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Série Le milieu de travail hybride : La modernisation de nos milieux et espaces de travail (TRN5-V26)

Description

Cet enregistrement d'événement présente un aperçu des dispositions relatives au travail hybride et de la réflexion qui a donné lieu à de nouveaux modèles de milieu de travail pour les fonctionnaires qui sont conçus expressément pour favoriser la flexibilité, la mobilisation et la productivité.

Durée : 01:33:52

Publié : 16 février 2023

Type : Vidéo

Événement : Série Le milieu de travail hybride : La modernisation de nos milieux et espaces de travail


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Série Le milieu de travail hybride : La modernisation de nos milieux et espaces de travail

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Transcription : Série Le milieu de travail hybride : La modernisation de nos milieux et espaces de travail

[Le logo de l'EFPC apparaît à l'écran. Texte à l'écran Webcast/Webdiffusion]

[Myra Latendresse-Drapeau apparaît à l'écran]

Myra Latendresse-Drapeau : Bonjour et bienvenue à tout le monde. Je m'appelle Myra Latendresse-Drapeau. Je suis la directrice générale des compétences transférables à l'École de la fonction publique du Canada. Je serai votre hôte aujourd'hui. Je me joins à vous depuis Ottawa/Gatineau, sur le territoire non cédé du peuple algonquin Anishinaabe. Certains d'entre vous se joignent à nous depuis différentes régions du pays et je vous invite à prendre un moment pour reconnaître le territoire que vous occupez.

Pour améliorer votre expérience de visionnement, on vous encourage à vous déconnecter du RVP, du VPN, si possible. Essayez de vous déconnecter du réseau privé virtuel si possible. Veuillez noter que l'événement d'aujourd'hui est bilingue et que nous disposons de services d'interprétation simultanée et de traduction en temps réel des communications dans les deux langues officielles. Vous pouvez vous référer au courriel de rappel que vous avez reçu de l'École, ou vous pouvez visiter l'expo virtuelle pour apprendre comment accéder à ces fonctionnalités.

Nous répondrons donc aux questions pendant toute la durée de l'événement par l'entremise de la plateforme Collaborate.Video. Pour poser des questions, cliquez sur l'icône de la bulle. Vous pouvez essayer maintenant. Vous ne verrez pas vos questions apparaître dans la fenêtre de clavardage, mais le modérateur les recevra. Nous essaierons de répondre à autant de questions qu'il nous est possible compte tenu du temps que nous disposons aujourd'hui. Évidemment, on vous encourage à participer dans la langue de votre choix. Donc, merci beaucoup d'être avec nous aujourd'hui en si grand nombre. On est vraiment nombreux pour ce premier événement d'une série qu'on lance aujourd'hui sur le milieu de travail hybride.

Étant donné que de nombreux ministères et organismes passent à un environnement de travail hybride, et aussi pour ceux qui travaillent déjà en mode hybride, l'École de la fonction publique du Canada donne aujourd'hui le coup d'envoi de cette série sur le milieu de travail hybride.

Ainsi, tout au long de cette série, nous entendrons différents conférenciers nous parler de l'état d'esprit, des compétences et des outils qui peuvent nous aider. Nous aborderons tout d'abord ce à quoi peut ressembler un modèle de travail hybride du point de vue du gouvernement du Canada. Il faut également mieux comprendre le pouvoir et la pratique d'un environnement de travail hybride afin que nous puissions tous mieux naviguer dans cet environnement. Et nous commencerons également à explorer ce que l'avenir du travail peut nous réserver en tant que fonctionnaires.

Nous sommes donc conscients que les ministères en sont tous à des étapes différentes de la mise en œuvre de l'environnement hybride, et que même si certains d'entre vous ont déjà eu une expérience du travail virtuel ou distribué, ce passage généralisé au mode hybride est très nouveau pour beaucoup d'entre nous; collectivement, au niveau de l'organisation, mais aussi individuellement, nous faisons tous des expériences. Nous essayons de nouvelles choses, nous essayons de comprendre ce qui fonctionne le mieux, et dans quel contexte. Mais ce n'est pas toujours facile.

Et comme vous le savez, à tous les jours, sur toutes les plateformes, on voit des nouveaux articles sur la question. Et ce qui apparaît de plus en plus clair, c'est que même si on la cherche très, très fort, il n'y a pas une seule ou une bonne façon de faire, une bonne réponse à cette question là. Donc le but de cette série d'événements ne sera pas vraiment de chercher cette solution unique mais plutôt une façon de garder un esprit ouvert, d'explorer les perspectives qui peuvent nous aider à naviguer la transition, à développer des compétences, et à explorer les outils qui s'offrent à nous. Donc c'est un environnement en constante évolution et c'est pourquoi les experts qui viendront nous parler dans le cadre de cette série vont l'aborder à travers certains angles précis qui sont ancrés dans leur expertise ou dans leur expérience propre.

L'événement d'aujourd'hui est un bon exemple, puisqu'il donnera un aperçu des différentes dispositions de travail hybride et de la réflexion sur les nouveaux modèles de milieu de travail pour les fonctionnaires, conçus spécialement pour encourager la souplesse, la mobilisation et la productivité.

Sur cette note, je vous présente avec plaisir Sonia Powell, directrice générale des Solutions en milieu de travail à Services publics et Approvisionnement Canada.

[Myra Latendresse-Drapeau et Sonia Powell apparaissent dans les volets de la vidéo clavardage]

Myra Latendresse-Drapeau: Sonia Powell est la responsable du service du secteur des gestions des locaux et solutions en milieu de travail dans les services immobiliers depuis février 2016. Elle est responsable de la réalisation du programme annuel de travaux d'aménagement ainsi que de la modernisation du milieu de travail du gouvernement du Canada. Elle a reçu de nombreux prix pour son travail au sein de la collectivité des biens immobiliers. Elle est aussi présidente de l'institut des biens immobiliers du Canada, du conseil d'administration de l'institut et elle a aussi été sur le conseil d'administration de l'institut depuis 2015. Donc, beaucoup d'expérience là.

Bienvenue Sonia. Je vous cède maintenant la parole.

[Sonia Powell apparaît à l'écran. Texte à l'écran « Twitter : @ItsSoniaPowell »]

Sonia Powell : OK, parfait. Je vous remercie. Bonjour à tout le monde, bon après-midi, et bienvenue. Je suis très heureuse d'être parmi vous aujourd'hui pour ouvrir cette première séance de la série milieu de travail hybride. C'est quelque chose qui me tient beaucoup à cœur. Je voudrais commencer par dire que, soyons francs, nous avons connu beaucoup de perturbations au cours des dernières années. Je sens que le moment est maintenant venu où nous pouvons commencer à faire passer cette conversation d'un mode de réponse immédiate à la pandémie et à penser à notre propre mieux-être, et à regarder au-delà de la crise et à faire progresser la conversation que nous avons eue. Et pour envisager, peut-être ensemble, de construire un milieu de travail qui ne soit pas seulement pour les dix prochains mois, mais pour les dix prochaines années et de réimaginer les possibilités.

[Écran partagé : Sonia Powell; Image d'une jeune femme souriante. Texte à l'écran « GCworkplace; The hybrid workplace; Modernizing our workplaces and workspaces; Milieu de travail GC; Le milieu de travail hybride; La modernisation de nos milieux et espaces de travail »]

Sonia Powell : Mon équipe et moi passons beaucoup de temps à réfléchir au milieu de travail. Nous étudions la manière dont l'espace est utilisé et, même si nous nous concentrons sur le bureau, nous nous inspirons de ce qui se passe autour de nous. Nous examinons les signaux et les tendances dans les biens immobiliers et le numérique et dans la société, et nous regardons le secteur public, le secteur privé du monde entier. Je rencontre régulièrement mes homologues de tous les ordres de gouvernement, ici au Canada et à l'étranger, et nous échangeons. Nous écoutons et nous observons.

Nous essayons donc de tirer parti des meilleures idées qui existent dans les universités du pays. Et bien sûr, nous sommes à l'écoute des réactions de nos intervenants les plus importants; nos utilisateurs. Donc, vous! Des fonctionnaires de tout le pays, qui travaillent dans différents ministères et accomplissent différentes tâches.

Notre grand défi est donc de concevoir des milieux de travail qui vous aident à mieux faire votre travail, qui offrent de la souplesse pour répondre à vos besoins variés et changeants et qui sont adaptables parce que la façon dont le travail est fait et le milieu de travail changent radicalement.

Donc, vous pouvez compter sur moi pour être candide, pour vous présenter les meilleures pratiques dans mon domaine d'expertise tout en étant consciente qu'il reste énormément de travail pour emmener l'ensemble de la fonction publique dans cette direction. 

Je pense que l'avenir du travail est incroyablement stimulant. Nous le vivons maintenant. Cet avenir est également appelé à changer. C'est pourquoi, au cours des prochaines minutes, j'aimerais partager avec vous ce que le milieu de travail peut faire pour vous, et pour nous tous.

[Écran partagé : Sonia Powell; Quatre images d'espaces de travail modernes. Texte à l'écran "Qu'est-ce que hybride?; What is hybrid?"]

Sonia Powell : Donc, prochaine diapo s'il te plait.

Le milieu de travail que j'imagine ne se résume pas en un seul mot. Ce n'est pas un modèle unique, mais il n'est pas non plus le fruit du hasard. Il est intentionnel. Il est inclusif de par sa conception. Alors, comment faire pour que cela fonctionne dans un environnement hybride, alors que la main-d'œuvre qu'il doit soutenir n'est pas toujours présente sur place? Quand la main-d'œuvre peut travailler de n'importe où. Et en même temps, certaines activités ne peuvent être effectuées qu'à un seul endroit pour diverses raisons.

Un élément dont les employés nous ont fait part est qu'ils veulent de la souplesse. Ils veulent des options. Ils veulent se réunir et travailler avec leurs équipes, mais ils veulent aussi avoir le sentiment de faire partie de quelque chose, que ce soit leur équipe ou le ministère et avoir le sentiment de contribuer à quelque chose d'important. Et pour certains, ils veulent une routine ou au moins de la prévisibilité. Mais une chose est sûre, c'est que le parti pris ou les préférences personnelles d'une seule personne ne répondront pas aux besoins de tous.

Ainsi, pour mon équipe, notre réponse à cette diversité de besoins est d'offrir de la variété et du choix. Nous proposons donc une série d'options qui, ensemble, offrent une certaine souplesse. Les différents points de travail vous permettent de choisir le cadre de travail qui vous convient le mieux, ou qui convient le mieux à votre équipe, le cas échéant. Et des emplacements différents vont offrir des options différentes. Il y en a peut-être qui sont plus près de chez vous ou de l'école de vos enfants, ou peut-être de vos clients, ou des endroits où vous pourriez avoir un rendez-vous.

Donc, au lieu d'un seul et unique espace de travail, les employés ont accès à une variété d'espaces parmi un micro système de travail. Chacun de ces espaces peut répondre à des besoins précis. Certains sont plus adaptés pour supporter le travail en groupe, d'autres pour le travail nécessitant la concentration individuelle, dans des zones plus tranquilles, et encore d'autres sont dotés d'équipement spécialisé.

Les options dont je parle ne sont donc pas destinées à être utilisées en permanence ou en même temps. Un modèle souple s'adapte en fonction de la fréquence d'utilisation de l'espace par les employés, ou du peu d'utilisation qu'ils en font. Selon moi, la pandémie a fourni une occasion unique aux ministères et aux organismes d'investir dans le numérique, de repenser leurs milieux de travail, d'expérimenter de nouvelles façons de travailler, mais il y a encore beaucoup à faire pour moderniser tous nos espaces de bureaux à travers le pays, et cela prendra de nombreuses années. Par conséquent, en investissant massivement dans la modernisation et dans des options souples, comme cotravailGC qui offre un accès rapide à des milieux de travail modernisés, comme ceux que vous voyez dans la diapositive ci-dessus, les ministères participants auront accès à ces espaces immédiatement. Cela fait donc partie des solutions que nous voulons proposer. Diapositive suivante, s'il vous plaît.

[Écran partagé : Sonia Powell; la diapositive montre un groupe diversifié de travailleurs à l'intérieur d'un cercle. L'un des bords du cercle présente des icônes représentant différents moyens de transport : la marche, le vélo et les transports en commun. Le bord opposé du cercle montre des icônes représentant différents espaces de travail : Maison; CotravailGC; Centre; Autres.

Sonia Powell : Donc, je parle d'aménagements, de ce à quoi ça ressemble dans le gouvernement.

À quoi ressemble ce modèle hybride au gouvernement du Canada? Il s'agit d'un réseau d'espaces, y compris le hub, voir le carrefour principal d'un ministère, en plus de plusieurs options d'espaces supplémentaires que tu vois à l'écran. On parle des espaces fédérales mais on reconnaît que parfois les gens travaillent de la maison, d'un espace public ou autre mais nous sommes tous connectés et on a accès aux informations pertinentes à travers un réseau ou un wifi sécurisé et on accède avec nos logiciels et nos outils de collab. Il faut s'entendre qu'à chaque ministère s'ajuste l'approche de travail hybride pour répondre à ses besoins particuliers. Certains avaient déjà commencé leur parcours de modernisation avant la pandémie. Ils ont une longueur d'avance mais ils ont dû être précurseurs pour évoluer dans un environnement incertain.  

D'autres ministères ont choisi de se concentrer sur d'autres domaines de leur activité, et ils s'adaptent et s'ajustent d'autres manières. Ils profiteront de l'expérience de ceux qui les ont précédés pour élaborer leurs stratégies sur le milieu de travail. Vous m'avez probablement déjà entendu dire à un moment ou à un autre que la transformation du milieu de travail est un marathon, et non un sprint. Et pour que l'ensemble de l'écosystème fonctionne, il faut tenir compte du fait que les services et les employés ne se trouvent pas tous au même endroit. Il y en a pour tous les goûts. C'est aussi le moment de laisser les résultats de nos expériences et les réactions des utilisateurs qui en découlent déterminer la voie à suivre.

Vous avez peut-être entendu parler de la structure en étoile, un modèle simple, en fait. Il a été conçu pour refléter ce que nous avons entendu de la part des employés, et ce que nous avons appris lors de précédents projets sur le milieu de travail. Et entre vous et moi, ils n'ont pas toujours eu du succès. Mais les tendances ne concernent pas seulement les milieux de travail, mais aussi d'autres domaines dont j'ai parlé précédemment. Ce sont des éléments d'information, et n'oublions pas qu'une partie de cette complexité des milieux de travail est que nous avons le mandat de fournir des milieux de travail de qualité qui sont optimisés, écologiques et accessibles. Donc, un problème difficile à résoudre. Nous n'allons pas tout résoudre en un jour. Mais nous pensons que cette idée de structure en étoile est une stratégie gagnante.

De quoi s'agit-il? Les centres sont au cœur du leadership et de la culture du Ministère. Vous vous attendez à y trouver votre direction générale, ainsi que des fonctions de soutien, par exemple les affaires du Cabinet et les fonctions spécialisées, pour lesquelles il est difficile de trouver un emplacement dans des espaces partagés. Vous vous y rendrez probablement pour des activités d'intégration, des formations ministérielles, des assemblées publiques et des réunions d'équipe. Ce sont des milieux privilégiés pour permettre aux nouveaux employés de comprendre comment les choses se passent dans leur ministère. Il peut s'agir de votre administration centrale ou de votre administration régionale. On s'attend également à ce qu'ils soient assez statiques. Et je veux dire par là qu'ils ne changent pas beaucoup avec le temps. Après tout, ces espaces sont faits sur mesure. Ils sont souvent dotés d'une sécurité spécialisée, il faut du temps pour les construire et leur installation est coûteuse. Mais ils assurent la stabilité d'un ministère à leur base.

Ce que font les étoiles, c'est vous donner de la souplesse. Il s'agit de ce que j'appelle les « espaces occasionnels », et comme pour une roue, il y a beaucoup plus d'étoiles que de centres. Ils sont situés partout au pays et peuvent prendre de nombreuses formes. Ils comprennent des sites opérationnels, des milieux de travail sous réglementation fédérale alternatifs comme cotravailGC, qui sont des espaces partagés interministériels. J'espère que certains d'entre vous les ont utilisés dans le passé. Et les étoiles offrent également des espaces de bureaux supplémentaires pour soutenir l'ensemble de la main-d'œuvre.

Passons à la prochaine diapositive.

[Écran partagé : Sonia Powell; la diapositive présente trois images d'espaces de travail modernes. Texte à l'écran "What are the benefits?; Quels sont les avantages?"]

Sonia Powell: Parlant des avantages, l'objectif final est d'offrir un excellent milieu de travail pour permettre aux employés de mieux offrir des services aux canadiens par le biais d'un portefeuille immobilier souple. Ces espaces partagés offrent de l'agilité. Ils peuvent être construits rapidement, et SPAC met à l'essai de nouveaux modèles de prestation de services pour fournir plus rapidement des milieux de travail modernisés. Il s'agit notamment de solutions axées sur le mobilier, comme nos projets de transformation du milieu de travail. Et certains de nos participants viennent de ministères qui les utilisent comme solution. Sans oublier notre tout nouvel outil d'acquisition de services et d'espaces qui fait l'objet d'un projet pilote dans la région de la capitale nationale.

Si vous avez déjà entendu parler du logiciel-services ou du nuage, nous faisons des essais pour voir comment il peut s'appliquer aux biens immobiliers. Donc, la lentille de l'innovation que nous appliquons à notre Ministère.

Ensemble, le modèle de structure en étoile, dit "Hub and spoke", offre des options qui répondent aux besoins opérationnels des ministères à la demande accrue de flexibilité de notre main d'œuvre. Il offre également des options de milieux de travail modernisés pour les ministères qui ont des milieux de travail traditionnels et qui cherchent à tester de nouvelles approches.

Une autre caractéristique du modèle est cette capacité à tirer parti d'une main-d'œuvre nationale décentralisée. En disposant d'un plus grand nombre de sites de travail plus petits et en offrant encore plus de souplesse en permettant à plusieurs ministères de partager un site, nous sommes en mesure de vraiment concentrer nos investissements, et de nous permettre d'optimiser chaque dollar. Les ministères peuvent accéder aux talents là où ils se trouvent, sans avoir besoin de faire venir des personnes dans les régions métropolitaines qui sont traditionnellement associées à de nombreuses fonctions de l'administration centrale. Et cette décentralisation au niveau urbain, de la région et du pays offre aux employés la possibilité de choisir leur milieu de travail.

Elle offre également aux ministères une plus grande souplesse quant au lieu d'embauche, ce qui leur permet d'accéder à une main-d'œuvre plus diversifiée et de favoriser l'inclusion. Il y a encore du travail à faire du côté de la gestion du personnel pour permettre tout cela, mais c'est une tendance que nous observons et que nous espérons voir se poursuivre. Et lorsque les Ressources humaines auront trouvé la solution, notre stratégie en matière de milieu de travail sera en place pour la mettre en œuvre. Expérimentation, gestion, leadership, consultation ouverte des employés. Ces éléments permettront aux ministères de prendre des décisions fondées sur des données et des preuves, qui les guideront pour trouver la combinaison d'espaces qui répond à leurs besoins et s'adapte le mieux à leur personnel.

Nous n'abordons pas le portefeuille existant du point de vue de l'espace dont nous disposons et sur la façon dont nous pouvons en conserver le plus possible. Mais au lieu de cela, nous nous demandons de combien d'espace nous avons besoin si nous avons une main-d'œuvre souple et mobile. Où devrait-elle se situer? Comment bien dimensionner ces centres et ces étoiles dans le cadre de ce réseau numérique et connecté d'espaces, l'écosystème dont j'ai parlé? 

Ainsi, lorsque nous utilisons l'espace de manière efficace et qu'il est harmonisé avec la manière dont les organisations et les employés travaillent, nous commençons à voir apparaître certains avantages secondaires. Il y a des économies vertes importantes. Le mètre carré le plus écologique est celui que vous n'achetez pas. Ce qui signifie que nous pouvons nous permettre de recapitaliser et de rendre l'inventaire existant écologique, donc d'écologiser nos activités. Et l'importante réduction des gaz à effet de serre qui résulte de la diminution des déplacements domicile-travail, du travail à distance et de l'offre de milieux de travail sous réglementation fédérale plus proches du domicile, où des options plus écologiques comme le vélo et la marche sont possibles, est considérable.

Quant aux employés, ils ont le choix du milieu et de la manière de travailler, ce qui nous permet de prendre des décisions qui favorisent un meilleur équilibre travail-vie personnelle, augmentant ainsi la mobilisation, la satisfaction professionnelle et, espérons-le, réduisant le roulement du personnel. Ceux-ci sont souvent associés à un sentiment de mieux-être accru en raison de la réduction du stress et à la possibilité de faire des choix sains.

Donc, c'est vraiment d'un ensemble de mesures dont nous parlons. Diapositive suivante.

[Écran partagé : Sonia Powell; la diapositive illustre un chemin d'icônes représentant les différentes étapes du plan d'adoption. Texte à l'écran "How do we adopt Hybrid?

  1. Create a Transformation team.
  2. Connect and collaborate with employees and stakeholders.
  3. Evaluate and select sites.
  4. Prepare the worksites.
  5. Establish an experimentation plan
  6. Plan for onsite resources and eventualities. Launch!; Comment adopter le modèle hybride?
  1. Mettre en place une équipe de la transformation.
  2. Communiquer et collaborer avec le personnel et les parties prenantes.
  3. Èvaluer et choisir les emplacements.
  4. Préparer les lieux de travail.
  5. Ètablir un plan d'expérimentation.
  6. Prévoir des ressources sur place et les éventualités. Lancement"]

Sonia Powell : Voici un peu de « comment faire ». Cela ressemble peut-être un peu à une utopie, et comment y parvenir? Je pense que la réintégration progressive en milieu de travail fournit quelques indices.

Avec un peu de prévoyance et de planification, votre retour au bureau peut commencer à éclairer vos besoins futurs. Nous avons décomposé le processus en six étapes, que vous voyez ici. Elles sont rapides à écrire, mais il faut du temps pour les maîtriser. Nous devons donc garder cela à l'esprit. Nous avons créé un guide que tous les ministères peuvent consulter sur notre page GCpédia. Si vous souhaitez en savoir plus, je vous suggère de le consulter. Nous encourageons également les équipes à se parler. Nous avons facilité les relations pour aider à partager les leçons apprises, les idées et les stratégies.

Les étapes semblent simples mais il y quelques facteurs clés de la réussite. La planification, le leadership de changement par la haute gestion et être à l'écoute des employés.

En tant qu'employé, à quoi pouvez-vous vous attendre? Je crois que nous devons nous attendre à l'itération et à l'expérimentation des employés. Je pense l'avoir dit plus tôt, il n'y a pas de solution universelle. Il n'y a pas non plus de magie, il faut travailler dur. Et ça fonctionne vraiment. Nous militons pour avoir des espaces partagés, et bien que cela soit un peu controversé, cela l'est peut-être un peu moins qu'avant. Notre modèle d'espaces de travail assignés en milieu de travail d'avant la pandémie n'était pas fonctionnel. Dans un modèle hybride, cela est même accentué. Cela signifie donc que vous pouvez vous attendre à devoir nettoyer votre ancien espace de bureau. Il s'agit de retirer les effets personnels, les documents professionnels qui ne sont plus nécessaires, ce nettoyage de papier fastidieux dont on entend parfois parler.

Et vous devez continuer à utiliser les muscles que vous avez développés pendant la pandémie. Apprenez de nouveaux outils, de nouvelles façons de vous connecter et de collaborer, et améliorez votre capacité à être inclusif lors de vos réunions. Essayez de nouvelles choses. Essayez de travailler de manière asynchrone avec vos collègues et voyez comment vous pouvez être efficace, même lorsque vous n'êtes pas dans la même pièce. Une partie de cette force de travail nationale consiste à dire qu'il y a des moments où nous pouvons tous nous rassembler et des moments où nous ne pouvons pas. Alors, faisons l'expérience du fait que nous ne sommes pas toujours ensemble dans la même pièce. Partagez vos expériences en matière d'expérimentation, bonnes ou mauvaises, afin que les autres puissent en tirer des enseignements. Je pense que nous devons également faire attention à la façon dont nous exprimons les choses, car cela compte vraiment.

Et enfin, ayez l'esprit ouvert. Vos collègues travaillent très dur pour trouver des solutions à un problème complexe. Ils travaillent en ayant vos intérêts à cœur, et ils essaient d'équilibrer les besoins opérationnels de votre ministère. Ils essaient probablement de trouver de nouvelles choses, comme la collecte de données, la planification de nouvelles façons de servir les fonctions de santé et de sécurité au travail, comme les gardiens d'étage et les secouristes. Ils essaient probablement de résoudre un certain nombre de problèmes liés à la technologie de l'information, comme s'assurer que vous disposez d'une bande passante suffisante, mettre à jour la technologie des salles de réunion et trouver de nouveaux outils de réservation d'espace.

Donc, chaque ministère doit examiner leurs espaces, cultures, et la technologie en vue d'adopter un modèle de travail hybride. Posez des questions, soyez chercheurs, soyez ouverts, et partagez vos expériences.

Commençons. Faites le premier pas et essayez. Cela fait partie de la recherche d'une solution ensemble. Diapositive suivante, s'il vous plaît.

[Écran partagé : Sonia Powell; une carte du Canada illustrant l'emplacement actuel des administrations centrales du gouvernement, des bureaux régionaux et des effectifs mobiles. Une flèche pointe vers une carte plus grande du Canada qui illustre beaucoup plus d'emplacements de la main d'œuvre.

Texte à l'écran "Bolder, Broader; 'Hybrid...it can support a more nationally distributed and connected workforce and give employees increased flexibility that supports their well-being' – Janice Charette; Audacieux, Vaste; 'Le modèle de travail hybride... il peut favoriser une main-d'œuvre plus répartie et connectée à l'échelle nationale et offrir aux employés une plus grande flexibilité propice à leur bien-être' – Janice Charette"]

Sonia Powell : Cela illustre à quoi peut ressembler la mise en œuvre de certaines de nos stratégies, et comment la répartition de notre milieu de travail peut changer. Nos alliés dans certains services publics nationaux à travers le monde ont commencé à se décentraliser, et selon moi, cette décentralisation offre d'énormes possibilités. Le gouvernement du Canada n'a pas fait d'annonce officielle, mais nous constatons que la tendance à recruter dans tout le pays se poursuit. Et si nous pouvons travailler à distance, est-il encore nécessaire d'embaucher localement? Ou peut-on envisager une main-d'œuvre répartie dans tout le pays? Il s'agit donc de quelques-unes des grandes questions de l'avenir, et selon moi, notre stratégie peut s'ajuster parce que le modèle de structure en étoile est adaptable à ces besoins changeants. Il y réagit.

Un premier pas vers plus d'audace serait, je pense, de créer un site d'espaces de travail partagé du gouvernement du Canada dans chaque bâtiment sous réglementation fédérale. Cela permettrait à n'importe quel ministère d'utiliser cet atout, dans des endroits où il n'est pas encore nécessairement présent. Les employés de ces régions pourraient se rendre dans des milieux de travail sous réglementation fédérale et tirer profit d'un environnement de bureau lorsqu'ils en ont besoin, y compris l'accès à l'équipement ou aux outils.

Et pour aller plus loin, SPAC offre ce programme de jumelage qui met en relation les ministères ayant besoin d'espace avec d'autres ministères qui en ont. C'est une façon de commencer petit à petit avec les espaces que vous avez déjà, et de voir s'il y a des obstacles comme la sécurité, la connexion à un réseau, la réservation d'un poste de travail, ce genre de choses qui doivent être résolues.

Nous continuons donc à mettre à l'essai des idées et à mettre en place des projets pilotes. Nous reconnaissons également que les bonnes idées sont parfois en avance sur leur temps. Ainsi, nous ne présentons pas toujours les choses tout de suite, même lorsque notre expérience est positive. Diapositive suivante.

[Écran partagé : Sonia Powell; images d'environnements urbains illustrant des transports en commun, des rues piétonnes et des bâtiments « verts »]

Sonia Powell : Voici des commentaires un peu aspirationnels, je pense.

Rêvons un peu plus grand pour un moment à un futur possible. Par exemple, comment devrions-nous contribuer à la stratégie de quinze minutes que plusieurs grandes villes dont Ottawa essaie de mettre en place. Cette stratégie vise à ce que l'ensemble des services aux citoyens, privés et publics, soit disponible a moins de quinze minutes des résidences, une approche de quartier si on veut. Une fonction publique non plus dans la capitale nationale ou représentée par une tour de béton sans visage mais présente dans chaque communauté, employant des membres de chaque communauté, reflétant la diversité des expériences, des perspectives et des communautés.

La création de cette expérience unique du gouvernement du Canada va même au-delà des simples espaces sous réglementation fédérale. La possibilité de collaborer avec tous les ordres de gouvernement. Imaginez des sites de travail partagé où tout fonctionnaire, qu'il soit municipal, territorial, provincial, fédéral ou des Premières Nations, peut collaborer et travailler en équipe dans sa communauté. Des centres de services où vous pouvez présenter une demande de permis de construction, un permis provincial et de passeport fédéral à un seul endroit.

Il s'agit de quelque chose que nous envisageons et imaginons dans un futur gouvernement qui peut travailler pour les Canadiens au sein de leurs propres communautés. Prochaine diapo.

[Écran partagé : Sonia Powell; texte à l'écran "'As we establish how we will operate now and in the future, we have an opportunity to blend the best of our traditions while leveraging emerging workplace models to foster a diverse and healthy public service that is trusted to effectively deliver for Canadians.' – Janice Charette; 'Au moment de définir quel sera notre mode de fonctionnement, maintenant et à l'avenir, nous avons l'occasion de combiner ce que nos traditions ont de meilleur tout en tirant parti des modèles de milieu de travail naissants pour favoriser une fonction publique saine et placée sous le signe de la diversité, à laquelle on fait confiance pour bien servir la population Canadienne.' – Janice Charette"]

Sonia Powell : Voici donc une citation qui me tient vraiment à cœur. Selon moi, nous vivons un moment passionnant pour la fonction publique. Nous avons l'occasion non seulement d'influencer, mais aussi de changer notre façon de travailler, d'améliorer notre façon de servir et de représenter les Canadiens. Et c'est le moment d'expérimenter le modèle hybride, de recueillir les commentaires de nos employés, d'agir et de faire du milieu de travail l'avenir du travail pour les Canadiens. Et c'est le but de cette séance.

[Écran partagé : Sonia Powell; image d'un grand groupe de travailleurs assis en demi-cercle, écoutant une présentation; texte à l'écran « Merci », « Thank you », et les coordonnées de Sonia Powell :]

Donc, c'est avec plaisir que je vous souhaite la bienvenue encore à cette première séance de la série milieu de travail hybride. Vous allez entendre des leaders avant-gardistes et vous aurez l'occasion de participer, partager vos idées, et de poser vos questions. Donc, merci beaucoup de m'avoir donné l'opportunité de partager mes idées avec vous.

[Myra Latendresse-Drapeau et Sonia Powell apparaissent dans des volets de vidéo clavardage]

Myra Latendresse-Drapeau: C'est un plaisir de vous avoir avec nous, Sonia. Et encore une fois, merci beaucoup! Ce que vous avez dit c'est vraiment un excellent rappel que notre milieu de travail est à la fois un espace mais aussi une culture et aussi une technologie.

Aujourd'hui, nous allons donc nous concentrer davantage sur l'espace, mais il va de soi que ces deux éléments sont vraiment intrinsèquement liés. Et donc, nous allons explorer tout cela. J'ai également apprécié l'appel que vous avez lancé pour que nous gardions tous l'esprit ouvert et que nous commencions vraiment à imaginer ensemble à quoi peut ressembler l'avenir de la fonction publique.

[Myra Latendresse-Drapeau apparaît en plein écran]

Myra Latendresse-Drapeau : Nous allons maintenant passer à la partie suivante de notre événement, au cours de laquelle d'autres invités se joindront à nous. Nous avons donc trois merveilleux intervenants aujourd'hui, et Sonia, vous êtes bien sûr la bienvenue pour participer à la discussion.

[Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage]

Myra Latendresse-Drapeau : J'ai donc le plaisir de vous présenter Supriya Edwards. Supriya est directrice générale à la Direction de l'effectif et du milieu de travail à Statistique Canada.

[Supriya Edwards apparaît en plein écran

Myra Latendresse-Drapeau : Elle est également sa directrice des ressources humaines et sa directrice de la sécurité.

[Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage]

Myra Latendresse-Drapeau : Au cours des 20 dernières années, elle a occupé divers postes axés sur la gestion des personnes, les relations de travail, les valeurs et l'éthique. Bienvenue Supriya.

Deuxième panéliste, Simon Gascon.  

[Simon Gascon apparaît en plein écran

Myra Latendresse-Drapeau : Simon travaille à Services publics et Approvisionnement Canada. C'est le directeur principal de la stratégie du milieu de travail et du design intérieur.

[Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage]

Myra Latendresse-Drapeau : Simon est un gestionnaire principal depuis une dizaine d'années et il se spécialise dans l'aide aux organisations qui font face à des transformations majeures.

Myra Latendresse-Drapeau : Enfin, Heather Ray.

[Heather Ray apparaît en plein écran

Myra Latendresse-Drapeau : Heather est la gestionnaire principale de la Gestion stratégique des locaux à Services partagés Canada.

[Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage]

Myra Latendresse-Drapeau : Elle dirige la modernisation du milieu de travail pour ce Ministère depuis 2015, non, 2017. Et elle est passionnée par la transformation du milieu de travail et la gestion du changement. Ainsi, Sonia, Supriya, Simon et Heather seront heureux de répondre à vos questions au fur et à mesure qu'elles se présenteront. Comme je l'ai déjà dit, vous pouvez soumettre vos questions en cliquant sur l'icône de la bulle. Nous en avons déjà quelques-unes que nous allons essayer de passer en revue.

On peut peut-être commencer par une à laquelle je pourrais demander à Heather d'y répondre. Le retour au bureau a donc été une sacrée expérience. La plupart d'entre nous l'ont vécu, et nous savons que cela peut créer un certain stress, une certaine anxiété, et même que certaines personnes ont ressenti un peu de frustration. Que diriez-vous aux employés qui n'ont pas encore fait l'expérience d'un modèle de main-d'œuvre hybride et qui sont peut-être un peu anxieux de retourner dans leur milieu de travail?

Heather Ray : Oui, c'est une excellente question. Donc, en pensant au modèle de travail hybride, comme Sonia l'a mentionné, c'est un nouveau concept pour nous tous. Ainsi, tout comme les employés se sentent un peu anxieux, les personnes chargées de mettre en place toutes ces nouvelles mesures le sont également.

[Heather Ray apparaît en plein écran. Texte à l'écran « Twitter : @heath_ray »]

Heather Ray : J'encourage donc chacun d'entre nous à garder l'esprit ouvert en ce qui concerne le modèle de travail hybride et le retour dans le milieu de travail. Donc, les employés, à mon avis, passent par toute une gamme d'émotions, tout comme ils l'ont fait en mars 2020. On nous a soudainement demandé de travailler à la maison, et ça a été un peu un choc.

Aujourd'hui, alors que nous nous préparons à revenir dans le milieu de travail, nous ressentons à nouveau ces mêmes émotions. Donc, c'était inconfortable pendant un moment. Mais avec le temps, nous avons commencé à nous adapter et à nous ajuster, et nous nous sommes habitués à ces nouvelles modalités de travail. Donc, maintenant que nous revenons sur place, nous nous préparons à retourner au bureau d'une manière hybride. Il y a évidemment beaucoup de questions et c'est normal, tout comme il y en avait beaucoup en mars 2020. Nous n'avons jamais adopté de telles modalités de travail auparavant. Nous étions très habitués au travail au bureau avant la pandémie, puis nous nous sommes adaptés au cours des deux dernières années et demie à ce mode de travail à distance. Et maintenant, nous cherchons à nous lancer dans un mélange de travail au bureau et à distance. Donc, encore une fois, un changement.

Le message que je désire transmettre aux fonctionnaires, c'est d'encourager les employés à saisir cette occasion. Il n'est pas fréquent que la fonction publique ait l'occasion de participer à une initiative de transformation d'une telle ampleur. Je dirais , allez au bureau et voyez comment cela se déroule, comme Sonia l'a mentionné. Posez des questions, participez à des réunions, allez-y, rejoignez des réunions à distance lorsque vous avez un mélange de participants sur place et à distance. Voyez ce qui fonctionne, voyez ce qui ne fonctionne pas, et assurez-vous de nous faire part de vos commentaires.

Aidez-nous à déterminer ce qui fonctionne et où se situent les difficultés, afin que nous puissions prendre en compte ces informations et les intégrer dans le nouveau modèle de milieu de travail que nous essayons de mettre en place. Vos commentaires permettront d'orienter le milieu de travail de demain, et c'est un milieu où vous avez l'occasion de contribuer et de façonner dès maintenant, ce qui est assez génial à mon avis.

[Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage]

Myra Latendresse-Drapeau : Oui, absolument. En parlant d'expérimentation et d'essayer de nouvelles choses, l'une des choses que j'ai souvent vues, c'est différents types de secteurs pour différents types de travail dans les étages à bureaux. Il y a aussi des bureaux non attribués et différentes pièces fermées pour les personnes qui veulent passer des appels, etc. Donc, on a l'impression qu'il y a beaucoup de nouveauté. Un grand nombre de changements peut parfois être un peu désorientant.

Du point de vue de la gestion du changement, que pouvons-nous faire pour aider? Pour fournir cette orientation, et peut-être même ce sentiment d'appartenance dont Sonia parlait plus tôt?

Heather Ray : Oui. Je crois donc qu'il est tout à fait compréhensible de se poser ces questions et d'avoir des doutes, car comme vous l'avez dit, il existe une grande variété d'options de travail auxquelles les fonctionnaires ne sont pas nécessairement habitués.

[Heather Ray apparaît en plein écran]

Heather Ray : C'est un grand changement par rapport à la façon dont nous travaillions dans le passé. Certains employés ont travaillé 20 et même 30 ans dans une configuration de postes de travail assignés. Ainsi, alors que nous essayons de ramener les gens dans le milieu de travail, nous leur disons que le poste de travail assigné ne sera plus la façon dont nous travaillons. Alors, bien sûr, cela peut être vraiment déroutant.

Dans mon Ministère, nous nous sommes lancés dans la modernisation du milieu de travail quelques années avant la pandémie. Lorsque nous avons commencé à travailler avec les employés qui faisaient partie du premier groupe qui allait être relocalisé dans ce nouvel environnement, nous avons ressenti toute une gamme d'émotions.

Donc, nous avions des gens qui étaient très enthousiastes; ils pensaient que c'était un bon changement. Nous nous sommes également fait rabrouer et des gens nous ont dit qu'ils allaient prendre leur retraite si on les obligeait à travailler de cette façon. C'est donc tout à fait normal, car les gens s'adaptent à ces nouveaux changements à des échelles différentes.

Donc, ce que nous avons fait, c'est qu'avec des mécanismes de soutien appropriés et en travaillant vraiment fort, il faut y mettre le temps, et il faut travailler au niveau des employés, au niveau de la direction et au niveau de la haute direction, et s'assurer que tout le monde comprend le pourquoi, et les aider à passer les étapes pour permettre cette transformation appropriée. Et grâce à ce travail, nous avons réussi à faire en sorte que ces employés travaillent de cette nouvelle façon. À tel point que certains de ces récalcitrants sont maintenant devenus nos plus grands ambassadeurs et promoteurs de l'espace.

Donc, je ne dis pas ça pour vous montrer que tout est rose, mais seulement pour vous montrer qu'avec de la patience et en travaillant ensemble, nous pouvons en faire quelque chose de fantastique. Même si, à première vue, il ne semble pas que cela puisse être quelque chose de fantastique, vous devez lui donner une chance. Vous devez être patient, vous devez lui donner une chance et vous devez vous lancer. Donc, je pense que c'est vraiment important.

Je pense également qu'il est très important que les employés comprennent que ces nouveaux milieux de travail sont configurés en fonction sur des commentaires qu'ils nous ont fournis. Nous ne nous contentons pas de dicter ce à quoi ressemblera le nouvel avenir du travail. Nous nous adressons vraiment aux employés pour savoir ce qu'ils veulent dans le milieu de travail. Les employés ont donc été interrogés, consultés, et c'est sur la base des résultats de ce sondage qu'est née cette nouvelle conception du milieu de travail.

Et la beauté de ces nouveaux environnements souples est qu'ils peuvent être adaptés à l'évolution du monde qui nous entoure. Nous avons eu la chance, en un sens, de nous être déjà lancés dans cette aventure avant la pandémie, car nous avons pu facilement nous tourner vers cette nouvelle réalité lorsque la pandémie nous a frappés. Si nous ne nous étions pas déjà engagés dans cette voie, notre Ministère aurait eu un peu plus de difficulté à s'adapter. Cette nouvelle façon de travailler présente donc des avantages certains.

Et comme Sonia l'a dit, il faudra un certain temps pour s'habituer à travailler dans ces nouveaux environnements, mais vous devez vous donner une chance de le faire. Et si vous le faites, si vous adoptez ces nouveaux aménagements, je crois que vous serez surpris de voir que ces postes de travail, et tous ces secteurs qui existent, peuvent en fait rendre l'expérience des employés sur le site vraiment excellente. Mais vous devez leur donner une chance. Il faut y aller, il faut les mettre à l'essai, et il faut y aller en ayant l'esprit ouvert. Et je crois que si vous le faites, nous devrions assurément réussir dans ce domaine.

[Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage

Myra Latendresse-Drapeau : Ainsi, nous pouvons tous devenir des ambassadeurs de l'espace. C'est drôle, quand j'entends cette expression, je pense aux casques et aux cosmonautes, mais ceci lui donne un nouveau sens. Merci Heather. Vous nous amenez à un peu plus de concret dans l'expérience des bureaux physiques. Nous venons de recevoir quelques questions en lien avec ce dont nous venons de parler. Simon, peut-être que je peux me diriger vers toi et évoquer justement un des scénarios qui est dans les questions. Pour certains d'entre nous, une des peurs qu'on a c'est de se retrouver à travailler derrière notre ordinateur, de manière virtuelle quand on a précisément fait l'effort d'aller en personne au bureau. Qu'est-ce qu'on peut faire pour essayer d'éviter cette situation là, lorsque c'est possible.

Simon Gascon : C'est une très bonne question et puis ça me fait plaisir d'être parmi vous aujourd'hui. Pour répondre à cette question là, pour vous présenter un peu le genre de travail qu'on fait, parce que je fais justement partie de l'équipe de Sonia.

[Simon Gascon apparaît en plein écran]

Simon Gascon: Quand on se tient à jour, on se tient à jour. Donc, hier, il y avait justement un excellent article dans Policy Actions, c'est notre chère amie Catherine May et je vais utiliser une citation de la part de la greffière pour mieux répondre à cette question là. Madame Charette a dit : et je la lis en français, elle s'attend à ce que les gestionnaires ramènent les employés au bureau dans un but précis, et pour le temps qu'il est logique d'y être. On s'attend généralement à ce que le travail à distance soit réservé au travail qui demande beaucoup de concentration, donc qui nécessite du calme. Le bureau sera destiné pour accomplir des tâches plus simples, comme la collaboration et le remue-méninges.

Alors, cela a-t-il du sens que les gens viennent au bureau pour s'asseoir devant un écran d'ordinateur et faires des appels sur Microsoft Teams toute la journée? Absolument pas, dit-elle. Nous devons être déterminés. Les gestionnaires doivent avoir une idée précise de la raison pour laquelle ils font venir les gens au bureau.

Donc, j'utilise cette citation-là, ça me permet d'ouvrir un peu la discussion à cet effet et répondre ainsi à certaines demandes de la part des employés sur "Pourquoi rentrer au bureau?" C'est évident que mon équipe est en charge du côté de toutes les stratégies, et j'ai aussi une équipe qui est chargée du côté du design intérieur, ça évolue mais ça évolue rapidement. On avait des coworking qui étaient déjà en place. Plusieurs d'entre vous, il y a trente-huit ministères qui en sont membres, les utilisent déjà avec beaucoup de succès. Mais on voit de plus en plus que les gens retournent au bureau donc pour ces aspects de collaboration-là, veulent avoir accès à des plus grandes salles de conférence, veulent aussi avoir accès à des technologies de de brainstorming qui permettent aux gens dans la salle et aux gens à l'extérieur aussi de travailler ensemble. Donc, on est en train de revoir la façon de faire et la structure. Il y a des exemples qui existent déjà comme si vous prenez le centre des conférences qui était disponible à la Place du Portage, on avait accès à de petites salles de conférences jusqu'à de très, très  grandes salles, c'est un peu le même principe qu'on veut commencer à emmener et travailler avec les différents ministères.

Lorsqu'on parle de collaboration, on parle aussi de cette capacité-là d'utiliser le point de vue national de la collaboration. Donc d'avoir les points de vue de différentes personnes, sur différents enjeux. Puis, la technologie devient de plus en plus importante. Si j'ai une rencontre avec toi Myra, avec Heather, avec Supriya, avec Sonia, tout le monde devrait pouvoir facilement utiliser la technologie qui est disponible et on travaille de concert et de près avec nos super collègues des services partagés pour justement standardiser cette approche là et faire la mise à jour le plus rapidement possible de l'ensemble de ces salles de conférence.

Donc, ça devient intéressant de voir comment est-ce même nos modèles, qui on pensait à jour, ont fait des tendances qui étaient bien stratégiquement bien positionné doivent évoluer encore une fois rapidement compte venu les nouvelles circonstances. Et puis j'aimerais revenir un peu sur ce que Heather disait parce qu'on est vraiment dans une phase transformationnelle. Et puis moi, pour ceux qui me connaissent, ou si vous m'avez vu parler dans d'autres contextes, vous savez que j'aime beaucoup les sports et puis l'analogie que j'utiliserais pour ça c'est qu'il n'y pas un athlète olympique ou il n'y en a pas beaucoup que je connaisse qui se sont rendus à un niveau olympique en étant confortable et puis c'est cette période de transformation qu'on est en train de vivre au sein de la fonction publique. Puis, je pense que c'est important de rappeler ce point-là.]

[Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage

Myra Latendresse-Drapeau : Oui, absolument. On le ressent tous ce côté un peu inconfortable mais c'est un apprentissage puis il y plein de choses qui je pense sont faites pour accélérer cet apprentissage-là puis augmenter très rapidement notre niveau de confort. On voit un paquet de choses, moi j'ai vu comme par exemple des bureaux avec un tapis roulant qui est installé pour pouvoir marcher pendant qu'on prend des rencontres. On a des questions sur le côté santé et bien-être. Est-ce qu'on a des espaces santé et bien-être qui peuvent être intégrés à ces nouveaux modèles-là?

Sonia, Simon, je suppose que vous êtes les mieux placés pour répondre à ces questions sur certaines des fonctionnalités qui peuvent être présentes aujourd'hui et dont nous pouvons inviter les gens à profiter, ou sur ce qui fait partie des possibilités? Quelle est la partie de ce que vous entendez qui pourrait être une tendance à l'avenir, ou qui pourrait être réelle à l'avenir?

Simon Gascon : Alors, Myra, voulez-vous que je commence et que je vous demande d'ajouter des détails? J'aime beaucoup cette question parce qu'il y a beaucoup de choses dont je suis très fier de parler.

[Simon Gascon apparaît en plein écran]

Simon Gascon : du travail qui est fait en collaboration. Nous rencontrons nos collègues du monde des biens immobiliers toutes les deux semaines, et nous nous alimentons mutuellement de toutes sortes d'informations.

Ainsi, dans ces nouveaux environnements, j'aimerais avant tout parler de l'accessibilité et de l'inclusivité de la conception. Nous avons travaillé avec des personnes provenant de diverses communautés représentant différents problèmes d'accessibilité qui souhaitaient nous parler. Nous avons produit plus de huit rapports sur ces questions. Et je peux dire que nous avons travaillé, bien sûr, avec de nombreuses organisations, le Conseil du Trésor, des intervenants internes et externes à la fonction publique fédérale, et des milieux universitaires. Et je dois dire que Milieu de travail GC, comme il est actuellement conçu, est le plus accessible que nous ayons jamais eu en termes d'espace de bureau général. Donc, ce n'est pas encore parfait, mais c'est certainement la meilleure option que nous ayons jamais eue. Et le mieux, c'est que nous continuons à en apprendre sur le sujet et à intégrer tous les commentaires que nous recevons à ce sujet.

Pour moi, la vérité et la réconciliation sont très importantes. Et nous avons des directives de conception autochtone, et je suis très fier de ces directives parce qu'elles ont été élaborées, encore une fois, en totale collaboration avec de nombreux représentants des diverses communautés autochtones du pays. Et donc ce que nous essayons de faire maintenant, c'est d'incorporer ces directives de conception dans tout ce que nous faisons. Ne soyez donc pas surpris si vous voyez de plus en plus de représentations des diverses communautés autochtones du Canada, car il y a beaucoup de variations et de différences entre elles. Nous essayons donc d'être aussi inclusifs que possible, mais aussi de représenter un peu les aspects locaux. J'en suis donc très fier. En ce qui concerne les technologies, nous en avons parlé, un champ de vision commun est important pour moi. Donc, vous avez vu que le bureau de Sonia comportait de nombreuses belles photos. Et beaucoup d'entre vous ont dû se dire, wow, ce sont des bureaux plutôt cool. Ce sont ses bureaux? Et la réponse est oui, pour chacun d'entre eux. Nous en sommes donc à ce stade. Et vous voyez de plus en plus d'espaces de collaboration. Vous voyez des canapés, des chaises confortables, vous voyez l'utilisation de petits regroupements de postes de travail ouverts. Nous en avons parlé, Heather l'a mentionné, et je pense que Myra aussi. Mais ces différents postes de travail qui vous permettent d'effectuer diverses tâches au bureau s'améliorent et ils sont plus beaux que jamais. Sonia a mentionné que nous travaillons avec la communauté des fournisseurs afin d'avoir le mobilier le plus approprié pour la fonction publique.

Enfin, pas vraiment, mais nous sommes également très sensibles à la question de savoir comment vous vous sentez lorsque vous venez au bureau. Nous allons utiliser des éléments qui rappellent la nature, du vert, des images de bois ou l'utilisation de matières « nobles » comme on dit en français. L'éclairage est également très important.

Nous jouons donc avec tout cela et mon équipe de concepteurs, qui est tout simplement incroyable pour trouver des moyens d'agencer tout cela dans un environnement global qui est beaucoup plus confortable que, et très souvent nous utilisons DEX dans lequel nous comparons le plancher d'un ancien bureau à cloisons que nous avons réaménagé en poste de travail moderne. Et beaucoup de gens se demandent comment il a été possible d'en arriver là, alors qu'il était possible de le faire grâce à cotravailGC qui est actuellement en place et à certains milieux de travail qui sont déjà à la hauteur de nos normes.

Donc, c'est une chose. L'autre élément auquel nous prêtons beaucoup d'attention est l'environnement externe. Où est-il le plus judicieux d'établir le prochain cotravailGC? Il y aura donc des répercussions socioéconomiques, mais aussi des répercussions basées sur les concentrations d'employés, par exemple si vous pensez aux grandes villes, nous essaierons de les établir dans les banlieues. Nous envisageons également d'ouvrir un cotravailGC dans une réserve autochtone. Apparemment, on y travaille. Pensez donc aux répercussions que cela a sur les objectifs stratégiques globaux de réconciliation que nous nous efforçons tous d'atteindre.

Tous ces éléments font donc partie des considérations que nous prenons en compte dans les conceptions. Pour ce qui est du tapis roulant, Myra, je vous le laisse.

[Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage

Simon Gascon : Si vous me voyez courir, vous devriez courir aussi, car il y a probablement un problème, sinon vous ne me verriez pas courir. Mais je sais qu'il y a des fonctionnalités sympas, pour s'assurer qu'on reste en forme. Certaines d'entre elles sont à l'essai. Les petits iPad sur les gyropodes sont également très utiles pour les personnes qui sont présentes au bureau plutôt que de travailler à distance, car ils permettent de se déplacer et de rejoindre différents groupes. Et nous les avons également testés.

[Simon Gascon apparaît en plein écran]

Simon Gascon : Mais c'est là que je m'arrêterais pour l'instant. Sonia, voulez-vous ajouter quelque chose?

[Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage

Sonia Powell : Merci, Simon, je vais peut-être me contenter d'évoquer quelques faits saillants pour renforcer les excellents arguments que vous avez avancés. Je voulais commencer par les postes de travail actifs, ces tapis roulants. Certains d'entre vous ont peut-être vu des bicyclettes et autres choses.

[Sonia Powell apparaît en plein écran.]

Sonia Powell : Pour moi, c'est un merveilleux exemple de prise en compte de vos idées. Et c'est pour tout le monde.

Comment en sommes-nous arrivés à avoir ces postes de travail actifs? Est-ce un fournisseur qui a fait pression sur nous? Non, du tout. C'était un de nos étudiants. Il y a plusieurs années, nous avons organisé une compétition de type « Dans l'œil du dragon ». On a demandé de proposer des idées, et voici l'une des gagnantes. Et c'est ce qui nous a poussés à mettre en place ce programme pilote. Elles ont été accueillies avec un succès mitigé. Certains groupes les ont vraiment adorées, d'autres les ont beaucoup utilisées au début et moins par la suite.

C'est donc ce que nous disons; nous écoutons les grandes idées, nous les mettons à l'essai, nous voyons dans quel contexte elles fonctionnent. Je suis donc reconnaissante que cet exemple ait été présenté. Je vais répéter quelques points : toute cette idée de nouveaux postes de travail, qu'il s'agisse d'un poste de travail actif ou autre. L'une des choses que nous essayons de concevoir davantage est cette idée de polyvalence. Ainsi, un même milieu doit pouvoir être utilisé de différentes manières, qu'il s'agisse d'un espace cuisine qui peut également être un point de travail temporaire ou, pour une courte période, un point de travail pour les gens. Il se trouve que je fais partie de ces gens qui aiment travailler dans les cafés-cuisines. C'est là que se trouve l'effervescence. C'est un peu mon environnement de travail idéal avec une tasse de café, bien sûr.

Mais ils peuvent aussi accueillir des réunions d'équipe, des séances de discussion ouverte et d'autres rencontres de ce genre. Et ces cafés-cuisines ont souvent des écrans. Ils sont polyvalents, ont une salle tranquille qui pourrait aussi être une salle de réunion, qui pourrait aussi servir à des fins religieuses ou quelque chose comme ça. Donc, ce n'est pas une construction sur mesure. Toute cette variété pour atteindre nos objectifs en matière d'accessibilité, de sensibilisation à la réconciliation, vous voyez.

Je voulais également aborder les nouveaux produits. Nous mettons à l'essai des fonctionnalités comme des cabines téléphoniques; vous les avez peut-être vues, ces petits endroits fermés où vous pouvez passer un appel rapide. Il existe différentes dimensions, différentes dispositions, ces regroupements de postes de travail ouverts dont Simon a parlé. Mais aussi des éléments, comme différentes chaises à l'essai dans les salles de réunion. Nous connaissons tous celles qui font que vous êtes assis droit et qui vous permettent de vous pencher vers l'avant pendant une conversation. Nous en avons également qui sont plus décontractés, ayant une sorte de rembourrage doux, et cela donne une ambiance un peu différente à la conversation. Des tables plus basses permettent d'avoir une conversation plus engagée que dans certaines autres salles de réunion. Donc, nous mettons à l'essai tous ces éléments. Le type de mobilier que vous utilisez influence réellement votre comportement dans ce domaine.

Enfin, je dirai que nous travaillons avec nos fournisseurs pour proposer des produits plus écologiques, avec moins de plastique, et atteindre certains de nos objectifs écologiques. Nous essayons également d'utiliser davantage de matériaux naturels. Et Simon a mentionné cette idée de biophilie, et de personnalisation accrue. Je pense notamment à l'éclairage à intensité réglable pour les personnes qui préfèrent un environnement de travail très lumineux ou qui préfèrent un éclairage réduit. Il n'est donc pas nécessaire d'avoir deux postes de travail pour cela, il peut s'agir d'un seul poste avec un éclairage à intensité réglable. Des éléments comme des chaises réglables et des postes de travail à hauteur réglable que nous voyons devenir monnaie courante.

Ainsi, en apportant des idées à la table, nous permet d'être attentifs à ce que les gens cherchent et à ce dont ils ont besoin. Nous observons leurs comportements et nous observons les nouveaux produits qui sont sur le marché. Ainsi, tous ces éléments combinés nous aident à créer les meilleurs espaces possibles.

[Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage

Myra Latendresse-Drapeau : Il est étonnant d'entendre comment les principes de réconciliation, d'inclusion et de diversité jouent un rôle important dans la conception de nos intérieurs et dans la manière dont nous envisageons nos milieux de travail.

J'aimerais vous interroger, Supriya, sur ce modèle qui nous est présenté en ce moment, et qui parle de travailler, peu importe où, et à tout moment.

Pensez-vous que cela puisse être un outil intéressant pour le gouvernement du Canada alors que nous essayons vraiment d'être plus inclusifs, et que nous essayons vraiment de nous adapter à une multitude de styles cognitifs, de différents types de handicaps, de personnes ayant des perspectives différentes, et en quoi est-ce un nouvel outil pour nous en tant qu'institution?

Supriya Edwards : Je ne vais pas m'attarder sur l'environnement bâti, car je pense que nos collègues ici présents, Simon et Sonia, en ont beaucoup parlé.

[Supriya Edwards apparaît en plein écran]

Supriya Edwards : Et je ris encore à l'image des gyropodes parce que je viens de regarder un épisode de Modern Family avec Phil, donc [rire].

Quoi qu'il en soit, il y a manifestement une énorme occasion du point de vue de l'environnement bâti. Mais en ce qui concerne, je pense que ce que vous me demandez plus, nous avons une réelle occasion pour une réelle inclusion et une pleine inclusion. Et donc, il y a la prémisse que vous venez de présenter autour des différents modes de fonctionnement, des capacités cognitives, ce genre d'éléments.

Ma philosophie, et je pense que c'est la philosophie de beaucoup, est que lorsque l'on considère l'accessibilité de l'inclusion au premier plan, tout le monde en profite. Pas seulement à ceux qui ont des limitations ou un handicap. En fait, cela profite à chacun d'entre nous. Disposer d'une variété d'outils, d'une variété d'environnements, de différents modes de fonctionnement.

Vous savez que j'ai une formation en relations de travail et que j'ai parlé des heures de travail, de toutes ces conventions collectives, ce n'est pas ce dont nous parlons ici, mais il y a certainement beaucoup de souplesse introduite par ce domaine. En plus de cela, nous sommes censés représenter le pays tout entier. Mais nous avons l'habitude d'être extrêmement centrés sur nous-mêmes, évidemment. Et donc, nous y voilà. Vous n'avez jamais eu une chance comme celle-là, jamais. Il s'agit d'adopter cette approche et d'examiner les possibilités d'impliquer les gens, de mettre les talents sur la table et d'amener le travail à eux. Nous en parlons depuis des années. Mais vraiment, combien avons-nous vraiment, vraiment pu accomplir?

Il s'agit donc de nous permettre de travailler à distance, ce que nous avons fait, de manière spectaculaire, très rapidement, du jour au lendemain, pendant la pandémie. Mais maintenant, je le fais aussi dans un contexte physique. Cela signifie donc qu'il faut avoir la possibilité de créer de nombreux types d'espaces différents dans tout le pays, puis de mobiliser les gens afin qu'ils puissent participer à distance, mais aussi dans un cadre physique grâce à différents centres et d'autres aménagements de ce genre.

Donc, je pense que nous devons être très attentifs à cela. Nous avons la possibilité d'évaluer les gens à travers le pays, mais aussi de combler certains de ces écarts de représentation qui persistent d'une année à l'autre, d'année en année. Combien d'années encore devrons-nous parler d'équité en matière d'emploi avant d'y parvenir? Vous avez donc une réelle chance d'y parvenir dès maintenant. Nous prenons cela très, très au sérieux. Je sais que je ne parle pas seulement pour moi à Statisque Canada, mais que je parle pour un certain nombre de collègues de l'ensemble du gouvernement, qui n'ont jamais eu l'occasion ou la chance de saisir cette occasion à un tel degré, et qui sont prêts à le faire, veulent le faire, et le font.

[Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage

Myra Latendresse-Drapeau : Non, absolument. Et je pense que vous avez raison de souligner que c'est une occasion que nous avons maintenant, et nous devons saisir cette idée que nous pouvons combler le fossé, et nous pouvons tirer parti de ce nouvel environnement hybride pour le faire.

L'un des défis identifiés pour tirer parti du potentiel de l'hybride est l'idée que si vous avez des personnes qui travaillent virtuellement à domicile et des personnes présentes au bureau, cela peut créer un modèle un peu « à deux voies » ou « à deux vitesses », ou un peu de « nous contre eux ». Comme le « nous » au bureau contre le « eux » qui ne le sont pas. Comment éviter de reproduire ou de créer de nouveaux préjugés par l'entremise de la mise en œuvre de ce nouveau modèle hybride?

Supriya Edwards : Nous sommes absolument menacés par ce risque, et je ne pense pas que nous ayons trouvé le moyen de l'éviter. Donc, pour moi, ce qui est vraiment important, c'est que nous en soyons extrêmement conscients et très attentifs, et que nous créions un contexte où les gens ont la possibilité et le pouvoir de soulever la question. Et pour attirer l'attention sur ce point.

[Supriya Edwards apparaît en plein écran]

Supriya Edwards : Cela signifie donc qu'il faut donner de l'orientation. Je pense que nous devons garder cette question au premier plan de ce que nos collègues apprennent, de ce que nous apprenons, de ce que les expériences ont été, en écoutant ces voix lorsqu'elles expriment leurs préoccupations, ou les cas où elles se sentent exclues de la main-d'œuvre. Que ce soit parce qu'ils sont toujours sur place, ou parce qu'ils travaillent toujours à distance, peu importe. Nous devons vraiment créer cette occasion parce que nous ne sommes pas en mesure de dire que nous avons résolu le problème. Nous n'en sommes qu'au début. Et le fait que nous l'identifions comme un risque réel est positif. Cela signifie que nous identifions également le besoin de nous concentrer, de faire des efforts et d'investir de l'énergie dans ce domaine. C'est donc ce que j'encourage.

En particulier, à Statistique Canada, nous avons consacré beaucoup d'efforts à l'élaboration d'une stratégie de mesure. Et cette stratégie de mesure comprend des occasions particulières pour rechercher la mobilisation, la collaboration, la contribution et le retour d'information de notre personnel. Et ce, de manière confidentielle, transparente, ouverte, de toutes sortes de manières. Puis, si tout va bien, en examinant ces conclusions, en examinant ces résultats, en créant des profils, en essayant de comprendre les caractéristiques démographiques de notre personnel et l'incidence que cela a sur eux.

Alors, y a-t-il certains groupes de personnes de notre organisation qui font l'expérience d'une culture différente, une culture que nous n'avions pas prévue. Et quand c'est peut-être négatif, que faisons-nous pour rectifier cela? Il peut s'agir de personnes qui travaillent toujours à distance en raison de l'endroit où nous les avons embauchées ou du type de travail qu'elles font. Mais cela peut aussi être dû au fait que vous faites partie d'un groupe visé par l'équité en emploi et vous vous sentez exclu.

Nous devons donc approfondir ces questions et créer un environnement dans lequel nous recueillons ces informations et prenons des mesures.

[Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage

Myra Latendresse-Drapeau : Vous avez parlé de stratégie de mesure, mais il me semble que vous mesurez, et que vous recueillez également des tonnes de commentaires, ce qui peut être un peu différent. D'après l'expérience de tous les participants, qu'est-ce qui a bien fonctionné, en termes de collecte des commentaires des employés? Et, je dis bien « commentaires », mais il s'agit aussi parfois de comprendre quelles sont leurs attentes, ou même leurs craintes. Parce que parfois la peur est différente de la réalité. Vous pensez que vous allez avoir ce défi quand vous l'abordez, et puis vous l'abordez et c'est une expérience différente.

Alors, comment recueillir l'ensemble des préoccupations, des expériences et des commentaires? Qu'est-ce qui fonctionne bien?

Supriya Edwards : Vous voulez que je commence? [Rire]

Myra Latendresse-Drapeau : Si vous souhaitez...

Supriya Edwards : Je suis de Statistique Canada, il faut poser les bonnes questions, bien sûr. Donc, ça commence par ça. Il faut poser les bonnes questions. Et vous devez faire en sorte que les gens se sentent à l'aise et en confiance pour y répondre de façon sérieuse et sincère.

[Supriya Edwards apparaît en plein écran]

Supriya Edwards : Donc, ça commence par ces éléments. Pour être honnête, la première fois que vous retournez en milieu de travail après ne pas y avoir été pendant un certain temps, c'est stressant, et c'est compliqué, et rien ne fonctionne, et vous ne savez pas où aller, vous ne trouvez pas vos affaires, et toutes vos plantes sont mortes. C'est ce qui se passe. Nous devons donc le reconnaître et je pense qu'en tant que dirigeant, nous devons faire de la place pour cela. Nous devons lui laisser de la place, et nous devons respecter cela. Il y a un processus, et nous sommes tous un peu en deuil de ce que nous avions avant et excités par ce qui s'en vient, et nous sommes dans ce « milieu désordonné » pour citer notre chef des communications ici à Statistique Canada. J'adore ça, parce que c'est exactement ce qui se passe.

[Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage

Myra Latendresse-Drapeau : Quelqu'un d'autre a quelque chose à dire sur ce sujet? Oui, Heather.

Heather Ray : Oui, j'aimerais ajouter quelque chose. Donc, nous sommes passés par plusieurs de ces transformations, et je pense qu'une chose qui a vraiment marché pour nous est...

[Heather Ray apparaît en plein écran]

Heather Ray : écouter les employés. Je ne peux pas insister assez sur ce point. Il s'agit donc de ramener les employés sur place à tous les stades de la transformation, de leur donner la possibilité d'exprimer ce qui les dérange ou ce qui les enthousiasme, et de les écouter.

Et une fois qu'on les a déplacés dans ces nouveaux espaces, ce qui est vraiment important, c'est d'écouter. Peut-être pas le premier jour, car évidemment le premier et le deuxième jour et la troisième et la quatrième semaine, nous sommes toujours en mode adaptation. Nous essayons toujours de nous adapter à cette présence au bureau. Mais au bout d'un certain temps, nous nous asseyons à nouveau avec eux et nous leur disons : « Désolée, j'ai un chat dans la gorge ». Je suis désolée. Nous nous demandons ce que nous pouvons en retirer et ce que nous pouvons commencer à mettre en œuvre.

Ce qui a vraiment fonctionné pour nous, c'est la possibilité de prendre rapidement des mesures qui montrent que nous sommes à l'écoute. Il ne s'agit donc pas simplement de vous faire entrer dans la pièce et de vous permettre de parler, puis de fermer la porte et de s'en aller. Il s'agit en fait de dire : nous vous avons écouté et voici ce que nous avons entendu, et voici ce que nous avons mis en œuvre, et cela ne s'arrête pas là. Ce n'est pas une mesure isolée. Nous allons continuer à vous écouter, à solliciter vos commentaires et à nous adapter en fonction de nos besoins.

Je pense qu'il est important de comprendre aussi que tous les ajustements ne seront pas faits dès le départ, parce que, selon moi, beaucoup de préférences personnelles entrent en ligne de compte et il y a une grande variété d'éléments différents qui entrent en jeu. Nous devons donc prendre en compte de manière stratégique tous ces commentaires et les intégrer dans un plan tactique pour ajuster et améliorer nos milieux de travail. Selon moi, je crois qu'il est vraiment important de garder cette compréhension aussi. Nous allons soulever des points, et nous vous demandons de les mettre à l'essai et de nous faire part de vos commentaires. Nous sommes à l'écoute, et vous verrez des progrès, vous verrez la mise en œuvre.

Mais tout ne sera pas mis en œuvre et modifié dès le premier jour. Cela fait partie du processus. Et, comme Sonia l'a dit au début de la séance, cela fait des années qu'on y travaille. Il a fallu des années pour arriver à aujourd'hui, et il faudra encore des années avant d'arriver à ce « parfait ». Et je dis parfait entre guillemets parce que nous n'arriverons jamais à un milieu de travail parfait, mais à un milieu de travail amélioré, si vous voulez.

[Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage

Myra Latendresse-Drapeau : Donc en fait vous parlez tous de la manière dont vous avez utilisé différentes sources que ce soit des recherches, que ce soit des expériences, que ce soit vos employés pour vraiment influencer vos plans stratégiques, votre planification, etc. Mais qu'est-ce qui en est de la communication entre les ministères et les agences? Comment est-ce que, entre différents organismes, on peut apprendre des uns des autres et comment est-ce qu'on communique, bien justement ce qui marche et ce qui ne marche pas dans un endroit et qu'est-ce qui pourrait être adopté dans un autre, etc.

Simon Gascon: Peut-être que je peux commencer a repondre a cette question-là parce que je vais mettre la table et ensuite de ça mes collègues pourront enchérir.

[Simon Gascon apparaît en plein écran]

Simon Gascon: La première des choses c'est que le travail ne commence pas avec la mise en œuvre. Donc, on ne commence pas à tester ou à regarder. Il faut que vous sachiez que tout ce qu'on vous propose aujourd'hui ça n'a pas été pensé, moi et Sonia un jeudi avec un verre de vin puis on a dit: "On va essayer ça!" Ce sont les meilleures pratiques. Ce sont les meilleures pratiques au niveau national, au niveau international. Certains pays nous devancent un peu dans la mise en œuvre. On peut penser à l'Angleterre, par exemple. On s'abreuve beaucoup de l'information qu'ils ont parce qu'ils ont un six à douze mois d'avance sur la mise en œuvre. Ensuite, une fois qu'on a regardé ces meilleures pratiques-là, on les étudie de fond en comble et lorsqu'on est prêt à les essayer, bien on les essaie. On a de fabuleux collègues à travers PSBC au SPAC en français, dont entre autres André Guay et Richard. On va tester ces produits-là sur nos employés à l'intérieur de notre ministère. Une fois qu'on a cette information-là, on la communique de façon beaucoup plus large. Donc, quand on sait qu'on a une bonne approche, comme par exemple, tout ce qui est GC Workplace. A chaque fois qu'on faisait une mise à jour d'un milieu de travail, il y avait un sondage pré-utilisation et un sondage post-utilisation. Je peux vous garantir que dans la vaste majorité des cas, au-dessus de 97% des gens étaient satisfaits avec le nouveau milieu de travail. Alors ca aussi faisait partie de l'arsenal de données qu'on utilise encore aujourd'hui pour aller de l'avant.

Alors comment on partage ces données là? Il y a énormément d'efforts inter-ministériels qui se passent en ce moment. On peut penser à l'agence du revenue qui ont un sondage annuel qui est absolument fantastique avec une tonne d'informations. Je peux penser aussi au travail qui a été fait par le "Chief Data Officer", le chef des données du ministère de l'Emploi et du Développement social avec qui on travaille en étroite collaboration avec les gens de Statcan et avec d'autres ministères qui se joignent à nous pour avoir une petite régie de données qui soient horizontalement bien alignées pour qu'on puisse comparer des pommes avec des pommes. Il y a le bureau du dirigeant principal des ressources humaines qui a mis sur pied une initiative en demandant à l'ensemble des ministères de répondre à un sondage, de retourner le tout pour que justement il puisse essayer de tirer des conclusions horizontales par rapport à tous les efforts que les ministères font.

Donc, il y a énormément d'efforts qui se font à cet effet là. Il ne faut pas oublier l'implication de nos collègues représentants syndicaux Dans tout ça, on les consulte abondamment. Ils ont énormément de feedback pour nous. De notre côté, c'est une source intarissable de nouvelles informations qu'on utilise énormément. Basé sur ce qui se fait au niveau municipal, provincial, national et international, on met tout ça ensemble et c'est là qu'on va poser ces stratégies là pour aller de l'avant au sein du gouvernement.

[ Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage

Myra Latendresse-Drapeau: Simon, tu parlais du GC Working, vos locaux spécifiques, on a des questions un peu plus détaillées là-dessus. Il y a des gens qui se demandent par exemple, est-ce que les heures sont flexibles?

Simon Gascon: Les GCcoworking généralement sont ouverts un petit plus longtemps, sont accessibles un petit peu plus longtemps que les heures de bureau normales pour permettre aux gens d'avoir un plus grand accès.

[Simon Gascon apparaît en plein écran]

Simon Gascon : Mais en terme de travail, je ne suis pas sûr, la question, est-ce que c'était juste par rapport à ça puis j'ai déjà répondu?

[Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage

Myra Latendresse-Drapeau : Je pense que nous pouvons établir un lien avec ce thème général qu'est la souplesse, qui est un élément que vous avez tous soulevé comme une composante très importante de cette éthique hybride, d'une certaine manière.

Alors, en quoi cela change-t-il la donne pour la fonction publique? Parce que nous avons déjà eu de la souplesse auparavant, alors qu'y a-t-il de nouveau cette fois-ci?

Simon Gascon : Comme j'avais mon micro ouvert, je vais continuer dans la même veine. Je réponds donc à votre question, mais je suis certain que tous mes collègues auraient quelque chose à ajouter.

[Simon Gascon apparaît en plein écran]

Simon Gascon : L'une des choses que j'ai vraiment appréciées dans tout cela, c'est la capacité de la fonction publique à se rassembler et à innover, à un rythme que nous avions rarement vu auparavant. Que ce soit pour les fonds d'urgence qui ont dû être envoyés aux citoyens, que ce soit à travers ce dont nous parlons aujourd'hui, et en passant au mode hybride. Donc, ma question est, pourquoi nous arrêterions-nous maintenant? L'hybride n'est pas résolu parce que vous avez trouvé un équilibre entre le travail à distance et au bureau, et nous en avons fini. Je pense que l'hybride est plus que cela, et nous le voyons dans le monde entier.

Vous avez entendu dire que plusieurs pays mettaient la semaine de quatre jours à l'essai. Vous avez entendu des entreprises dire qu'il n'y a plus d'heures de travail essentielles. Tout le monde met à l'essai différents modèles pour aller de l'avant. Et pour moi, l'hybride devient un peu cette expérimentation dont nous tirons parti. J'aime beaucoup la citation de notre greffière, encore une fois, quand elle dit que cela nous permet d'avoir une approche plus nationale de la fonction publique. Et elle l'a répété dans l'article que j'ai cité plus tôt dans la séance.

Qu'est-ce que cela signifie, pour les charges de travail nationales? Qu'est-ce que cela signifie pour l'embauche au niveau local? Qu'est-ce qu'« aller de l'avant » signifie? Et quand on est habitué à faire des voyages d'un océan à l'autre, et que l'on a déjà posé des questions sur le fait qu'il y aura des gens au bureau et des gens qui ne le sont pas, est-ce que cela créera deux classes? Je me sens mal, je viens d'une région. Alors, c'était un problème auparavant? Et cela va-t-il continuer à être un problème? Et si oui, comment y remédier une fois pour toutes? Et je pense que certains ministères sont en avance dans leurs discussions sur les charges de travail nationales et sur l'avenir.

Il y a donc toute cette souplesse possible à venir, mais comme Sonia l'a dit à juste titre, une fois que le modèle des ressources humaines pourra être adapté, et que nous aurons déterminé ce qui est le mieux pour chaque ministère, allons-nous voir que certaines de ces souplesses émergent à l'avenir? Et je pense que cela fait partie de la discussion.

[Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage

Sonia Powell : Je peux peut-être ajouter un petit quelque chose à cela en termes de ce que je vois comme certains des grands changements de jeu qui ne sont pas seulement le milieu de travail, qui sont à tous les niveaux. Je pense que les investissements dans le numérique ont définitivement changé la donne pour nous. Toute cette capacité à travailler à distance, à utiliser une collaboration commune

[Sonia Powell apparaît en plein écran]

Sonia Powell : des plateformes où nous pouvons travailler ensemble.

Du point de vue du milieu de travail, le grand changement, honnêtement, c'est l'absence de places attribuées. L'idée que cette acceptation de pouvoir partager l'espace nous permet de libérer ces espaces sous-utilisés. Vous savez, ce poste de travail qui n'a jamais été utilisé parce que vous n'avez pas encore embauché quelqu'un. Nous pouvons redistribuer ces espaces pour inclure plus de collaboration, de meilleurs postes de travail, et un véritable changement de jeu pour nous en termes d'optimisation de l'utilisation de l'espace en concentrant les investissements sur une meilleure qualité. Il s'agit donc de deux éléments qui, ensemble, modifient de manière importante le paysage de notre travail.

[Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage]

Supriya Edwards : Si je peux ajouter, aussi, comme la souplesse. Qu'obtenons-nous? Qu'est-ce qui est si souple? Si vous pensez à la période qui a précédé la pandémie, nous étions limités au travail dans les bureaux. Nous commencions à nous mobiliser pour permettre aux gens de travailler à distance, mais nous n'avions pas Teams. Vous ne pouviez pas faire d'appel vidéo. Je n'ai jamais vu le visage de mes collègues dans les régions. C'était difficile si vous vouliez travailler à partir d'un autre endroit, autre que votre domicile. Ce n'était pas vraiment faisable. Puis vous passez en mode pandémie, circonstance qui nous oblige à travailler à distance depuis chez nous, et vous vous limitez à cela,

[Supriya Edwards apparaît en plein écran]

Supriya Edwards : en raison des circonstances, pour des raisons de santé et de sécurité. Ainsi, nous entrons maintenant, avec optimisme, dans un nouveau monde où certaines libertés s'offrent à nous. Et les outils que nous avons mis en place y contribuent. Donc, du point de vue de la souplesse, le gouvernement du Canada l'a formulé très clairement : l'hybride est la voie que nous suivons. Mais, qu'est-ce que cela signifie? Quelle est la proportion entre la présence au bureau et le travail à la maison? Comment participer ensemble, ne pas avoir deux groupes d'employés, et toutes ces choses sont encore des questions auxquelles nous devons nous attaquer et sur lesquelles nous devons travailler. Et c'est le but de cette expérimentation.

Mais la souplesse est là, dans la mesure où, OK, maintenant vous pouvez aller dans un bureau, vous pouvez travailler à domicile. Si vous vous occupez d'un membre de votre famille dans une autre province et que vous devez vous y rendre pour une semaine, vous pourrez travailler à distance depuis cette province. Ces possibilités ne nous étaient pas très offertes auparavant. Il y a toute une série d'emplois qui se prêtent désormais au travail à distance, ou à d'autres types de possibilités de ce genre.

Il y a donc beaucoup de souplesse, et c'est par l'expérimentation que nous allons trouver la bonne proportion. Comment nous engageons-nous les uns envers les autres? Quel est cet équilibre? Et comment le maintenir, et gérer notre propre équilibre travail-vie personnelle? À mon avis, nous sommes beaucoup plus conscients de cet élément. Il y avait une façon de fonctionner que nous avons abandonnée; je ne veux pas y retourner, mais où je veux être? C'est ce que nous tentons de découvrir. Il y a donc beaucoup de souplesse dans ce domaine.

[ Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage

Myra Latendresse-Drapeau : Cela a un goût de vérité pour moi. Je suis certaine que cela a également un goût de vérité pour beaucoup d'entre nous. Trouver le bon équilibre entre le rythme d'avant la pandémie, qui est un peu fou, puis le rythme pendant la pandémie, qui s'est vraiment effondré, et maintenant quoi? Comment définissons-nous cette nouvelle normalité, et à quoi ressemble-t-elle pour nous maintenant?

Vous avez beaucoup parlé d'expérimentation, et l'expérimentation s'accompagne inévitablement de données; elle s'accompagne d'apprentissages. Cela vient avec, comme beaucoup d'entre vous l'ont dit, de pratiques exemplaires. Il semble que parfois les employés se demandent d'où viennent les données. Vous avez parlé de sondages, vous avez parlé de partager les expériences d'autres pays, mais dans quelle mesure partageons-nous ces résultats avec nos employés? Comment mettre ces données et ces preuves que nous avons générées ou recueillies à la disposition de tous? Qu'est-ce qu'on en pense? Être transparent à ce sujet? Et, Supriya, vous pouvez commencer, mais je suis certaine que d'autres auront aussi leur avis sur la question.

Supriya Edwards : Je vais laisser Sonia et Simon parler des recherches littéraires qu'ils ont effectuées et des études qu'ils ont examinées, car ils en ont parlé. Mais pour ce qui est de votre question sur le fait de savoir si nous nous sentons à l'aise à ce sujet...

[0Supriya Edwards apparaît en plein écran]

Supriya Edwards : Eh bien, nous devons l'être. Ces données nous appartiennent à tous. Ce n'est pas quelque chose qui appartient à la direction d'une organisation. Ce sont les données de notre main-d'œuvre. Il faut donc que nous soyons très à l'aise avec l'idée d'en parler et d'être vraiment transparents. Il faut poser les questions difficiles, et être impartial face à ces questions. Donc, j'y crois à 100 %. Et je pense que c'est l'approche que nous devons adopter, afin que les gens puissent voir que lorsque nous posons une question, lorsque nous désirons obtenir des commentaires, nous prenons la question au sérieux. Notre réponse reflète le fait que nous partageons ces conclusions de manière très, très transparente. Donc, oui, ce n'est pas un problème pour moi.

[Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage

Simon Gascon : Dans une vie antérieure, j'occupais un poste en technologie de l'information dans le cadre d'une autre transition. Et j'aime vraiment certains des principes numériques en termes de travail au grand jour. Et je sais que cela tient à cœur à tous ceux qui travaillent dans le domaine de la gestion des locaux et des solutions en milieu de travail, nous travaillons au grand jour. Donc, quand nous trouvons des choses, nous les partageons, et nous les partageons aussi largement que possible.

[Simon Gascon apparaît en plein écran]

Simon Gascon : Et toutes ces stratégies qui sont basées sur les meilleures données dont nous disposons, eh bien, nous les utilisons généralement pour aller convaincre les sous-ministres de la structure et de la solidité de ces recommandations fondées sur les données dont nous disposons.

Nous collaborons donc largement, j'en ai déjà parlé au niveau interministériel, mais nous construisons également de nouvelles données à partir d'ensembles de données qui existaient déjà, mais que nous n'avons pas exploités. Par exemple, nous voulons savoir quel est le rendement de la plupart de nos milieux de travail. Donc, d'un ministère à un autre, ils ont exploité ce bâtiment plus que celui-là. Pourquoi? Et pouvons-nous consolider? Peut-on faire quelque chose de différent? Y a-t-il un problème avec le bâtiment lui-même? Pouvons-nous aborder cette question? Nous voulons nous assurer que les employés sont toujours optimaux lorsqu'ils arrivent en milieu de travail.

Alors, bien sûr, nous ne pouvons pas tout rénover tout de suite, cela prendra du temps. Mais le meilleur exemple que je puisse vous donner est celui des données sur l'occupation. Nous exploitons en fait des ensembles de données qui étaient déjà disponibles grâce à la technologie de l'information. Tout le monde sait que lorsque nous nous ouvrons une session, quelqu'un le sait quelque part dans le ministère; c'est un dispositif de sécurité.

Ainsi, lorsque nous avons discuté avec les représentants syndicaux, nous leur avons demandé s'ils voyaient un inconvénient à ce que nous utilisions ces données. C'est un processus complètement anonyme. Je veux seulement savoir combien de personnes se trouvent dans le bâtiment à tout moment, et la technologie de l'information peut me donner cette information. Et les syndicats ont en fait dit, vous savez quoi, c'est une très bonne recommandation parce que c'est un ensemble de données qui existe déjà. Tous nos membres savent déjà que lorsqu'ils ouvrent une session, ils laissent une trace. Donc, nous ne pensons pas que ce soit un problème.

Ainsi, nous tirons parti et exploitons des ensembles de données qui existent déjà, mais nous les utilisons à des fins diverses et les partageons plus largement. Selon moi, c'est également un point très important pour aller de l'avant. Et la fiabilité des données dans ce monde de médias sociaux, où vous pouvez trouver un ensemble de données pour vous convaincre de tout ce dont vous ne vouliez pas être convaincu, est très importante. Et donc nous sommes très prudents avec cela.

[Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage

Sonia Powell : Et si je pouvais ajouter un point, en fait, un point et demi.

[Sonia Powell apparaît en plein écran.]

Sonia Powell : Le premier concerne le fait que lorsque vous travaillez au grand jour, vous obtiendrez des résultats inattendus. Et je pense que nous devons reconnaître le fait que tout n'est pas réussi, et être prêts à agir lorsque les choses ne fonctionnent pas, grâce aux informations que vous obtenez de ces données. Heather, vous avez parlé de cela, de mobiliser les gens. Mais il s'agit de mobiliser les gens, d'obtenir diverses informations. Et si ça ne marche pas, il faut arrêter de le faire, s'adapter et s'ajuster. Si cela fonctionne, vous devez le faire évoluer. Vous savez que vous avez entendu l'idée « il faut rebondir rapidement suite à un échec ». J'y crois vraiment.

Mais parfois, lorsque vous travaillez au grand jour, vous êtes confronté à des situations auxquelles vous ne vous attendiez pas. Vous allez obtenir des résultats auxquels vous ne vous y n'attendiez pas. Et vous allez devoir expliquer ces résultats. Et c'est l'un des défis que nous avons dû relever pour nous assurer que nous ne rejetons pas les points de vue opposés. Tous les points de vue et toutes les perspectives sont importants pour trouver la meilleure solution.

Je voulais donc m'assurer de l'avoir dit, parce que c'est une chose sur laquelle nous avons été très résolus, au fil des ans, en tenant compte de cette variété de perspectives.

[Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage

Myra Latendresse-Drapeau : Je suis un peu curieuse, et je vais vous emmener ailleurs. Comme je suis un peu curieuse, j'aimerais connaître certaines des choses que vous avez pu mettre à l'essai et qui n'ont pas fonctionné, parce que vous l'avez dit vous-même, Sonia. L'expérimentation consiste à mettre à l'essai ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Mettez à l'échelle ce qui fonctionne et arrêtez de faire ce qui ne fonctionne pas.

Avez-vous des exemples d'outils, d'approches ou d'autres choses que vous pensiez efficaces, mais qui n'ont pas eu le succès escompté et qui vous ont obligé à changer de direction?

Sonia Powell : Je peux peut-être commencer? Une des choses que nous avons pensé être une solution précoce pour le milieu de travail,

[Sonia Powell apparaît en plein écran]

Sonia Powell : nous avons tout de suite su que le passage à un environnement de travail non assigné allait nous aider à gagner de l'espace. Et au début, nous pensions vraiment du point de vue de l'espace, pas du point de vue plus large. Nous avons donc pensé, et si nous enlevions les noms des employés sur les postes de travail, et si nous mettions plus de personnes dans le même espace. C'est tout. Ne pas changer la technologie. Et ce fut un échec colossal.

Donc, premièrement, cela répondait à l'un de nos objectifs, à savoir économiser de l'espace. Mais cela ne répondait à aucun des résultats que nous recherchions pour les employés. Les gens ne comprenaient pas vraiment comment travailler dans ces environnements, alors nous avons dit, OK, nous devons adapter nos solutions à cet effet.

À l'époque, tous ceux qui travaillaient dans le domaine des solutions pour le milieu de travail et qui ont été les malheureux bénéficiaires de certaines de ces solutions; nous les appelions « Milieu de travail simplifié ». Et donc ils étaient un « plus jamais ». Si on doit passer à ça, vous devez fournir un avantage. Vous devez améliorer quelque chose dans la situation. Donc, c'était une des choses, définitivement. J'ai vu un sourire sur le visage de Simon, donc je suis certaine qu'il a d'autres exemples de choses qui n'ont pas été un succès.

[Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage

Simon Gascon : Le tapis de course, et c'est le projet de Myra.

Myra Latendresse-Drapeau : [Rire] Je le savais!

Simon Gascon : Ça n'a pas été un franc succès, je dois le dire. Mais vous savez quoi? Ce qui est intéressant, c'est la façon dont nous innovons et mettons à l'essai de nouvelles solutions. Eh oui, comme Sonia l'a dit, il y a des choses qui vont fonctionner, d'autres qui ne fonctionneront pas, et nous devons nous adapter et les aborder de front. Mais il y a aussi quelques éléments de l'ère précédente, avant la pandémie, qui, à mon avis, n'auraient pas pu continuer à fonctionner très longtemps.

[Simon Gascon apparaît en plein écran]

Simon Gascon : Nous avons commencé à obtenir des données de plus en plus précises sur le niveau d'occupation, et vous aviez, en moyenne, une sous-utilisation de 40 % du portefeuille à tout moment. Au vu des milliards de dollars que nous coûte ce portefeuille, vous pouvez imaginer ce que cela représente.

Ainsi, l'amélioration de l'efficacité de l'utilisation du portefeuille a été accélérée en raison de l'après-pandémie, en essayant d'anticiper le mouvement des masses, en termes d'employés venant au bureau par rapport aux employés travaillant à domicile. Et l'utilisation de ces réseaux de bureaux et du modèle de structure en étoile. Mais il s'agit aussi de s'assurer que nous avons les bons bureaux aux bons endroits, en maximisant leur utilisation, car les citoyens nous font confiance pour gérer l'argent le plus efficacement possible. Vous me demandez quelles sont les heures de disponibilité de cotravailGC, par exemple. Eh bien, j'ai eu la confirmation, parce que vous auriez dû le voir, mon équipe a trouvé un moyen de m'envoyer des textos pendant que nous faisons cette présentation devant des milliers de personnes.

[Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage

Myra Latendresse-Drapeau : Tout est question de souplesse [rire].

Simon Gascon : Pour l'instant, c'est de sept heures à dix-sept heures, mais si nous constatons qu'il y a une plus forte demande pour des heures plus matinales ou plus tardives, nous devrons nous adapter en conséquence. Donc, cette ouverture à l'adaptation, et le fait de s'assurer que nous travaillons et prenons en compte toutes les suggestions fait partie du processus.

Myra Latendresse-Drapeau : Mais pour obtenir ces suggestions, vos employés doivent être consultés. Nous devons nous consulter individuellement. J'aimerais donc revenir sur ce point, car je pense qu'il est vraiment crucial lorsque nous réfléchissons au succès de notre main-d'œuvre en général, mais aussi de notre modèle de milieu de travail hybride.

Alors, Heather, vous avez beaucoup parlé de cela. Cette idée de mobilisation des employés et de communication. Nous avons beaucoup parlé des solutions qui sont mises en œuvre du haut vers le bas, mais qu'en est-il de l'autre sens, de l'inverse, à quoi cela ressemble-t-il?

Heather Ray : Oui, je ne peux pas insister assez : communiquez, communiquez, communiquez. Si je pouvais le crier sur les toits, je le ferais, car je pense que c'est la partie la plus importante de tout cela. C'est évidemment un grand changement. Et les gens doivent être impliqués et ils doivent savoir ce qui va arriver, et quand.

[Heather Ray apparaît en plein écran]

Heather Ray : Ainsi, lors des premiers projets que nous avons entrepris, est l'un des points sur lequel nous avons vraiment insisté. Et il n'a pas toujours été nécessaire que ce soit une communication formelle. Et je pense que c'est là que les gens se perdent parfois. Il n'est pas nécessaire que ce soit quelque chose qui soit nécessairement signé par le sous-ministre. Il peut s'agir d'une mise à jour de l'état. Voici quelques photos, voici où nous allons. Cela permet aux gens de rester mobilisés et de s'impliquer dans le processus. Donc, je pense que c'est vraiment important.

À mon avis, il est primordial de s'engager auprès des équipes de gestion et de les impliquer dès le début. Si vous commencez à vous engager au niveau des employés et que les gestionnaires ne travaillent pas avec vous, c'est là que ça se complique un peu. Il faut donc commencer par la direction, s'assurer qu'elle comprend où nous allons, puis l'utiliser comme ambassadrice du changement pour aider avec l'harmonisation et à intégrer les employés par la suite. Donc, je pense que c'est énorme.

Et comme je l'ai déjà dit, il suffit d'écouter. Écouter le point de vue de la direction, écouter les employés lorsque vous arrivez au niveau de l'employé, les écouter; cela va beaucoup plus loin. Et ensuite, répondre à ce qu'ils disent. Nous parlions de données et de partage de données et de ce qui les entoure. Il est vraiment important de revenir en arrière et de leur montrer que nous recueillons ceci, que nous avons fait cet sondage préalable au déménagement. Voici les résultats de cet sondage préalable au déménagement, et voici comment nous allons chercher à résoudre ces problèmes d'avant le déménagement qui ont été identifiés, et voici ce que nous allons faire une fois que nous aurons reçu le sondage après le déménagement. Donc, je pense que c'est vraiment important. Donner la parole aux employés et à la direction, comme nous nous engageons, est très important. Et il est également important de garder cela à l'esprit.

Et puis, évidemment, les éléments de renforcement des sous-ministres et de la haute direction, tout cela contribue à renforcer les messages. Et puis je pense qu'une fois que tout est dit et fait et que vous avez relocalisé vos employés dans ces nouveaux espaces, ou que vous les avez ramenés dans le milieu de travail, dans notre cas maintenant, il est important de savoir que ce n'est pas fini. Votre tâche n'est pas terminée. Ce sont les éléments de renforcement après coup qui vont encore plus loin.

Donc, regroupez les gens dans une pièce, et organisez un groupe de discussion avec eux, et posez-leur des questions. Et encore une fois, écoutez-les pour ensuite être capable d'agir sur ce qu'ils disent. Je le répète, c'est vraiment, mais vraiment important. Cela crée ce sentiment de confiance chez vos employés. Nous n'agissons pas simplement parce que quelqu'un nous a dit de le faire, que la décision a été prise hier soir et que nous la mettons en œuvre demain. Tout a bien été pensé. Ils font partie du processus, ils ont été mobilisés, et nous sommes là pour les soutenir tout au long des étapes.

J'aimerais également prendre un moment pour souligner qu'il existe un centre d'expertise en gestion du changement au sein de SPAC sur lequel mon équipe s'appuie fortement. Il a créé de nombreux guides et outils merveilleux et divers mécanismes que nous avons repris et adaptés pour nos ministères. J'encourage donc tous les autres ministères à le consulter. Son site GCpédia est très complet.

Il faut donc les utiliser et s'y fier, car SPAC a déjà réalisé ce type de projet. Alors, appuyez-vous sur son expertise. Vous n'avez pas besoin de repartir de zéro. Les autres ministères sont déjà passés par là, alors appuyez-vous sur eux, ils sont là pour vous aider et vous soutenir. Ils ont été une ressource fantastique pour nous.

[Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage

Myra Latendresse-Drapeau : Je pense, Heather, que c'est une excellente façon de commencer à conclure, et ce que je suis tentée de faire, parce que nous avons encore beaucoup de questions auxquelles nous n'aurons malheureusement pas le temps de répondre, mais ce que je voudrais faire, c'est demander à chacun d'entre vous :

S'il y avait un conseil que vous donneriez à vos collègues ou à vos employés en général, et une ressource que vous aimeriez partager, quels seraient-ils? Donc, des petites choses très concrètes pour les personnes qui sont avec nous aujourd'hui. Je vais peut-être commencer par vous, Simon.

Simon Gascon : [rire] Vous m'avez vu réfléchir.

Myra Latendresse-Drapeau : Je vous ai vu réfléchir.

Simon Gascon : [rire] Vous savez, en ces temps de changement,

[Simon Gascon apparaît en plein écran]

Simon Gascon : il est important de ne pas avoir peur d'essayer de nouvelles choses. Je sais que cela semble très banal, nous l'avons déjà dit tant de fois, mais expérimenter la capacité de, laissez-moi être plus précis, recruter les meilleurs talents, au niveau national. Nous avons un nouveau gestionnaire qui nous vient de Moncton. J'ai pu embaucher quelqu'un d'extraordinaire qui travaille au Saguenay Lac-Saint-Jean. Nous cherchons continuellement la personne qui est la plus appropriée pour faire un travail à partir de n'importe quel endroit. Et le fait de tirer parti de cette souplesse a été pour moi une réussite essentielle. Et donc, cela serait encourageant. Et en termes de ressources, et bien, c'est ce qui est formidable à propos de SPAC, et l'équipe que nous avons, et dans le cadre des responsabilités et du leadership de Sonia, nous sommes techniquement un service central pour les ministères. Je suis donc plus qu'heureux que les gens se tournent vers mon équipe et vers nous. Et nous tenons une réunion bihebdomadaire de cadres sur divers sujets relatifs aux biens immobiliers.

Alors, n'hésitez pas à en tirer parti. Tout le monde n'en est pas conscient. J'en ai peut-être déjà trop dit sur ce forum, et je vais être submergé de courriels plus que je ne le suis habituellement, mais cela en vaut la peine. Et je pense que nous ferons tout ce que nous pouvons faire pour aider, soutenir et enrichir les discussions.

[Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage

Myra Latendresse-Drapeau : Alors, l'adresse courrielle de Simon Gascon peut être trouvée dans GEDS.

Supriya, voulez-vous vous exprimer?

Supriya Edwards : Oui, certainement. Ainsi, l'une des choses que nous avons faites tout au long de l'été est d'organiser des réunions hebdomadaires avec notre communauté de cadres.

[Supriya Edwards apparaît en plein écran]

Supriya Edwards : Ainsi, pour poursuivre dans la lignée de ce que décrivait Heather, nous devons beaucoup communiquer, mais nous devons également soutenir réellement nos dirigeants afin qu'ils puissent à leur tour soutenir efficacement leurs équipes et nos collègues.

Ces réunions hebdomadaires ont été une bonne occasion de se défouler [rire]. Nous nous sommes donc posé beaucoup de questions, nous avons décrit certains des problèmes difficiles qui s'intensifient à leur niveau. C'est donc une excellente occasion pour les gens de partager leurs frustrations. Et pour que nous puissions vraiment apprendre d'eux. Je savais que c'était des choses importantes et que nous travaillions sur des solutions, mais vous n'avez aucune idée à quel point la question des casiers et du stationnement est évoquée. Cela nous dit que ces petits points sont le genre de choses dont les gens ne doivent pas s'inquiéter. Ils ne veulent pas s'inquiéter. Ils doivent mettre en place des solutions pour pouvoir se concentrer sur le travail qu'ils ont à faire et sur tout ce qu'ils ont à faire dans la journée.

C'est donc un exemple de quelque chose qui est apparu, au fil du temps. Mais le fait d'avoir ces séances hebdomadaires avec eux s'est avéré très, très efficace dans la mesure où, je l'espère, nous nous permettons mutuellement d'être efficaces. Et du point de vue de la direction, c'est une occasion de s'engager et d'amener ces frustrations au premier plan, afin que nous puissions les traiter de manière vraiment transparente et efficace.

Du point de vue des ressources, le Centre canadien d'innovation pour la santé mentale en milieu de travail, qui fait partie d'ISDE, a été une ressource vraiment formidable, et je ne pourrais pas le recommander davantage. Le personnel est toujours à l'avant-garde des initiatives, des questions d'actualité et des moyens de soutenir leurs collègues dans ces domaines. C'est donc une ressource très efficace. Et cela s'ajoute à toutes les ressources que Simon et Sonia et leurs équipes nous offrent également, du point de vue de la gestion du changement. J'aiguille donc les gens vers le Centre.

[Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage

Myra Latendresse-Drapeau : Heather?

Heather Ray : Oui, donc je pense que si je pouvais donner un conseil, je l'ai déjà dit en quelque sorte, mais n'ayez pas peur. Allez-y, essayez. Allez au bureau avec un esprit ouvert.

[Heather Ray apparaît en plein écran]

Heather Ray : Vous pourriez être surpris de ce que vous y trouverez. Il s'agit d'un nouveau milieu de travail, nous ne retournerons pas nécessairement aux postes de travail régulier que nous avons appris à connaître et à aimer au cours des 20 ou 30 dernières années. C'est un peu différent. Alors, faites un essai avec un esprit ouvert et voyez ce qui se passe.

Participez. Participez à la conversation, prenez part aux séances d'information, faites partie des groupes de discussion qui sont mis en place pour vos équipes. Nous vous encourageons tous à faire partie de la solution. Il est très facile de rester assis et de dire que les choses sont négatives, mais si vous êtes impliqué, vous avez la possibilité d'orienter et de contribuer à créer le milieu de travail de l'avenir. Je ne peux pas insister assez sur ce point.

Et je pense que la ressource que je recommanderais est vraiment la page GCpédia sur Milieu de travail GC et cotravailGC. Et je ne dis pas seulement cela, personne ne m'a payé pour dire cela parce que je sais que j'ai des collègues de SPAC en ligne, mais en réalité c'est mon équipe, donc je suis une cliente de SPAC et nous l'utilisons tous les jours.

Il a donc déjà mis en place les ressources dont les équipes ont besoin pour franchir les différentes étapes de la préparation de ces projets de transformation du milieu de travail. Alors, allez-y et jetez-y un coup d'œil. Elle est remplie d'une grande variété d'informations. Elle est toujours mise à jour. J'encourage donc les gens à y jeter un coup d'œil et à se lancer. Lancez-vous et amusez-vous [rire].

[Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage

Myra Latendresse-Drapeau : [Rire]. Amusez-vous! J'adore. Heather. Sonia, nous avons commencé par vous. Voulez-vous conclure par quelques mots rapides?

Sonia Powell : Oui, juste très rapidement. Vous savez, l'inconvénient d'être la dernière à prendre la parole, c'est que mes prédécesseurs ont déjà parlé de tout ce dont je voulais parler.

[Sonia Powell apparaît en plein écran]

Sonia Powell : En termes de conseils, la chose que je pourrais ajouter est de faire un petit pas. C'est une étape différente pour chacun, mais faites un pas, faites quelque chose que vous pouvez faire un peu différemment, et cela n'a pas besoin d'être quelque chose de grand, cela peut être quelque chose de très petit. Et comprenez que nous avons tous un contexte différent; ce qui va fonctionner pour vous peut ne pas fonctionner pour quelqu'un d'autre.

En ce qui concerne les ressources, je suis vraiment une grande adepte de la discussion, comme Supriya l'a dit, et je suis tout à fait d'accord. Donc, consultez les communautés de pratique, il y en a beaucoup, que ce soit SPAC, mon équipe ou l'équipe de Simon. Elles ont beaucoup de groupes de travail interministériels qui sont là et qui sont disponibles.

Il suffit de parler à ses pairs et d'apprendre de ceux qui ont déjà fait l'expérience et d'être franc avec les gens sur les choses qui sont vraiment bien, les choses qui ont été un peu difficiles et les choses qui n'étaient peut-être pas si bien au départ et qui se sont avérées être vraiment bien une fois qu'on s'y est habitué, comme toute cette idée.

Et aussi en faisant vos recherches. Écoutez les experts, il y a une mine d'informations sur GCpédia que les gens peuvent consulter. Et je vous mets en garde contre les sources en ligne, tout comme il est un peu dangereux d'aller sur Internet pour obtenir un avis médical. C'est la même chose pour les conseils sur le milieu de travail. Vous trouverez beaucoup de scénarios. Il y aura toujours quelqu'un pour défendre cette cause. Mais faire partie de la solution signifie être informé et en parler. C'est donc le conseil que je vous donne en matière de ressources.

Donc, merci beaucoup pour cette merveilleuse séance.

[Myra Latendresse-Drapeau, Sonia Powell, Supriya Edwards, Simon Gascon et Heather Ray apparaissent dans des volets de vidéo clavardage

Myra Latendresse-Drapeau : Merci beaucoup à vous Sonia, merci Heather, Supriya, Simon. Je pense qu'on a passé une excellente heure et demie ensemble. Ce n'est que le début, c'est le début de l'expérience, c'est aussi le début de notre série d'événements.

[Myra Latendresse-Drapeau apparaît en plein écran. Texte à l'écran « Browse the Learning Catalogue!; It includes courses, events and other learning tools; Visit Canada.ca/School; Consultez le catalogue d'apprentissage!; Il vous propose des cours, des événements et des outils d'apprentissage; Visitez Canada.ca/Ecole »]

Myra Latendresse-Drapeau : Je vous invite donc à vous joindre à nous pour nos prochains événements qui sont le 24 et le 25 octobre, des événements qui sont organisés en collaboration avec la Communauté nationale des gestionnaires, donc la National Managers Community. Nous organiserons également un autre événement en décembre au cours duquel nous parlerons d'ergonomie. Un expert sera présent pour nous parler de son expérience. Et le thème portera sur la façon de faire des hybrides. Donc, des trucs et astuces concrets [rire]. Alors, soyez des nôtres! Entre-temps, n'hésitez pas à consulter les ressources qui ont été présentées par nos participants. Visitez le site Web de l'École, inscrivez-vous à [apprentissage futur de vos possibilités]. Nous espérons que vous avez aimé cet événement. Votre rétroaction est très importante pour nous. Elle est importante dans tous les contextes. Nous en avons beaucoup parlé aujourd'hui. Je vous demanderais de remplir l'évaluation électronique que vous recevrez dans les prochains jours.

Donc, cela conclut l'événement d'aujourd'hui. Encore une fois, merci beaucoup, beaucoup à vous tous. Un grand merci aux plus de 3 000 personnes qui se sont inscrites à cet événement aujourd'hui. Je pense que cela démontre à quel point c'est important. Et nous vous verrons bientôt.

[La vidéo clavardage passe au logo de l'EFPC]

[Le logo du gouvernement du Canada apparaît et s'estompe pour laisser un écran noir]

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