'École n'a fait l'objet d'aucune plainte durant l'exercice couvert par le présent rapport.

Salle de lecture

En vertu de l'article 71 de la Loi, les institutions gouvernementales ont l'obligation d'avoir, dans leurs bâtiments, des locaux où le grand public peut consulter les manuels qu'utilisent les employés pour administrer ou mener à bien les programmes ou les activités dont ils sont chargés. L'École dispose donc d'une bibliothèque qu'elle désigne comme salle de lecture; le public peut s'y présenter sur demande. La salle de lecture est située à l'adresse suivante :

Campus Asticou
241, boulevard de la Cité-des-Jeunes, bureau 1359
Gatineau (Québec)
K1N 6Z2

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et comparaison et mise en commun des données

Au cours de la période couverte par le présent rapport, l'École n'a réalisé aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, préliminaire ou non.

Aucune activité de comparaison ou de mise en commun de données n'a été entreprise. De plus, pendant cette période, l'École n'a divulgué aucun renseignement personnel en vertu des alinéas 8(2)e), f), g) ou m) de la Loi.

Interprétation du rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2010-2011

Demandes reçues en vertu de la Loi

Du 1er avril 2010 au 31 mars 2011, l'École a reçu trois demandes d'information en vertu de la Loi.

Les demandes ont entraîné les résultats suivants :

  • deux demandes ont donné lieu à une divulgation intégrale;
  • une demande a donné lieu à une divulgation partielle.

Les trois demandes ont été traitées dans les trente jours suivant leur réception.

Demandes de communication de renseignements personnels

Version textuelle

Demandes de communication de renseignements personnels pour 2007-2008, 2008-2009, 2009-2010 et 2010-2011.

Exceptions et exclusions

L'École n'a invoqué aucune exception et n'a cité aucune exclusion.

Coûts

On estime que les coûts salariaux liés à la Loi ont totalisé 3 298 $. En ce qui concerne l'effectif, les ressources connexes sont établies à 0,05 équivalent temps plein.

Divulgation permise de renseignements personnels

Les renseignements personnels que recueille l'École dans le cadre de ses programmes et de ses activités sont divulgués seulement pour l'usage auquel ils étaient destinés au départ, conformément à l'alinéa 8(2)a) de la Loi. Pendant l'exercice 2010-2011, l'École n'a divulgué aucun renseignement personnel à d'autres fins que celles prévues aux alinéas 8(2)b) à 8(2)m), inclusivement.

Rapport statistique

Institution : École de la fonction publique du Canada

Période visée par le rapport : 1er avril 2010 au 31 mars 2011

I. Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Reçues pendant la période visée par le rapport : 3
En suspens depuis la période antérieure : 0
TOTAL : 3
Traitées pendant la période visée par le rapport : 0
Reportées : 0

II. Disposition à l'égard des demandes traitées

  1. Communication totale : 2
  2. Communication partielle : 1
  3. Aucune communication (exclusion) : 0
  4. Aucune communication (exception) : 0
  5. Traitement impossible : 0
  6. Abandon de la demande : 0
  7. Transmission : 0

TOTAL : 3

III. Exceptions invoquées

Par. 18(2) :

Al. 19(1)a) :
Al. 19(1)b) :
Al. 19(1)c) :
Al. 19(1)d) :

Art. 20 :

Art. 21 :

Al. 22(1)a) :
Al. 22(1)b) :
Al. 22(1)c) :

Par. 22(2) :

Al. 23a) :
Al. 23b) :

Art. 24 :

Art. 25 :

Art. 26 : 1

Art. 27 :

Art. 28 :

IV. Exclusions citées

Al. 69(1)a) :
Al. 69(1)b) :

Al. 70(1)a) :
Al. 70(1)b) :
Al. 70(1)c) :
Al. 70(1)d) :
Al. 70(1)e) :
Al. 70(1)f) :

V. Délai de traitement

30 jours ou moins : 3
De 31 à 60 jours : 0
De 61 à 120 jours : 0
121 jours ou plus : 0

VI. Prorogations des délais

Interruption des opérations :

  • 30 jours ou moins :
  • 31 jours ou plus :

Consultation :

  • 30 jours ou moins :
  • 31 jours ou plus :

Traduction :

  • 30 jours ou moins :
  • 31 jours ou plus :

TOTAL :

VII. Traduction

Traductions demandées : 0
Traductions préparées :

  • De l'anglais au français : 0
  • Du français à l'anglais : 0

VIII. Méthode d'accès

Copies de l'original : 3
Examen de l'original : 0
Copies et examen : 0

IX. Corrections et mention

Corrections demandées :
Corrections effectuées :
Mention annexée :

X. Coûts

Financiers (raisons) :

  • Traitement : 3 225 $
  • Administration (fonctionnement et maintien) : 73 $

TOTAL : 3 298 $

Années-personnes utilisées (raisons) :

  • Années-personnes (nombre décimal) : 0,05

Exigences en matière de rapports supplémentaires

Le SCT utilise divers moyens pour surveiller la conformité avec la Politique d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (entrée en vigueur le 2 mai 2002) et la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (entrée en vigueur le 1er avril 2010). Les institutions sont donc tenues de déclarer les renseignements ci-après pour la période visée par les rapports. Il est à noter que les institutions qui utilisent l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de base, décrite dans la directive, avant la date butoir de mise en œuvre n'ont pas à faire rapport sur les évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée.

L'École de la fonction publique du Canada n'a réalisé aucune des activités indiquées ci-dessous durant la période visée par le présent rapport, soit du 1er avril 2010 au 31 mars 2011.

  • Évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée entamées;
  • Évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée terminées;
  • Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée entamées;
  • Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée terminées;
  • Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée acheminées au Commissariat à la protection de la vie privée.

Par ailleurs, l'École de la fonction publique du Canada n'a invoqué aucune des exceptions et n'a cité aucune des exclusions énumérées ci-dessous durant la période visée par le présent rapport, soit du 1er avril 2010 au 31 mars 2011.

Partie III - Exceptions invoquées

Alinéa 19(1)e)

Alinéa 19(1)f)

Article 22.1

Article 22.2

Article 22.3

Partie IV - Exclusions citées

Article 69.1

Article 70.1

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Loi sur la protection des renseignements personnels

Je, soussigné, président de l'École de la fonction publique du Canada, autorise, en vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels à exercer en mon nom les pouvoirs de signer les attributions, les fonctions et les pouvoirs détaillés dont il est investi en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.


Original signé par :

Michele Brenning pour
Me Guy Mc Kenzie
Sous-ministre/président
École de la fonction publique du Canada

Le 9 décembre 2010

Date de modification :