Rapports

Évaluation fondée sur le CRG 2006-2007 – Plan d'action

Introduction

L'an dernier, l'école de la fonction publique du Canada (EFPC) a fait l'objet d'une évaluation au cours de la ronde IV des évaluations fondées sur le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG). Le CRG précise les attentes du Conseil du Trésor envers les cadres supérieurs à l'égard de la saine gestion de la fonction publique. Le CRG s'articule autour de dix éléments clés, qui définissent collectivement la « gestion » et qui indiquent quelles sont les attentes à l'égard de la saine gestion d'un ministère ou d'un organisme.

Le présent document décrit le plan d'action que l'EFPC a élaboré pour répondre à son évaluation de 2006 fondée sur le CRG. Il comprend les éléments suivants :

• le contexte de fonctionnement de l'EFPC en 2006;
• le sommaire des résultats obtenus par l'EFPC dans son évaluation fondée sur le CRG;
• le plan d'action de l'EFPC, qui comprend les progrès réalisés jusqu'au troisième trimestre de 2007.

Contexte de fonctionnement de l'EFPC en 2006

L'école est une organisation plutôt récente. En effet, elle a été créée le 1er avril 2004. Elle est issue du fusionnement de trois organisations distinctes. Son objectif consiste à répondre aux besoins en matière d'apprentissage des employés de la fonction publique de partout au pays. Selon l'évaluation fondée sur le CRG, l'école a poursuivi sa transition l'année dernière, laquelle a été marquée par les faits suivants :

• l'approbation d'une nouvelle stratégie d'apprentissage qui change la façon dont l'EFPC fournit l'apprentissage et qui met l'accent sur la mise en oeuvre de la Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement du Conseil du Trésor;
• l'établissement d'une nouvelle architecture des activités de programme (AAP) qui reflète mieux les programmes de l'école dans le contexte des changements apportés par la nouvelle stratégie d'apprentissage;
• l'utilisation continue des quatre systèmes indépendants en place provenant des trois organisations fondatrices afin de mener les activités de l'école, ce qui a une incidence sur ses opérations - bien que des progrès aient été accomplis en vue de remédier à la situation.

Sommaire des résultats obtenus par l'EFPC dans son évaluation fondée sur le CRG

L'évaluation de 2006 fondée sur le CRG indique que l'école a accompli des progrès considérables dans un certain nombre de domaines, dont les suivants :

• l'efficacité de la contribution extra-organisationnelle;
• la mesure dans laquelle le milieu de travail est équitable, habilitant, sain et sécuritaire.

De plus, l'évaluation de 2006 fondée sur le CRG mentionne que l'école a accompli des progrès considérables dans certains domaines qui nécessitaient l'attention de la direction selon l'évaluation de 2005 fondée sur le CRG, dont les domaines suivants :

• l'efficacité de la gestion de la technologie de l'information (TI);
• la mesure dans laquelle l'effectif est productif, doté de principes, durable et souple.

L'évaluation de 2006 fondée sur le CRG de l'EFPC signale enfin certains domaines qui nécessitent l'attention de la direction :

1. la qualité de l'analyse des programmes et des politiques (c'est-à-dire les présentations au CT);
2. l'intégration, l'utilisation et la communication des données sur le rendement (financières et non financières);
3. la gestion efficace des projets;
4. la vérification interne.

Plan d'action de l'EFPC et progrès réalisés

L'école est déterminée à bâtir une organisation solide et efficace qui contribue à la gestion efficiente de la fonction publique. Depuis 2006, l'EFPC a accompli des progrès et continuera de prendre des mesures dans les domaines clés suivants :

1. La qualité de l'analyse des programmes et des politiques (c'est-à-dire les présentations au CT)
   L'EFPC a travaillé à renforcer sa capacité en matière de programmes et de politiques au cours de la dernière année. L'évaluation de 2006 fondée sur le CRG a relevé les efforts investis pour rehausser la qualité, la justesse et le caractère adéquat de l'analyse et a notamment souligné une amélioration dans cinq des huit domaines visés. Afin d'améliorer l'exhaustivité de l'information et des documents d'appui, l'école a mis l'accent sur des consultations régulières avec les intervenants et les analystes du CT dès le début du processus d'élaboration des présentations au CT.

   En 2007-2008, l'EFPC entend créer des processus internes d'élaboration des présentations au CT et d'assurance de la qualité. Ces processus comprendront l'attribution de responsabilités bien définies ainsi que l'élaboration de processus de consultation et de calendriers de manière à prévoir suffisamment de temps pour intégrer les commentaires du SCT et pour obtenir les approbations nécessaires. L'EFPC tentera également de mieux documenter les processus de consultation.

2. L'intégration, l'utilisation et la communication des données sur le rendement (financières et non financières)
   L'architecture des activités de programme (AAP) de l'école pour 2008-2009 a été approuvée par les ministres du Conseil du Trésor et concorde avec les résultats stratégiques et le mandat de l'EFPC. On travaille actuellement à assurer une harmonisation complète des futures AAP avec les lignes directrices de la SGRR. La mesure des résultats stratégiques sera abordée dans le cadre de l'élaboration d'indicateurs de gestion du rendement. Un cadre de mesure du rendement est en cours d'élaboration conformément aux calendriers et aux instructions de la SGRR.

   Les responsabilités des hauts fonctionnaires et les structures internes de prise de décisions concordent maintenant avec les résultats stratégiques de l'organisation. L'école compte désormais un conseil d'administration complet et ses membres ont été informés quant à leur rôle et à leurs responsabilités.

   L'école a élaboré un plan intégré des activités pour 2008-2009, qui rassemble l'information sur les finances, les ressources humaines et l'approvisionnement dans le but de fournir les renseignements nécessaires à la prise de décisions et à la planification au sein de l'organisation. De plus, l'EFPC mettra sur pied un système de comptes rendus à l'intention des cadres supérieurs qui fournira en temps opportun de l'information pertinente sur la gestion à des fins de prise de décisions.

3. La gestion efficace des projets
   L'école dispose d'un système de gestion de projets qui a été utilisé lors du projet sur le Système harmonisé de gestion de l'apprentissage. L'existence de sa structure de gouvernance officielle ainsi qu'une responsabilisation claire des cadres supérieurs a contribué à la prise de décisions et a fait en sorte que la surveillance du projet s'est avérée efficace.

   Pour démontrer son engagement à améliorer les points soulevés dans son évaluation de 2006 fondée sur le CRG, l'EFPC précisera les critères de gestion de projets auprès du SCT afin de classer ses projets de façon plus exacte. De plus, l'EFPC élaborera pour ses projets un cadre de responsabilisation général en matière de gestion de projets.

4. La vérification interne
   Un rapport de vérification devant être présenté au Secrétariat du Conseil du Trésor lui a été remis et la réponse de la direction sera affichée sur le site Web de l'EFPC d'ici la fin de l'exercice 2007-2008.

   Tel que mentionné dans l'évaluation, l'école avait entrepris la mettre en oeuvre d'une Initiative de services partagés pour le regroupement des organismes centraux touchant la vérification interne. Cependant, puisqu'on a déterminé que cette approche était irréalisable au cours de 2006 2007, l'école a pris des mesures pour créer une fonction de vérification interne qui sera en place lors du prochain exercice. Un dirigeant principal de la vérification a été embauché et son mandat et ses besoins ont été définis. De plus, le conseil d'administration a approuvé un plan de mise en oeuvre de la vérification interne en octobre 2007. Enfin, la Charte de vérification interne a été rédigée.