Utiliser les sondages éclair pour mobiliser son équipe : Étude de cas d'un sondage éclair mené auprès d'une équipe (version web)
Les sondages éclair auprès des équipes sont de courts questionnaires faciles à remplir qui sont envoyés régulièrement par voie électronique pour prendre le pouls des employé·es sur des sujets comme la mobilisation, la satisfaction, les relations et l'environnement de travail. Ils permettent d'obtenir des commentaires des membres de son équipe, d'évaluer l'efficacité de l'équipe et de cerner les aspects à améliorer.
Le présent outil de travail, neuvième de la série, décrit comment un haut fonctionnaire fédéral a utilisé les sondages éclair pour savoir comment se sentaient les membres de son équipe grandissante. Son expérience, présentée dans le blogue Prendre le pouls et ci-dessous peut vous guider et inspirer vos efforts et ceux de votre équipe.
L'histoire d'une équipe : pratiques exemplaires utilisées
Confidentialité
La participation au sondage éclair s'est faite de façon volontaire et anonyme.
Production de rapports
Des rapports concis et faciles à préparer ont été transmis toutes les semaines à l'ensemble de l'équipe, dans les deux langues officielles et au même moment.
Culture
Des sondages éclair hebdomadaires ont fourni un langage commun à l'équipe et ont servi d'élément déclencheur pour tenir des discussions régulières sur la culture d'équipe et le milieu de travail.
Équipe opérant à distance
Une communication hebdomadaire au moyen des sondages éclair a aidé les membres de l'équipe à réduire la distance entre eux et elles.
Gestion des sondages à l'interne
Des volontaires dignes de confiance ont mené les sondages éclair à l'aide d'un logiciel mis à leur disposition.
Rapidité
La participation aux sondages éclair ne nécessitait que quelques minutes.
Discussion
Les discussions sur les résultats étaient un point permanent des réunions d'équipe, et un clavardage MS Teams y était dédié.
Rappels
Des discussions et des courriels de rappel réguliers ont fait gonfler le taux de participation aux sondages.
Orientation vers les solutions
Des sondages éclair hebdomadaires permettant aux gens d'exprimer ce qu'ils ressentaient étaient complétés par des sondages éclair mensuels qui portaient sur les problèmes en milieu de travail et les améliorations à apporter, ce qui a permis d'encadrer et de comprendre les résultats.
Évolution
Le processus de sondage éclair a évolué en fonction des idées de l'équipe.
Exemple : Sondage éclair hebdomadaire dans Microsoft (MS) Forms
Exemple : Sondage éclair hebdomadaire (par message texte)
Bonjour,
Ici votre robot amical qui vous pose votre question hebdomadaire. Voulez-vous continuer la conversation en français ou en anglais?
Génial! C'est noté. De façon globale, comment vous sentez-vous par rapport à votre travail cette semaine? (Donnez une note de 1 à 7, 1 signifiant très mal, et 7 signifiant très bien.)
Merci. Y a-t-il des mots clés que vous aimeriez ajouter pour décrire la façon dont vous vous sentez?
C'est noté. Merci d'avoir participé au sondage de cette semaine.
* Le présent sondage éclair a été créé à l'aide de la plateforme robotisée TextIt et est distribué par message texte aux membres de l'équipe au moyen de services de communication infonuagiques achetés auprès de Twilio.
Exemple : Sondage éclair hebdomadaire : modèle logique par message texte
Envoyer le message 1 (bilingue) : « Bonjour, Ici votre robot amical qui vous pose votre question hebdomadaire. Voulez-vous continuer la conversation en français ou en anglais? »
- Si la réponse est « En français », poursuivre la conversation dans cette langue en enchaînant avec le prochain message.
- Si la réponse est « In English », poursuivre la conversation dans cette langue en enchaînant avec le prochain message.
- Si la réponse est « Autre », envoyer la reformulation suivante du message 1 (bilingue) jusqu'à ce que la réponse soit « En français » ou « In English » : « Je suis désolé, je n'ai pas compris votre réponse. Voulez-vous continuer la conversation en français ou en anglais? »
Envoyer le message 2 : « Génial! C'est noté. De façon globale, comment vous sentez-vous par rapport à votre travail cette semaine? (Donnez une note de 1 à 7, 1 signifiant très mal, et 7 signifiant très bien.) »
- À une note de 1 à 3, répondre « Je suis désolé d'apprendre cela. », et enchaîner avec le prochain message.
- À une note de 4 à 6, répondre « Merci. », et enchaîner avec le prochain message.
- À une note de 7, répondre « Génial! », et enchaîner avec le prochain message.
- Si la réponse est « Autre », envoyer la reformulation suivante du message 2 jusqu'à ce que la réponse soit un chiffre de 1 à 7 : « Je suis désolé, je n'ai pas compris votre réponse. De façon globale, comment vous sentez-vous par rapport à votre travail cette semaine? (Donnez une note de 1 à 7, 1 signifiant très mal, et 7 signifiant très bien.) »
Envoyer le message 3 : « Y a-t-il des mots clés que vous aimeriez ajouter pour décrire la façon dont vous vous sentez? »
- Quelle que soit la réponse, qu'il s'agisse d'un mot clé ou du mot « Autre », enchaîner avec le dernier message.
Envoyer le message 4 : « C'est noté. Merci d'avoir participé au sondage de cette semaine. »
* Ce sondage éclair était transféré vers Microsoft 365. MS Forms était utilisé pour créer le sondage, et Outlook, pour transmettre le courriel contenant le lien vers le sondage éclair chaque semaine.
Exemple : Rapport sur les résultats du sondage éclair hebdomadaire
Rapport de sondage hebdomadaire
Comment vous sentez-vous par rapport à votre travail cette semaine?
Note : Cette semaine, 58 % des participant·es ont répondu au sondage.
Résultats : 1=0 %; 2=0 %; 3=14 %; 4=6 %; 5=36 %; 6=21 %; 7=21 %;
(Note : de 1 à 7, 1 étant la plus faible, et 7 étant la plus élevée)
Mots clés associés à leurs sentiments :
- Collaboration
- Enthousiasme
- Fatigue
- Progression
- Joie et soutien
- Détermination et concentration
- Confusion et désorganisation
- Soutien et éparpillement
Exemple : Courriel de transmission des résultats du sondage éclair hebdomadaire
Résultats du sondage éclair hebdomadaire
Voici le lien vers notre [sondage éclair].
Vous trouverez en pièce jointe les résultats du sondage auprès de l'équipe des Compétences transférables de la semaine dernière :
[Résultats du sondage hebdomadaire]
Joignez notre clavardage MS Teams
Rappel : Les renseignements que vous fournissez sont anonymes.
* Le présent courriel de rappel concernait la version MS Forms du sondage éclair auprès de l'équipe.
Exemple : Message de rappel dans le calendrier de la boîte courriel
Rappel : Sondage éclair hebdomadaire
Bonjour à toute l'équipe,
Nous vous rappelons que le sondage éclair hebdomadaire vous attend, si vous souhaitez y participer, bien sûr! Ces sondages sont un moyen rapide et facile pour l'ensemble des membres de l'équipe de faire part de leurs sentiments et de leur état d'esprit.
Si vous souhaitez discuter des résultats ou du contenu du sondage hebdomadaire, n'hésitez pas à communiquer dans le clavardage MS Teams prévu à cette fin ou avec vos collègues, votre gestionnaire, votre directeur général ou directrice générale ou encore avec moi.
Merci.
(Administrateur ou administratrice du sondage)
Exemple : Sondage éclair mensuel
Quelques difficultés
L'organisation d'un sondage éclair auprès d'une équipe peut entraîner certaines difficultés, comme on peut le constater dans l'étude de cas. Tirez des leçons de ces expériences et continuez à faire de votre mieux!
Changement de plateforme
Le sondage éclair, qui était auparavant envoyé par message texte, a été transmis par courriel sous forme d'hyperlien menant à MS Forms, entraînant une conséquence inattendue : il arrivait que les invitations à répondre au sondage éclair se perdent dans les boîtes de réception pleines, faisant baisser le taux de participation.
Fardeau administratif
Les sondages éclair étaient gérés à l'interne au moyen d'un logiciel de sondage. Parfois, la personne responsable était occupée ou absente, donc les sondages n'ont pas toujours été envoyés à temps.
Discussions en équipe sporadiques
L'ordre du jour des réunions d'équipe étant bien rempli, on manquait parfois de temps pour discuter des résultats des sondages éclair. Dans la même veine, les membres de l'équipe étant bien occupé·es, on a constaté que les périodes d'activité et d'inactivité se succédaient dans le clavardage MS Teams dédié aux sondages.
Sensibilisation constante
L'enthousiasme et la prise de conscience de l'objectif et de l'importance des sondages éclair pouvaient parfois varier. De plus, les nouveaux et nouvelles employé·es n'étaient pas toujours informé·es de l'existence de ces sondages au cours de leur processus d'intégration.
Décalage entre les commentaires et le suivi
Les sondages éclair hebdomadaires visaient à connaître les sentiments des membres de l'équipe par rapport à leur travail, tandis que le sondage mensuel ciblait des problèmes précis relatifs au milieu de travail pouvant avoir des effets sur ces sentiments. Ainsi, un calendrier incohérent ou des retards entre la communication des résultats du sondage, l'organisation de discussions de suivi et la recherche d'améliorations pouvaient entraîner un décalage.
Problèmes techniques
Des problèmes techniques occasionnels ou des erreurs dans l'établissement des paramètres logiciel ont nui à la tenue ou à l'achèvement des sondages éclair.
Cette série de dix outils de travail porte sur la façon de concevoir et de mener des sondages éclair pour favoriser la mobilisation, la positivité et la productivité des équipes en milieu de travail. Chaque outil fournit de l'information générale sur le sujet traité et présente les principales étapes de l'élaboration de sondages éclair auprès des équipes. Faites-nous part de vos commentaires!
