Résumé de l'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Système harmonisé de gestion de l'apprentissage (SHGA)

En 2008, l'École de la fonction publique du Canada (l'École) a reçu l'approbation définitive du projet (ADP) visant à remplacer ses systèmes existants et leurs fonctionnalités par une application appelée « Système harmonisé de gestion de l'apprentissage » (SHGA). Le SHGA présente une infrastructure unique qui facilite la gestion et l'administration de l'apprentissage. Il permet l'informatisation de la plupart des processus administratifs nécessaires à la gestion d'une école : inscription aux cours, établissement du calendrier des cours, évaluation des étudiants, communication des résultats et rapprochement des comptes.

Le SHGA est alimenté en données provenant des systèmes existants, par exemple les renseignements personnels de toutes les personnes qui ont été inscrites à un cours de l'École, directement ou indirectement. Toutefois, on a ajouté un nouvelle donnée - le SHGA attribue un numéro d'étudiant unique à chaque apprenant afin d'améliorer l'intégrité des données et la capacité de l'École de produire des rapports.

Les renseignements personnels de chaque apprenant seront regroupés dans un seul dossier appelé « Profil d'apprentissage de l'employé ». Ce dossier comprendra notamment le prénom et le nom de l'apprenant, son code d'identification de dossier personnel (CIDP) ou son numéro de matricule, son ministère parrain et son historique d'apprentissage.

L'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) concernant le SHGA visait à déterminer dans quelle mesure la mise en œuvre de ce système était conforme aux politiques du Conseil du Trésor en matière de protection des renseignements personnels et aux obligations prévues dans la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pour orienter cette évaluation, on s'est fondé sur le Cadre de gestion de la protection de la vie privée du SHGA, élaboré en 2009, ainsi que sur la Loi, les politiques du Conseil du Trésor en matière de protection des renseignements personnels et sur les principes généralement acceptés dans ce domaine.

L'École a mis au point un plan d'action pour améliorer les pratiques liées à la protection des renseignements personnels à la lumière de l'EFVP.