Rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels 2024-2025

Table des matières

• Introduction
• Structure organisationnelle
• Délégation des pouvoirs
• Statistiques
• Interprétation du rapport statistique
  • Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Section 2 – Demandes informelles
  • Section 3 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport
  • Section 4 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
  • Section 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
  • Section 6 – Prorogations
  • Section 7 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations
  • Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet
  • Section 9 – Avis de plaintes et d'enquêtes reçus
  • Section 10 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)
  • Section 11 – Atteintes à la vie privée
  • Section 12 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Points saillants
  • Formation et sensibilisation
  • Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
  • Plaintes
  • Surveillance de la conformité
  • Contrats, accords et ententes
  • Fonds de renseignements
• ANNEXE A : Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

Introduction

C'est avec plaisir que l'École de la fonction publique du Canada (l'École) présente au Parlement son rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce rapport a été rédigé et est présenté conformément à l'article 72 de la Loi et décrit de quelle façon l'École a assumé et respecté ses obligations en vertu de la Loi du 1er avril 2024 au 31 mars 2025.

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet :

• de donner aux particuliers le droit d'accéder aux renseignements personnels les concernant qui relèvent d'une institution fédérale et de demander que des corrections y soient apportées;
• de fournir le cadre juridique visant la collecte, la conservation, l'utilisation, la communication, le retrait et l'exactitude des renseignements personnels dans l'administration des programmes et des activités par les institutions fédérales qui y sont assujetties.

Selon la Loi, le terme « renseignements personnels » s'entend « des renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable ». Il peut s'agir, par exemple, de renseignements relatifs :

• à l'origine nationale ou ethnique, à la couleur, à la religion, à l'âge ou à la situation de famille d'une personne;
• à l'éducation, au dossier médical, au casier judiciaire, aux opérations financières ou aux antécédents professionnels d'une personne;
• à l'adresse, aux empreintes digitales ou au groupe sanguin d'une personne;
• à tout numéro ou symbole, ou tout autre identifiant, qui est propre à une personne.

La Loi sur la protection des renseignements personnels (L.R.C., 1985, ch. P-21) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.

À propos de l'École de la fonction publique du Canada

Contexte

L'École de la fonction publique du Canada a été créée le 1er avril 2004, lorsque les dispositions législatives de la partie IV de la Loi sur la modernisation de la fonction publique sont entrées en vigueur. L'École fait partie du portefeuille du Conseil du Trésor depuis juillet 2004. Menant ses activités en vertu de la Loi sur l'École de la fonction publique du Canada, l'École découle de la fusion des trois organismes suivants : le Centre canadien de gestion, Formation et perfectionnement Canada et Formation linguistique Canada. Elle rend compte au Parlement par l'entremise de la ministre du Conseil du Trésor, qui est responsable de l'École.

En savoir plus sur le mandat de l'École.

Responsabilités

L'École a le mandat législatif de fournir une gamme d'activités d'apprentissage à l'échelle organisationnelle qui renforcent les capacités personnelles et organisationnelles, et qui favorisent l'excellence de la gestion au sein de l'administration publique centrale. Faisant appel à un vaste éventail de produits d'apprentissage, à diverses méthodes de prestation et à une plateforme d'apprentissage en ligne, l'École fournit aux fonctionnaires les connaissances, les habiletés et les compétences de base requises aujourd'hui et demain pour fournir des services d'excellence à la population canadienne.

L'École vise à obtenir le résultat stratégique suivant : les fonctionnaires fédéraux ont les connaissances, les habiletés et les compétences communes dont ils et elles ont besoin pour exercer leurs responsabilités envers les Canadiens et Canadiennes.

Pour en savoir plus sur les responsabilités essentielles de l'École, les ressources et les résultats prévus, le cadre de production de rapports, etc., consultez son plan ministériel pour 2024-2025.

Structure organisationnelle

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de l'École est responsable de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures permettant de veiller à ce que l'École respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l'accès à l'information. Le Bureau de l'AIPRP est aussi chargé de répondre aux demandes soumises en vertu de ces lois.

Le Bureau de l'AIPRP fait partie du Secrétariat organisationnel et de la Direction des communications et de la mobilisation. Lorsque son équipe est complète, elle compte six employés.

En plus des activités liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Bureau de l'AIPRP assume les responsabilités suivantes :

• traiter les demandes d'accès à l'information présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et les demandes de renseignements personnels présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels conformément à la législation et à la réglementation ainsi qu'aux politiques et aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT);
• répondre aux demandes de consultation en matière d'AIPRP provenant d'autres organismes gouvernementaux;
• fournir des conseils et des directives aux demandeurs sur l'application de la loi concernant l'AIPRP, ainsi que favoriser les mesures de sensibilisation et de formation destinées aux employés de l'École;
• collaborer avec le Commissariat à l'information et le Commissariat à la protection de la vie privée au règlement des plaintes;
• examiner les documents ministériels avant qu'ils ne soient affichés dans les sites accessibles au public;
• veiller à ce que les fonds de renseignements de l'École (catégories de documents et fichiers de renseignements personnels) soient mis à jour annuellement dans le chapitre qui lui est réservé dans Info Source;
• préparer des rapports statistiques et des rapports annuels sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• participer aux activités de la collectivité de l'AIPRP, telles que les réunions et les groupes de travail dirigés par le Secrétariat du Conseil du Trésor qui s'adressent aux coordonnateurs et aux spécialistes de l'AIPRP;
• sensibiliser le personnel à diverses questions liées à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels pour assurer la conformité aux lois en la matière.

Le Bureau de l'AIPRP travaille en étroite collaboration avec huit agents de liaison de l'AIPRP de l'École qui veillent à ce que les demandes soient traitées promptement et que les dossiers pertinents soient transmis au Bureau de l'AIPRP dans les délais prescrits.

En vertu de l'article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les institutions fédérales sont autorisées à fournir des services relatifs aux demandes d'accès à des renseignements personnels à une autre institution fédérale placée sous l'autorité du même ministre. En 2024-2025, le Bureau de l'AIPRP de l'École de la fonction publique du Canada n'a pas fourni de tels services.

Durant la période visée par le rapport, aucune entité telle que des filiales à cent pour cent ou des institutions non opérationnelles ne relevait de l'École.

Délégation des pouvoirs

Conformément au paragraphe 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le président de l'École a délégué les pleins pouvoirs relatifs à l'application de la Loi à la directrice générale de la Direction des communications et de la mobilisation. Un exemplaire de l'instrument de délégation signé pour la Loi, qui est entré en vigueur le 21 septembre 2023, figure à l'annexe A.

Statistiques

Interprétation du rapport statistique

Voici une description de l'information contenue dans le Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels pour la période de référence 2024-2025.

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes

Pendant la période de référence 2024-2025, le Bureau de l'AIPRP de l'École a reçu 16 nouvelles demandes, dont 12 ont été fermées au cours de cette même période. Aucune demande en instance n'a été reportée de périodes de référence précédentes.

Le Bureau de l'AIPRP a reporté quatre demandes à la période de référence 2025-2026. Toutes ces demandes provenaient de la période de référence 2024-2025 et respectaient les délais prévus par la Loi (y compris les prorogations).

1.2 Mode des demandes

Parmi les 16 demandes reçues au cours de la période de référence 2024-2025, 13 ont été soumises par voie électronique par l'entremise du service de demande d'accès à l'information et de renseignements personnels en ligne, et 3 ont été soumises par courriel.

Section 2 – Demandes informelles

Une demande informelle est une demande de renseignements adressée au bureau de l'AIPRP d'une institution gouvernementale qui n'est pas présentée ou traitée selon le processus officiel exposé dans la Loi. Le traitement d'une telle demande n'est pas assujetti à un délai, et le demandeur ne jouit pas du droit de présenter une plainte au commissaire à la protection de la vie privée du Canada (CPVP).

2.1 Nombre de demandes informelles

Le Bureau de l'AIPRP n'a pas reçu de demande informelle pendant la période de référence.

2.2 Mode des demandes informelles

Le Bureau de l'AIPRP n'a pas reçu de demande informelle pendant la période de référence. Il n'y a donc aucun mode de demande à indiquer.

2.3 Délai de traitement des demandes informelles

Le Bureau de l'AIPRP n'a pas reçu de demande informelle pendant la période de référence. Il n'y a donc aucun délai de traitement des demandes informelles à indiquer.

2.4 Pages communiquées informellement

Le Bureau de l'AIPRP n'a pas reçu de demande informelle pendant la période de référence. Par conséquent, aucune page n'a été traitée et divulguée de manière informelle.

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

Parmi les 12 demandes fermées pendant la période de référence visée par le présent rapport, 10 (83 %) ont été fermées dans un délai de 30 jours et 2 (17 %) ont été fermées dans un délai de 61 à 120 jours.

Parmi les 12 demandes fermées, 2 (17 %) ne portaient sur aucun document pertinent détenu par l'École et 4 (33 %) ont été abandonnées par le demandeur. Parmi les 6 autres demandes, 4 (33 %) ont fait l'objet d'une communication partielle et 2 (17 %) ont fait l'objet d'une communication totale.

3.2 Exceptions

Durant la période de référence, deux exceptions ont été invoquées dans cinq demandes fermées : l'article 26 (cité quatre fois) et l'article 27 (cité une fois).

Article 26 – Renseignements concernant un autre individu

Le responsable d'une institution fédérale peut refuser la communication des renseignements personnels demandés en vertu du paragraphe 12(1) qui portent sur un autre individu que celui qui fait la demande et il est tenu de refuser cette communication dans les cas où; elle est interdite en vertu de l'article 8.

Article 27 – Renseignements protégés : avocats et notaires

Le responsable d'une institution fédérale peut refuser la communication des renseignements personnels demandés en vertu du paragraphe 12(1) qui sont protégés par le secret professionnel de l'avocat ou du notaire ou par le privilège relatif au litige.

3.3 Exclusions

Aucune demande fermée pendant la période de référence visée par le présent rapport n'a fait l'objet d'une exclusion.

3.4 Format des renseignements communiqués

Parmi les 12 demandes fermées, 6 ont été communiquées en format électronique. Les 6 autres demandes ont été abandonnées ou ne correspondaient à aucun document pertinent.

3.5 Complexité

Les sections suivantes portent sur différents facteurs qui ont influé sur la complexité des demandes terminées pendant la période de référence visée par le présent rapport.

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

Pour les 12 demandes fermées, 10 demandes (y compris 6 qui correspondaient à des documents pertinents et 4 qui ont été abandonnées) ont donné lieu au traitement de 8 516 pages, tandis que les 2 autres ne correspondaient à aucun document pertinent. Au total, 4 007 pages pertinentes ont été communiquées en entier ou en partie.

3.5.2 Pages pertinentes traitées en formats papier et document électronique par disposition des demandes

Parmi les 6 demandes qui correspondaient à des documents pertinents, 4 comprenaient 100 pages ou moins (193 pages traitées au total) et 2 comprenaient entre 1 001 et 5 000 pages (8 323 pages traitées au total).

3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

Le Bureau de l'AIPRP n'a pas traité de minutes pertinentes en format audio.

3.5.4 Minutes pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio

Le Bureau de l'AIPRP n'a pas traité ou communiqué de minutes pertinentes en format audio.

3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

Le Bureau de l'AIPRP n'a pas traité de minutes pertinentes en format vidéo.

3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par disposition des demandes

Aucune demande n'a exigé du Bureau de l'AIPRP qu'il traite ou communique des minutes pertinentes en format vidéo.

3.5.7 Autres complexités

Aucune des demandes fermées n'a donné lieu à des complexités.

3.6 Demandes fermées

La section suivante porte sur le nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi.

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

Parmi les 12 demandes fermées, 11 l'ont été dans les délais prévus par la Loi, ce qui a permis d'atteindre un taux de conformité de 91,66 %.

Tableau 3.6.1 Aperçu pluriannuel des demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

3.7 Présomptions de refus

Les sections suivantes servent à contextualiser les motifs qui ont mené à des présomptions de refus pendant la période de référence visée par le présent rapport.

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

Durant la période de référence, l'École a fermé une demande qui dépassait les délais prévus par la Loi et qui a donc donné lieu à une présomption de refus. Il s'agissait d'un dossier complexe comptant plus de 4 423 pages.

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)

La demande excédant les délais prévus par la Loi a fait l'objet d'une prorogation de 30 jours; toutefois, il a fallu 93 jours pour la terminer.

3.8 Demandes de traduction

Pendant la période de référence, le Bureau de l'AIPRP n'a reçu ou traité aucune demande nécessitant la traduction de documents pertinents.

Section 4 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Le paragraphe 8(2) de la Loi décrit les circonstances dans lesquelles on peut communiquer des renseignements personnels qui relèvent d'une institution gouvernementale sans le consentement de la personne qu'ils concernent. Durant la période de référence 2024-2025, le Bureau de l'AIPRP n'a pas communiqué de renseignements en vertu des alinéas 8(2)e) ou 8(2)m).

Autres communications permises non saisies dans le rapport statistique

Il y a eu une communication autorisée en vertu de l'alinéa 8(2)d) découlant d'une demande du ministère de la Justice. La Loi permet la communication de renseignements personnels au procureur général du Canada pour usage dans des poursuites judiciaires intéressant la Couronne du chef du Canada ou le gouvernement fédéral.

Il y a eu une communication autorisée en vertu de l'alinéa 8(2)f) en vertu d'une entente ou de termes d'accord entre le gouvernement du Canada et une autre administration en vue de l'application des lois ou pour la tenue d'enquêtes licites.

Il y a eu une communication autorisée en vertu de l'alinéa 8(2)h) au personnel de l'institution à des fins de vérification interne, ou pour vérification comptable au Bureau du contrôleur général ou à toute autre personne ou tout organisme déterminé par règlement.

Section 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Le Bureau de l'AIPRP n'a reçu aucune demande de correction de renseignements personnels ou de mentions.

Section 6 – Prorogations

6.1 Demandes de prorogation

L'article 15 de la Loi permet au responsable d'une institution fédérale de proroger le délai initial d'une demande d'une période maximale de trente jours dans les cas où; :

• a) l'observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution;
• b) les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l'observation du délai.

Durant la période visée par le rapport, trois demandes ont fait l'objet d'une prorogation en vertu de l'alinéa 15a)(i) en raison d'un grand nombre de documents.

6.2 Durée des prorogations

Le Bureau de l'AIPRP a pris trois prorogations pendant la période de référence visée par le présent rapport. Ces dernières s'inscrivaient toutes dans la catégorie « 16 à 30 jours ».

Section 7 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

Le Bureau de l'AIPRP n'a reçu aucune demande de consultation d'une autre institution du gouvernement du Canada ou d'autres organisations.

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

Le Bureau de l'AIPRP n'a reçu aucune demande de consultation d'une autre institution du gouvernement du Canada.

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations

Le Bureau de l'AIPRP n'a reçu aucune demande de consultation d'autres organisations.

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

Le Bureau de l'AIPRP n'a envoyé aucune demande de consultation auprès des services juridiques.

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Le Bureau de l'AIPRP n'a envoyé aucune demande de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet au Bureau du Conseil privé.

Section 9 – Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Au début de la période de référence 2024-2025, le Bureau de l'AIPRP n'était saisi d'aucune plainte en instance, et il n'a reçu aucune nouvelle plainte au cours de cette période. À ce jour, il n'est saisi d'aucune plainte en instance ayant été déposée au titre de la Loi.

Le rapport statistique annuel exige que les institutions précisent à quel article de la Loi se rattachent les plaintes :

• Article 31 comprend une nouvelle plainte officielle du CPVP;
• Article 33 exige que l'institution présente des observations au CPVP concernant la plainte;
• Article 35 a trait à la conclusion officielle du CPVP et à la clôture de la plainte.

Section 10 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) consiste à évaluer la circulation de renseignements personnels détenus aux fins d'un programme ou d'un service. Ce processus permet aux ministères de déterminer si des technologies, des systèmes d'information, des initiatives ou des programmes, nouveaux ou considérablement modifiés, satisfont aux exigences du gouvernement fédéral en matière de protection des renseignements personnels.

Pendant la période de référence visée par le présent rapport, l'École n'a effectué aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Tableau 10.1 Aperçu pluriannuel des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée effectuées

10.2 Fichiers de renseignements personnels propres à l'institution et centraux

L'École possède six fichiers de renseignements personnels (FRP).

• Quatre FRP propres à l'institution : fichiers qui décrivent les renseignements personnels relatifs aux fonctionnaires fédéraux (actuels et anciens) qui se trouvent dans les dossiers de l'École;
• Deux FRP centraux sur les fonctionnaires : fichiers qui décrivent les renseignements relatifs aux employés d'autres institutions fédérales.

Section 11 – Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalées

Une atteinte substantielle à la vie privée est un incident concernant la collecte, l'utilisation ou la communication non autorisée de renseignements personnels dont on peut raisonnablement s'attendre à ce qu'elle crée un risque réel de préjudice grave pour une personne.

Durant la période de référence visée par le présent rapport, le Bureau de l'AIPRP n'a signalé aucune atteinte substantielle à la vie privée au Commissariat à la protection de la vie privée ou au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

11.2 Atteintes non substantielles à la vie privée signalées

Une atteinte non substantielle à la vie privée consiste en la création, la collecte, l'usage, la communication, la conservation ou le retrait inapproprié ou non autorisé de renseignements personnels. Une atteinte à la vie privée qui n'a pas le statut d'atteinte substantielle à la vie privée est définie comme une atteinte non substantielle à la vie privée ou simplement comme une atteinte à la vie privée.

Le Bureau de l'AIPRP a traité une atteinte non substantielle à la vie privée au cours de la période de référence visée par le rapport.

Section 12 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

12.1 Coûts

Pendant la période visée par le rapport, le Bureau de l'AIPRP a dépensé au total 87 819 $, somme qui comprend les salaires, ainsi que les biens et services. Cette somme exclut toutefois les ressources auxquelles ont eu recours les secteurs des programmes de l'École pour répondre aux exigences de la Loi.

12.2 Ressources humaines

Un total de 0,850 année-personne (ou équivalent temps plein) a été consacrée aux activités liées à la protection des renseignements personnels.

Points saillants

Faits intéressants en 2024-2025

Formation et sensibilisation

L'exercice 2024-2025 a été une période productive pour le Bureau de l'AIPRP de l'École. En plus de traiter les demandes, il a travaillé à améliorer ses services et ses processus internes, en fournissant des conseils judicieux aux bureaux de première responsabilité et aux responsables de l'École. Le Bureau de l'AIPRP est axé sur le service à la clientèle et s'efforce de traiter les demandes actives se trouvant dans la file d'attente en respectant les délais prescrits. Il appuie également les programmes de l'École et apporte son expertise au bon déroulement des initiatives qui vont au-delà des exigences des lois sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels.

Le Bureau de l'AIPRP s'engage à améliorer ses produits et ressources d'information, en fournissant aux employés et aux agents de liaison de l'École de l'information essentielle et à jour concernant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels. Ces efforts visent à faire respecter les responsabilités individuelles et organisationnelles relatives aux deux lois.

L'École veille à ce que tous les employés suivent la formation obligatoire sur la protection des renseignements personnels décrite dans la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée. Dans cette optique, le Cours de base sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (COR502) offert par l'École est obligatoire pour tous ses employés.

Chaque trimestre, les directeurs et les gestionnaires reçoivent des rapports indiquant les cours obligatoires non terminés de leurs subordonnés directs.

En plus des services de soutien et des conseils fournis aux secteurs qui traitent des demandes d'AIPRP, le Bureau de l'AIPRP a offert huit séances d'information bilingues sur la législation relative à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels à plus de 80 employés de l'École. Certaines des séances avaient été adaptées pour répondre aux besoins particuliers de certaines équipes et certains secteurs.

Les employés du Bureau de l'AIPRP doivent suivre les cours suivants chaque année, ce qui permet de veiller à ce qu'ils possèdent des connaissances et des compétences pratiques à jour et pertinentes pour leurs activités quotidiennes :

• Accès à l'information au sein du gouvernement du Canada (COR503)
• Protection des renseignements personnels au sein du gouvernement du Canada (COR504)

De plus, le personnel du Bureau de l'AIPRP participe à toutes les séances organisées par le Bureau de développement des collectivités de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Conformément aux changements apportés par le Conseil du Trésor à la Politique sur la protection de la vie privée et à la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, entrés en vigueur le 9 octobre 2024, le Bureau de l'AIPRP a mis à jour de façon proactive ses documents sur la protection des renseignements personnels, y compris les gabarits suivants :

• liste de vérification de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée;
• protocole de protection des renseignements personnels;
• fichiers de renseignements personnels;
• résumés Web;
• évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

De plus, les lignes directrices et les procédures relatives à l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée ont été révisées en fonction de la nouvelle directive. Les lignes directrices mettent désormais l'accent sur l'intégration dès le départ des questions de vie privée dans les processus de conception de systèmes et d'approvisionnement. En menant des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée au début des projets, l'École cerne et atténue de façon proactive les risques concernant la vie privée avant qu'ils ne s'infiltrent dans les activités. Ce changement s'harmonise avec les principes de la protection de la vie privée dès le départ et permet à l'École de mieux se conformer aux exigences juridiques et réglementaires découlant de la nouvelle directive.

Finalement, les nouvelles lignes directrices exigent une révision et une mise à jour régulières des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée de façon à ce qu'elles reflètent les changements apportés aux activités et aux programmes. Un tel examen régulier permet de conserver la pertinence et l'efficacité des mesures de protection de la vie privée.

Plaintes

Surveillance de la conformité

Le Bureau de l'AIPRP rend régulièrement des comptes à la haute direction au sujet des demandes actives. Pour ce faire, il produit un rapport hebdomadaire et tient des séances d'information à l'intention de la haute direction et des agents de liaison.

Parmi les 12 demandes fermées, toutes sauf une l'ont été dans les délais prévus par la Loi, ce qui a permis d'atteindre un taux de conformité de 91,66 %.

Contrats, accords et ententes

L'École veille à intégrer aux contrats les mesures nécessaires pour protéger les renseignements personnels en se conformant aux exigences énoncées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et dans les politiques et directives pertinentes du SCT. Plus précisément, elle :

• utilise des clauses contractuelles types : les contrats comprennent des dispositions obligatoires quant à la protection des renseignements personnels et à la sécurité qui correspondent aux politiques du SCT, garantissant ainsi que les entrepreneurs comprennent et respectent les exigences relatives au traitement de renseignements personnels;
• effectue, selon les besoins, des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée : l'École évalue la manière dont les renseignements personnels seront recueillis, utilisés, communiqués et conservés, y compris lorsqu'elle fait affaire avec des tiers;
• attribue la responsabilité : des fonctionnaires désignés sont responsables de veiller à ce que les entrepreneurs respectent les exigences en matière de protection des renseignements personnels;
• applique des normes en matière de sécurité de l'information : les contrats doivent respecter des normes de sécurité des TI telles que la Politique sur la sécurité du gouvernement afin d'assurer la protection des données contre les accès non autorisés ou toute violation.

Fonds de renseignements

L'École publie un répertoire de ses fonds de renseignements, ainsi que des précisions pertinentes sur les renseignements personnels qui sont sous sa responsabilité.

Ce répertoire vise principalement à aider les personnes qui souhaitent exercer leurs droits en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il s'inscrit aussi dans l'engagement du gouvernement fédéral de faciliter l'accès à l'information sur ses activités, celle-ci étant accessible au public gratuitement sur Internet.

Une description des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes de l'École se trouve ici : Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux – EFPC (csps-efpc.gc.ca).

Annexe A : Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le président de l'École de la fonction publique du Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont elle est, en qualité de responsable de l'École de la fonction publique du Canada, investie par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Annexe

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