Pratiques exemplaires à adopter lors des rencontres avec des clients et clientes (TRN1-J20)

Pratiques exemplaires à adopter lors des rencontres avec des clients et clientes

À faire

• Se préparer avant la réunion : se familiariser avec le programme ou la politique ainsi qu'avec le dossier.
• Discuter avec des collègues ou le gestionnaire avant de rencontrer le client.
• Agir de manière professionnelle et courtoise avec le client et écouter ce qu'il a à dire.
• Établir des échéanciers réalistes ─ négocier.
• Poser des questions :
  • Quel est l'objectif du programme?
  • Comment cela s'intègre-t-il aux priorités des SMA, du ministère et du gouvernement du Canada?
  • Quel public cherchez-vous à atteindre?
  • Où en sommes-nous dans le processus décisionnel?
  • Quels sont les éléments positifs et les éléments négatifs?
  • Quels sont les défis? Est-ce le moment opportun?

À titre de spécialiste des communications, vous êtes appelé à assumer une fonction de remise en question. On peut la résumer ainsi :

• Essentielle à la crédibilité du produit de communication;
• Difficile pour plusieurs;
• Nécessite un savoir-faire et une confiance en soi;
• Exige des connaissances considérables;
• Doit être assumée de manière professionnelle et objective.

À ne pas faire

• Commencer la conversation par « Non » ou « Cela n'est pas possible ».
• Tirer des conclusions hâtives. Accordez-vous plutôt un temps de réflexion, même si cela signifie que vous devez demander du temps pour consulter la direction.
• Se contenter de donner aux clients ce qu'ils veulent. Posez des questions pour cerner ce dont ils ont vraiment besoin. Souvenez-vous que vous êtes un spécialiste des communications et que votre travail consiste à donner des conseils.
• Accepter des délais arbitraires ─ négocier.
• S'engager outre mesure.