Conseils pour tenir des conversations constructives sur le rendement (COR1-J03)

Conseils pour tenir des conversations constructives sur le rendement

Avant la rencontre

• Préparez des notes et dégagez les faits. Quels sont les messages clés que vous souhaitez communiquer?
• Si une urgence survient et que vous ne pouvez pas donner toute votre attention à l'employé, annulez la rencontre et planifiez-en une autre.
• Mettez de côté votre téléphone intelligent, les courriels et les messages textes.
• Portez attention à la disposition des sièges. L'aménagement devrait favoriser le dialogue.

Pendant la rencontre

• Remerciez l'employé de sa présence.
• Gardez l'esprit ouvert.
• Restez calme et maître de vous.
• Maintenez le contact visuel.
• Écoutez attentivement l'employé et reformulez ce qu'il vient de dire.
• Prenez conscience de votre langage corporel; il devait être neutre.
• Ne craignez pas le silence.
• Dites que vous allez prendre des notes pour assurer un suivi des questions qui sont importantes pour l'employé et vous-même.
• Encouragez l'employé à faire des suggestions et expliquez que c'est votre rôle, à titre de gestionnaire ou de superviseur, d'aider les employés à réussir.
• Concentrez-vous sur le rendement, pas sur la personne.

Si l’employé semble sur la défensive ou cherche des excuses

• Marquez une pause et demandez-vous si vous avez offert des interprétations plutôt que des observations.
• Permettez à l'employé de s'exprimer. Dans vos réponses, évitez de réagir de façon émotive.
• Demandez-vous s'il y a quelque chose que vous pouvez faire pour réduire l'attitude défensive de l'employé.
• Envisagez la possibilité de mettre fin à la rencontre pour permettre à l'employé et à vous-même de réfléchir à la situation.

Si l’employé se fâche

• Évitez l'argumentation.
• Laissez l'employé s'exprimer aussi longtemps que nécessaire ou jusqu'à ce qu'il soit prêt à vous écouter.
• Dites le nom de l'employé.
• Cernez la source de la colère et essayez de comprendre ce qui compte aux yeux de l'employé.
• Demandez-vous de quoi l'employé a besoin pour retrouver son calme.
• Envisagez une courte pause afin de reprendre la conversation lorsque l'employé aura maîtrisé ses émotions.

Si l’employé ne réagit pas ou se referme sur lui-même

• Demandez à l'employé ce qu'il a compris de vos commentaires.
• Demandez-lui s'il y a autre chose que vous devriez savoir et qui nuit à son rendement.
• Essayez de savoir ce qui empêche l'employé de participer.
• Faites preuve de patience et adoptez un ton amical.
• Faites preuve d'empathie.
• Laissez le silence s'installer pendant un moment; attendez que l'employé parle.
• Dites à l'employé que ce qu'il a à dire est important pour vous.
• Dites-lui que votre intention est de l'aider à réussir
• Expliquez en quoi consiste votre intention et en quoi elle ne consiste pas. Ramenez l'attention sur un but commun.
• Proposez de mettre fin à la rencontre et de reprendre la discussion à un autre moment afin de déterminer ensemble les solutions qui permettraient de régler les problèmes.