Rapport annuel sur la Loi sur l'accès à l'information 2024‑2025

Table des matières

• Introduction
• Structure organisationnelle
• Délégation des pouvoirs
• Statistiques
• Interprétation du rapport statistique
  • Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
  • Section 2 – Demandes informelles
  • Section 3 – Demandes à la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à la demande
  • Section 4 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport
  • Section 5 – Prorogations
  • Section 6 – Frais
  • Section 7 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations
  • Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet
  • Section 9 – Enquêtes et comptes rendus de conclusion
  • Section 10 – Recours judiciaires
  • Section 11 – Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information
• Points saillants
  • Formation et sensibilisation
  • Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
  • Plaintes
  • Surveillance de la conformité
  • Fonds de renseignements
• Publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information
• ANNEXE A : Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

Introduction

C'est avec plaisir que l'École de la fonction publique du Canada (l'École) présente au Parlement son rapport annuel sur la Loi sur l'accès à l'information. Ce rapport a été rédigé et est présenté conformément à l'article 94 de la Loi et décrit de quelle façon l'École a assumé et respecté ses obligations en vertu de la Loi du 1er avril 2024 au 31 mars 2025.

Objet de la Loi sur l'accès à l'information

La Loi sur l'accès à l'information a pour objet d'accroître la responsabilité et la transparence des institutions de l'État afin de favoriser une société ouverte et démocratique et de permettre le débat public sur la conduite de ces institutions. À cet égard :

• la partie 1 élargit l'accès aux documents de l'administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif;
• la partie 2 fixe des exigences visant la publication proactive de renseignements.

À propos de l'École de la fonction publique du Canada

Contexte

L'École de la fonction publique du Canada a été créée le 1er avril 2004, lorsque les dispositions législatives de la partie IV de la Loi sur la modernisation de la fonction publique sont entrées en vigueur. L'École fait partie du portefeuille du Conseil du Trésor depuis juillet 2004. Menant ses activités en vertu de la Loi sur l'École de la fonction publique du Canada, l'École découle de la fusion des trois organismes suivants : le Centre canadien de gestion, Formation et perfectionnement Canada et Formation linguistique Canada. Elle rend compte au Parlement par l'entremise du ministre du Conseil du Trésor, qui est responsable de l'École.

En savoir plus sur le mandat de l'École.

Responsabilités

L'École a le mandat législatif de fournir une gamme d'activités d'apprentissage à l'échelle organisationnelle qui renforcent les capacités personnelles et organisationnelles, et qui favorisent l'excellence de la gestion au sein de l'administration publique centrale. Faisant appel à un vaste éventail de produits d'apprentissage, à diverses méthodes de prestation et à une plateforme d'apprentissage en ligne, l'École fournit aux fonctionnaires les connaissances, les habiletés et les compétences de base requises aujourd'hui et demain pour fournir des services d'excellence à la population canadienne.

L'École vise à obtenir le résultat stratégique suivant : les fonctionnaires fédéraux ont les connaissances, les habiletés et les compétences communes dont ils et elles ont besoin pour exercer leurs responsabilités envers les Canadiens et les Canadiennes.

Pour en savoir plus sur les responsabilités essentielles de l'École, les ressources et les résultats prévus, le cadre de production de rapports, etc., consultez son plan ministériel pour 2024-2025.

Structure organisationnelle

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de l'École est responsable de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures permettant de veiller à ce que l'École respecte la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le Bureau de l'AIPRP est aussi chargé de répondre aux demandes soumises en vertu de ces lois.

Le Bureau de l'AIPRP fait partie du Secrétariat organisationnel et de la Direction des communications et de la mobilisation. Lorsque son équipe est complète, elle compte six employés.

En plus des activités liées à la Loi sur l'accès à l'information, le Bureau de l'AIPRP assume les responsabilités suivantes :

• traiter les demandes d'accès à l'information présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et les demandes de renseignements personnels présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels conformément à la législation et à la réglementation ainsi qu'aux politiques et aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT);
• répondre aux demandes de consultation en matière d'AIPRP provenant d'autres organismes gouvernementaux;
• fournir des conseils et des directives aux demandeurs sur l'application de la loi concernant l'AIPRP, ainsi que favoriser les mesures de sensibilisation et de formation destinées aux employés de l'École;
• collaborer avec le Commissariat à l'information et le Commissariat à la protection de la vie privée au règlement des plaintes;
• examiner les documents ministériels avant qu'ils ne soient affichés dans les sites accessibles au public;
• veiller à ce que les fonds de renseignements de l'École (catégories de documents et fichiers de renseignements personnels) soient mis à jour annuellement dans le chapitre qui lui est réservé dans Info Source;
• préparer des rapports statistiques et des rapports annuels sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• participer aux activités de la collectivité de l'AIPRP, telles que les réunions et les groupes de travail dirigés par le Secrétariat du Conseil du Trésor qui s'adressent aux coordonnateurs et aux spécialistes de l'AIPRP;
• sensibiliser le personnel à diverses questions liées à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels pour assurer la conformité aux lois en la matière;
• faire le suivi des publications proactives effectuées en vertu de la partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information. Pour connaître les groupes responsables de chaque exigence de publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi, consultez la section Publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information.

Le Bureau de l'AIPRP travaille en étroite collaboration avec huit agents de liaison de l'AIPRP de l'École qui veillent à ce que les demandes soient traitées promptement et que les dossiers pertinents soient transmis au Bureau de l'AIPRP dans les délais prescrits.

L'article 96 de la Loi sur l'accès à l'information permet à des institutions fédérales de fournir des services relatifs aux demandes d'accès à l'information à une autre institution fédérale placée sous l'autorité du même ministre. En 2024-2025, le Bureau de l'AIPRP de l'École n'a pas fourni de tels services.

Durant la période visée par le rapport, aucune entité telle que des filiales à cent pour cent ou des institutions non opérationnelles ne relevait de l'École.

Délégation des pouvoirs

Conformément au paragraphe 95(1) de la Loi sur l'accès à l'information, le président de l'École a délégué les pleins pouvoirs relatifs à l'application de la Loi à la directrice générale de la Direction des communications et de la mobilisation.

Un exemplaire de l'instrument de délégation signé pour la Loi, qui est entré en vigueur le 21 septembre 2023, figure à l'annexe A.

Statistiques

Interprétation du rapport statistique

Voici une description de l'information contenue dans le Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information pour la période de référence 2024-2025.

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes

Pendant la période visée par le présent rapport, soit 2024-2025, le Bureau de l'AIPRP de l'École a reçu 23 nouvelles demandes et en a reporté 2 de la période de référence précédente (2023-2024), pour un total de 25 demandes, dont 23 ont été fermées.

Les deux demandes reportées de la période de référence précédente provenaient de la période 2023-2024 et toutes respectaient les délais prévus par la Loi (y compris les prorogations).

Le Bureau de l'AIPRP a reporté deux demandes à la période de référence de 2025-2026. L'une d'entre elles a été reportée dans les délais prévus par la Loi, tandis que l'autre a été reportée au-delà des délais prévus par la Loi. Les deux demandes provenaient de la période de référence 2024-2025.

1.2 Source des demandes

Parmi les 23 demandes reçues au cours de la période de référence : 15 provenaient du public (65%), 5 provenaient de demandeurs qui ont refusé de s'identifier (22%), 2 étaient issues des médias (9%) et une provenait du secteur privé (4%). Aucune demande n'indiquait provenir du milieu universitaire ou d'organisations.

1.3 Mode des demandes

Parmi les 23 demandes reçues au cours de la période de référence 2024-2025, 17 ont été soumises par voie électronique par l'entremise du service de demande d'accès à l'information et de renseignements personnels en ligne, et 6 ont été soumises par courriel.

Section 2 – Demandes informelles

Une demande informelle est une demande de renseignements adressée au bureau de l'AIPRP d'une institution gouvernementale qui n'est pas présentée ou traitée selon le processus officiel exposé dans la Loi. Aucuns frais ne peuvent être perçus pour une demande informelle, et le traitement d'une telle demande n'est pas assujetti à un délai. Par ailleurs, selon la Loi, le demandeur ne jouit pas du droit de présenter une plainte à la commissaire à l'information du Canada.

Avec le consentement du demandeur, le bureau de l'AIPRP peut traiter de manière informelle la demande soumise en vertu de la Loi lorsqu'il est approprié de le faire. Cette façon de faire contribue à rendre l'information plus accessible au public.

Les demandes informelles comprennent notamment les suivantes :

• Les demandes officielles qui ont été annulées au profit de la communication informelle des renseignements. Par exemple, les renseignements demandés pourraient déjà se trouver en ligne. De telles demandes ne doivent pas être considérées comme étant annulées, ni comme des demandes officielles.
• Les demandes concernant des renseignements ayant déjà été communiqués, comme celles soumises à la suite de la publication en ligne de résumés de demandes officielles qui ont été traitées. Ces demandes sont aussi appelées « renseignements recommuniqués » ou des « communications subséquentes informelles ».

2.1 Demandes informelles

Durant la période visée par le rapport, le Bureau de l'AIPRP a reçu 108 demandes informelles : 106 concernaient des renseignements recommuniqués et 2 ont été traitées de manière informelle.

2.2 Mode des demandes informelles

Parmi les 108 demandes reçues, 106 ont été reçues par l'entremise du service de demande d'accès à l'information et de renseignements personnels en ligne, et 2 ont été reçues par courriel.

2.3 Délai de traitement des demandes informelles

Parmi les 108 demandes reçues, toutes ont été traitées dans un délai de 1 à 15 jours.

2.4 Pages communiquées informellement

Pour les 2 demandes reçues et traitées de manière informelle, 103 pages ont été traitées et communiquées.

2.5 Pages recommuniquées informellement

Le Bureau de l'AIPRP a reçu 106 demandes pour que soient recommuniqués des documents traités dans le cadre d'une demande présentée en vertu de la Loi et, au total, 32 195 pages ont été recommuniquées.

Section 3 – Demandes à la commissaire à l'information pour ne pas donner suite à la demande

Pendant la période visée par le rapport, le Bureau de l'AIPRP n'a pas demandé à la commissaire à l'information l'autorisation de ne pas donner suite à une demande.

Section 4 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

4.1 Disposition et délai de traitement

Parmi les 23 demandes fermées pendant la période de référence visée par le présent rapport, 14 (61 %) ont été fermées dans un délai de 30 jours, 2 (9 %) dans un délai de 31 à 60 jours, 6 (26 %) dans un délai de 61 à 120 jours, et une (4 %) dans un délai de 121 à 180 jours.

Parmi les 23 demandes fermées, 12 (52 %) ont fait l'objet d'une communication totale, 9 (39 %) ont fait l'objet d'une communication partielle et 2 (9 %) ont été abandonnées par le demandeur.

4.2 Exceptions

L'exception la plus souvent invoquée, citée dans neuf demandes, était celle portant sur le paragraphe 19(1) de la Loi (protection des renseignements personnels).

Paragraphe 15(1) : porte sur les caractéristiques, les capacités, le rendement, le potentiel, le déploiement, les fonctions ou le rôle des établissements de défense, des forces, unités ou personnels militaires ou des personnes ou organisations chargées de la détection, de la prévention ou de la répression d'activités hostiles ou subversives.

Paragraphe 16(2) : le responsable d'une institution fédérale peut refuser la communication de documents contenant des renseignements dont la communication risquerait vraisemblablement de faciliter la perpétration d'infractions.

Alinéa 16(2)c) : porte sur la vulnérabilité de certains bâtiments ou ouvrages ou de réseaux ou systèmes divers, y compris des réseaux ou systèmes informatisés ou de communications, ou sur les méthodes employées pour leur protection.

Article 17 : le responsable d'une institution fédérale peut refuser la communication de documents contenant des renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de nuire à la sécurité des individus.

Paragraphe 19(1) : sous réserve du paragraphe (2), le responsable d'une institution fédérale est tenu de refuser la communication de documents contenant des renseignements personnels.

Alinéa 20(1)a) : concerne des secrets industriels de tiers;

Alinéa 20(1)b) : concerne les renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques fournis à une institution fédérale par un tiers, qui sont de nature confidentielle et qui sont traités comme tels de façon constante par ce tiers.

Alinéa 20(1)c) : porte sur les renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de causer des pertes ou profits financiers appréciables à un tiers ou de nuire à sa compétitivité.

Alinéa 20(1)d) : porte sur des renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement d'entraver des négociations menées par un tiers en vue de contrats ou à d'autres fins.

Alinéa 21(1)a) : concerne des avis ou des recommandations élaborés par ou pour une institution fédérale ou un ministre.

Alinéa 21(1)b) : concerne des comptes rendus de consultations ou délibérations auxquelles ont participé des administrateurs, dirigeants ou employés d'une institution fédérale, un ministre ou son personnel.

4.3 Exclusions

Trois exclusions ont été invoquées en vertu de l'alinéa 68(a).

68(a) les documents publiés, exception faite de ceux dont le contenu est publié au titre de la partie 2, ou les documents mis en vente dans le public.

4.4 Format des renseignements communiqués

Parmi les 23 demandes fermées, 21 ont été communiquées entièrement ou en partie en format électronique et 2 ont été abandonnées par le demandeur.

Une des 21 demandes communiquées en format électronique a également été communiquée en format papier.

4.5 Complexité

Les sections suivantes portent sur différents facteurs qui ont influé sur la complexité des demandes fermées pendant la période de référence visée par le présent rapport.

4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

Pour les 23 demandes fermées (y compris 21 qui correspondaient à des documents pertinents et 2 qui ont été abandonnées), un total de 14 148 pages pertinentes ont été traitées. Parmi celles-ci, 11 801 ont été communiquées entièrement ou en partie. Les 2 347 pages restantes ont été soit retenues en vertu d'exceptions prévues par la Loi, soit jugées non pertinentes ou comme étant des doubles.

4.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

Parmi les 23 demandes fermées qui correspondaient à des documents pertinents :

• 12 demandes ont nécessité le traitement de 100 pages ou moins, pour un total de 426 pages;
• 5 demandes ont nécessité le traitement de 101 à 500 pages, pour un total de 1 137 pages;
• 3 demandes ont nécessité le traitement de 501 à 1 000 pages, pour un total de 2 776 pages;
• 3 demandes ont nécessité le traitement de 1 001 à 5 000 pages, pour un total de 10 109 pages.

4.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

Le Bureau de l'AIPRP n'a pas traité de minutes pertinentes en format audio.

4.5.4 Minutes pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par disposition des demandes

Le Bureau de l'AIPRP n'a pas traité ou divulgué de minutes pertinentes en format audio.

4.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

Le Bureau de l'AIPRP n'a pas traité de minutes pertinentes en format vidéo.

4.5.6 Minutes pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par disposition des demandes

Le Bureau de l'AIPRP n'a pas traité ou divulgué de minutes pertinentes en format vidéo.

4.5.7 Autres complexités

Pendant la période de référence, le Bureau de l'AIPRP a consulté d'autres institutions fédérales et des tiers à huit reprises.

4.6 Demandes fermées

La section suivante porte sur le nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi.

4.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

Parmi les 23 demandes fermées, toutes l'ont été dans les délais prévus par la Loi, ce qui a permis d'atteindre un taux de conformité de 100,00 %.

Tableau 4.6.1 Aperçu pluriannuel des demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

4.7 Présomptions de refus

Les sections suivantes servent à contextualiser les motifs qui ont mené à des présomptions de refus pendant la période de référence visée par le présent rapport.

4.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

Aucune demande n'a été fermée au-delà des délais prévus par la Loi. Cela témoigne de l'engagement constant du Bureau de l'AIPRP à assurer un accès rapide aux documents pertinents et à respecter la Loi.

4.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)

Aucune demande n'a été fermée au-delà des délais prévus par la Loi.

4.8 Demandes de traduction

Pendant la période de référence, le Bureau de l'AIPRP n'a reçu ou traité aucune demande nécessitant la traduction de documents pertinents.

Section 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Le paragraphe 9(1) de la Loi sur l'accès à l'information permet au responsable d'une institution gouvernementale de proroger son délai initial dans les trois cas suivants :

(a) l'observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l'ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande;

(b) les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l'observation du délai;

(c) un avis est donné à un tiers en vertu du paragraphe 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information.

Au total, 16 demandes fermées pendant la période de référence visée ont fait l'objet d'une prorogation, et ce, en vertu des alinéas 9(1)a), 9(1)b) et 9(1)c) de la Loi.

5.2 Durée des prorogations

Parmi les 16 prorogations accordées durant la période visée, la majorité (87,5%) a été de 60 jours ou moins au-delà du délai initial de 30 jours prévu par la Loi. La principale raison invoquée pour les prorogations était la consultation d'autres institutions du gouvernement ou de tiers. Dans certains cas, la prorogation a été demandée en raison du grand nombre de documents demandés et du fait que l'observation du délai aurait entravé de façon sérieuse les activités.

Lorsqu'il demande une prorogation au-delà de 30 jours, le Bureau de l'AIPRP en avise le demandeur ainsi que le Commissariat à l'information du Canada.

Section 6 – Frais

L'École a annulé 23 frais de demande pendant la période de référence. Le montant des frais annulés est de 115,00 $.

Annulation des frais : Le Bureau de l'AIPRP renonce à tous les frais prescrits par la Loi et le Règlement, en plus des frais de demande de 5 $exigés pour une demande d'accès à l'information, comme le prévoit l'alinéa 7(1)a) du Règlement.

Section 7 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations du gouvernement du Canada

Le Bureau de l'AIPRP a reçu 15 demandes de consultation d'autres institutions du gouvernement du Canada, dont 14 ont été traitées durant la période visée par le rapport, pour un total de 2 058 pages traitées.

Le Bureau de l'AIPRP n'a reçu aucune demande de consultation d'autres organisations.

7.2 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

Parmi les 14 demandes de consultation terminées, toutes réalisées selon les délais prévus, les recommandations formulées à l'intention des autres institutions du gouvernement du Canada se répartissaient comme suit : la divulgation complète pour 11 demandes (79%); la divulgation partielle pour 2 demandes (14%); 1 demande (7%) classée dans la catégorie « autre ».

7.3 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations à l'extérieur du gouvernement du Canada

Le Bureau de l'AIPRP n'a reçu aucune demande de consultation d'autres organisations, dont des gouvernements provinciaux, territoriaux, municipaux ou d'autres pays.

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

Le Bureau de l'AIPRP n'a envoyé aucune demande de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet au ministère de la Justice.

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Le Bureau de l'AIPRP n'a envoyé aucune demande de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet au Bureau du Conseil privé.

Section 9 – Enquêtes et comptes rendus de conclusion

9.1 Enquêtes

Au début de la période visée par le rapport, le Bureau de l'AIPRP était saisi de deux plaintes en instance ayant été déposées au titre de la Loi.

Pendant la période de référence, le Bureau de l'AIPRP n'a reçu aucune nouvelle plainte déposée au titre de la Loi.

Le Commissariat à l'information du Canada (CIC) a indiqué que l'une des deux plaintes était considérée comme résolue pour cause de cessation d'enquête, après que le Bureau de l'AIPRP a fourni des renseignements supplémentaires au plaignant, qui a confirmé sa satisfaction, ce qui a mené le Commissariat à clore l'enquête.

9.2 Enquêtes et comptes rendus de conclusion

Pendant la période de référence, le Bureau de l'AIPRP n'a reçu aucun compte rendu de conclusion officiel.

Une plainte de la période de référence 2023-2024 est toujours en instance et a été reportée à la prochaine période de référence (2025-2026).

Section 10 – Recours judiciaires

10.1 Recours judiciaires sur les plaintes

Une action en justice a été entamée devant la Cour fédérale au sujet de plaintes en vertu de la Loi. Celle-ci a été engagée par le plaignant.

10.2 Recours judiciaires sur les plaintes de tiers en vertu de l'alinéa 28(1)b)

Aucune action en justice n'a été entamée devant la Cour fédérale au sujet de plaintes de tiers en vertu de l'alinéa 28(1)b) de la Loi.

Section 11 – Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

11.1 Coûts

Pendant la période de référence, le Bureau de l'AIPRP a dépensé au total 132 469 $en dotation et en biens et services. Cette somme exclut toutefois les ressources auxquelles ont eu recours les secteurs des programmes de l'École pour répondre aux exigences de la Loi.

11.2 Ressources humaines

Au total, 1,450 année-personne a été consacrée aux activités liées à l'accès à l'information.

Points saillants

Faits intéressants en 2024-2025

Formation et sensibilisation

L'exercice 2024-2025 a été une période productive pour le Bureau de l'AIPRP de l'École. En plus de traiter les demandes, il a travaillé à améliorer ses services et ses processus internes, en fournissant des conseils judicieux aux bureaux de première responsabilité et aux responsables de l'École. Le Bureau de l'AIPRP est axé sur le service à la clientèle et s'efforce de traiter les demandes actives se trouvant dans la file d'attente en respectant les délais prescrits. Il appuie également les programmes de l'École et apporte son expertise au bon déroulement des initiatives qui vont au-delà des exigences des lois sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels.

Le Bureau de l'AIPRP s'engage à améliorer ses produits et ressources d'information, en fournissant aux employés et aux agents de liaison de l'École de l'information essentielle et à jour concernant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels. Ces efforts visent à faire respecter les responsabilités individuelles et organisationnelles relatives aux deux lois.

L'École veille à ce que tous les employés suivent la formation obligatoire sur la protection des renseignements personnels décrite dans la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée. Dans cette optique, le Cours de base sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (COR502) offert par l'École est obligatoire pour tous ses employés.

Chaque trimestre, les directeurs et les gestionnaires reçoivent des rapports indiquant les cours obligatoires non terminés de leurs subordonnés directs.

En plus des services de soutien et des conseils fournis aux secteurs qui traitent des demandes d'AIPRP, le Bureau de l'AIPRP a offert huit séances d'information bilingues sur la législation relative à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels à plus de 80 employés de l'École. Certaines des séances avaient été adaptées pour répondre aux besoins particuliers de certaines équipes et certains secteurs.

Les employés du Bureau de l'AIPRP doivent suivre les cours suivants chaque année, ce qui permet de veiller à ce qu'ils possèdent des connaissances et des compétences pratiques à jour et pertinentes pour leurs activités quotidiennes :

• Accès à l'information au sein du gouvernement du Canada (COR503)
• Protection des renseignements personnels au sein du gouvernement du Canada (COR504)

De plus, le personnel du Bureau de l'AIPRP participe à toutes les séances organisées par le Bureau de développement des collectivités de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Conformément aux changements apportés par le Conseil du Trésor à la Politique sur la protection de la vie privée et à la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, entrés en vigueur le 9 octobre 2024, le Bureau de l'AIPRP a mis à jour de façon proactive ses documents sur la protection des renseignements personnels, y compris les gabarits suivants :

• liste de vérification de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée;
• protocole de protection des renseignements personnels;
• fichiers de renseignements personnels;
• résumés Web;
• évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

De plus, les lignes directrices et les procédures relatives à l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée ont été révisées en fonction de la nouvelle directive. Les lignes directrices mettent désormais l'accent sur l'intégration dès le départ des questions de vie privée dans les processus de conception de systèmes et d'approvisionnement. En menant des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée au début des projets, l'École cerne et atténue de façon proactive les risques concernant la vie privée avant qu'ils ne s'infiltrent dans les activités. Ce changement s'harmonise avec les principes de la protection de la vie privée dès le départ et permet à l'École de mieux se conformer aux exigences juridiques et réglementaires découlant de la nouvelle directive.

Finalement, les nouvelles lignes directrices exigent une révision et une mise à jour régulières des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée de façon à ce qu'elles reflètent les changements apportés aux activités et aux programmes. Un tel examen régulier permet de conserver la pertinence et l'efficacité des mesures de protection de la vie privée.

Plaintes

Au début de la période visée par le rapport, le Bureau de l'AIPRP était saisi de deux plaintes en instance ayant été déposées au titre de la Loi.

Le Commissariat à l'information du Canada l'a avisé qu'une de ces deux plaintes était considérée comme résolue pour cause de cessation d'enquête.

Pendant la période de référence, le Bureau de l'AIPRP n'a reçu aucun compte rendu de conclusion officiel.

Une plainte de la période de référence 2023-2024 est toujours en instance et a été reportée à la prochaine période de référence (2025-2026).

Surveillance de la conformité

Le Bureau de l'AIPRP rend régulièrement des comptes à la haute direction au sujet des demandes actives. Pour ce faire, il produit un rapport hebdomadaire et tient des séances d'information à l'intention de la haute direction et des agents de liaison.

Parmi les 23 demandes fermées, toutes l'ont été dans les délais prévus par la Loi, ce qui a permis d'atteindre un taux de conformité de 100,00 %.

Fonds de renseignements

L'École publie un répertoire de ses fonds de renseignements, ainsi que des précisions pertinentes sur les renseignements personnels qui sont sous sa responsabilité.

Ce répertoire vise principalement à aider les personnes qui souhaitent exercer leurs droits en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il s'inscrit aussi dans l'engagement du gouvernement fédéral de faciliter l'accès à l'information sur ses activités, celle-ci étant accessible au public gratuitement sur Internet.

Une description des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes de l'École se trouve ici : Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux – EFPC (csps-efpc.gc.ca)

Publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information

Le Bureau de l'AIPRP travaille en collaboration avec les responsables de l'École afin de satisfaire aux exigences législatives en matière de publication proactive. Celles-ci sont énoncées dans la partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information, plus particulièrement aux articles 82 à 88, qui indiquent que les entités gouvernementales sont tenues de publier de manière proactive les frais de déplacement, les frais d'accueil, les rapports déposés au Parlement, la reclassification de postes, les contrats, les subventions et contributions, les documents d'information ainsi que les rapports sur les dépenses. À l'École, cette responsabilité relève du Bureau du président, de la Direction générale de l'appui organisationnel et de la Direction générale de l'expérience utilisateur et du service, en collaboration avec le Bureau de l'AIPRP.

Afin de respecter les exigences de la politique du Conseil du Trésor, l'École a élaboré en 2024-2025 des stratégies pour simplifier et améliorer la procédure de publication proactive, y compris un système de gestion interactif pour surveiller les divulgations proactives et en faire le suivi.

En 2024-2025, le taux de conformité de l'École aux exigences relatives à la publication proactive a atteint 100 %. Le tableau 1, ci-dessous, fournit l'information sur les articles pertinents de la partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information.

Conformément à la Directive sur les demandes d'accès à l'information, le Bureau de l'AIPRP publie chaque mois un résumé des demandes d'accès à l'information effectuées. En 2024-2025, il a publié au total 18 résumés, ce qui correspond à un taux de conformité de 100 %.

Surveillance de l'exactitude et de l'exhaustivité des renseignements publiés de manière proactive en vertu de la partie 2 de la Loi

Veiller à ce que les renseignements qui sont publiés de manière proactive en vertu de la partie 2 de la Loi soient exacts et complets constitue la pierre angulaire de l'engagement de l'École en matière de transparence et de responsabilisation. L'École applique un cadre de surveillance solide lui permettant de respecter les normes d'intégrité et de fiabilité les plus élevées concernant les renseignements qu'elle fournit au public. Pour ce faire, elle fait appel aux éléments qui suivent.

• Un processus d'examen continu se trouve au cœur de ses efforts de surveillance, lequel comporte des évaluations régulières de tous les renseignements devant faire l'objet d'une publication proactive. Ce processus est mené par les employés dévoués du Bureau de l'AIPRP, qui examinent chacune des publications proactives pour en vérifier l'exactitude et l'exhaustivité. De plus, un outil de suivi en ligne a été mis au point pour surveiller et évaluer efficacement la conformité des publications proactives et pour en rendre compte, conformément aux exigences énoncées dans la Directive sur la publication proactive en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. L'outil aide aussi à cerner les différences ou les écarts dans les données publiées et à s'assurer que celles-ci demeurent à jour et fiables.
• La transparence et la responsabilisation sont les principes fondamentaux qui guident l'approche de l'École pour surveiller l'exactitude et l'exhaustivité des renseignements publiés de manière proactive. Dans le cadre de son engagement en matière d'ouverture, l'École rend compte des résultats de ses efforts de surveillance dans ses rapports annuels, ce qui permet aux parties prenantes de connaître les mesures qu'elle prend pour préserver la qualité des renseignements qu'elle divulgue. En favorisant une culture de transparence et de responsabilisation, l'École s'emploie à insuffler la confiance du public quant à l'intégrité de ses pratiques de divulgation de l'information et défend les principes de la Loi.

Annexe A : Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

Loi sur l'accès à l'information

En vertu de l'article 95 de la Loi sur l'accès à l'information, le président de l'École de la fonction publique du Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont elle est, en qualité de responsable de l'École de la fonction publique du Canada, investie par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Annexe

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