Avis important

Code de protection des renseignements personnels

Responsabilité

L'École de la fonction publique du Canada (l'École) s'est engagée à assurer la protection des renseignements personnels des personnes qui y travaillent et qui y étudient. Notre président et chef de direction, de même que notre coordonnateur de l'Accès à l'information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP), fonction assumée par le directeur de Politique stratégique et gouvernance, surveillent et supervisent nos pratiques dans ce domaine.

Il revient à chaque employé de l'École de veiller à ce que les renseignements personnels soient traités de façon discrète et professionnelle. En outre, chaque employé doit rendre compte de la mise en œuvre de nos politiques et procédures en matière de protection des renseignements personnels ainsi que de notre engagement à cet égard.

Lorsque nous avons recours aux services de tierces parties, nous exerçons un contrôle de tous les renseignements personnels auxquels ces tierces parties ont accès et nous veillons à ce qu'elles mettent en œuvre les mêmes normes élevées que nous avons mises nous-mêmes en pratique.

Nous procédons régulièrement à des vérifications de nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels pour nous assurer d'avoir fait tout ce qui est en notre pouvoir à cet égard. Nous nous assurons que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux renseignements personnels.

Nous sommes assujettis aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que des politiques connexes en matière de protection de renseignements personnels et de sécurité diffusés par le Secrétariat du Conseil du Trésor. La Loi et les politiques qui en découlent exigent que nous rendions compte officiellement de l'exercice de nos responsabilités en matière de protection de renseignements personnels. Le coordonnateur de l'AIPRP est responsable de l'exécution de ces obligations en matière de rapports et de conformité ainsi que du traitement rapide et efficace de toute plainte officielle présentée. Le coordonnateur de l'AIPRP assure également la coordination des activités liées à la politique sur la protection des renseignements personnels et à l'examen de notre travail à cet égard ainsi que du processus officiel de règlement des plaintes.

Nous aimerions connaître vos commentaires et vos observations au sujet de nos activités en matière de protection des renseignements personnels. N'hésitez pas à communiquer avec notre coordonnateur de l'AIPRP à l'adresse suivante : 373, promenade Sussex, Ottawa (Ontario) K1N 6Z2. Il est également possible de communiquer avec cette personne par téléphone au numéro 819-953-5400 (dans la région de la capitale nationale) ou au 1-866-703-9598 (sans frais).

Détermination des fins de la collecte des renseignements et transparence

Nous mettons tout en œuvre pour veiller à ce que nos employés et les personnes en apprentissage à l'École connaissent et comprennent les renseignements personnels qui sont recueillis, la façon dont ils sont utilisés et communiqués, ainsi que les mesures de sécurité mises en œuvre pour les protéger.

Nous publions notre code de protection des renseignements personnels, de même que des avis, sur notre site Web. Nous distribuons ces informations lors de nos séances de formation lorsqu'il est approprié de le faire et nous rendons nos politiques disponibles rapidement pour ceux qui en font la demande. Notre programme d'orientation destiné aux nouveaux employés traite également de la protection des renseignements personnels et nous nous assurons que chacun d'eux reçoit une formation sur ses obligations en matière de protection de renseignements personnels.

Consentement

Les fonctionnaires fédéraux qui participent aux activités d'apprentissage et de formation indispensable offertes par l'École le font au titre d'une condition d'emploi. Ils doivent donc consentir à la collecte, à l'utilisation et à la communication de renseignements personnels les concernant de façon à respecter les exigences de la Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement.

Les employés de l'École nous communiquent également des renseignements personnels. Nous souscrivons aux obligations à cet égard telles qu'elles sont énoncées par le Secrétariat du Conseil du Trésor et nous nous y conformons.

Choix

Nous demandons aux employés et aux personnes en apprentissage de nous fournir uniquement les renseignements personnels nécessaires aux activités de l'École, qu'il s'agisse de l'administration de nos opérations ou de la prestation de services. Il est possible que nous ayons besoin, à l'occasion, de renseignements personnels pour offrir des services complémentaires, notamment pour un bulletin de l'École. Le cas échéant, nous vous demanderons toujours votre consentement explicite lorsque le service offert est volontaire. En outre, chaque fois, nous vous rappellerons que vous avez le choix de demeurer anonyme le cas échéant. Par exemple, lorsque vous évaluez un programme de formation, nous ne vous demandons pas de vous identifier. Les personnes en apprentissage se verront toujours offrir le choix de recevoir nos services d'une manière qui porte le moins possible atteinte à leur vie privée lorsque nous recueillons de l'information.

Contrôle

Tant les personnes en apprentissage que les employés ont le droit de porter plainte, de façon officielle et non officielle, relativement au respect par l'École de ses propres politiques en matière de protection des renseignements personnels. Si une personne n'est pas satisfaite des efforts informels déployés pour régler une plainte, elle peut communiquer avec le coordonnateur de l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels de l'École, fonction assumée par le directeur de Politique stratégique et gouvernance. Si la question n'est pas résolue à ce niveau, l'auteur de la plainte sera en droit de déposer une plainte officielle auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Quant aux employés qui souhaitent consulter les renseignements personnels les concernant, ils doivent s'adresser à leur gestionnaire immédiat, si possible, ou communiquer avec le coordonnateur de l'AIPRP.

Exactitude

Les renseignements personnels recueillis par l'École sont les plus exacts, complets et à jour possible. L'École vise à assurer une exactitude absolue des renseignements concernant les personnes qui participent à ses activités d'apprentissage. L'École mettra en place des processus pour atteindre cet objectif et fera le suivi des résultats obtenus à cet égard et en fera rapport.

Mesures de sécurité

Grâce à la mise en place de mesures de sécurité appropriées au degré de sensibilité des renseignements, l'École protège les renseignements personnels. Elle a en effet adopté un ensemble de politiques et de pratiques qui permettent de réduire le risque d'accès ou de diffusion non autorisés concernant les renseignements personnels, ainsi que les éventuels effets préjudiciables d'une violation de la vie privée. Dans le cas peu probable d'une malencontreuse diffusion de vos renseignements personnels ou d'un accès non autorisé à ces renseignements, vous en serez informé et des mesures appropriées seront prises pour réduire tout risque susceptible de donner lieu à la violation de la vie privée.

Il y a, à l'École, un agent ministériel de la sécurité qui a pour responsabilité d'assurer la mise en place et le respect des plus hautes normes de sécurité en matière d'information.

Enfin, l'École mène des vérifications de la protection des renseignements personnels qui portent sur les pratiques de traitement de ces renseignements utilisées par ses employés ainsi que des vérifications de son système de sécurité conformément à un calendrier de vérification approuvé. Les gestionnaires de l'École utilisent les résultats de ces vérifications pour déterminer et améliorer les pratiques en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels.